Accueil¶

L'Accueil est le centre de contrôle de l'assistant et le récapitulatif de votre activité. C'est le premier écran que vous voyez en entrant dans le tableau de bord.

En haut se trouve un bandeau vert avec le surtitre VOTRE ASSISTANT WHATSAPP, le nom de votre activité et l'état Actif, répond aux messages. À droite, l'interrupteur général de l'assistant : activé, l'assistant répond à vos clients ; désactivé, tout reste silencieux. À la création du compte, il est déjà activé. C'est la commande la plus importante de Wably.

Les commandes de l'assistant¶

Les commandes sont réparties dans trois cartes : comment l'assistant travaille et ce qu'il fait en autonomie, les messages que reçoivent vos clients, et ce qui vous parvient par e-mail.

Comportement de l'assistant¶

La carte Comportement de l'assistant, sous-titrée « Comment il travaille et ce qu'il fait en autonomie. », regroupe le ton, la demande d'avis, l'enregistrement des nouveaux contacts et la limite de sécurité quotidienne.

Le sélecteur Ton propose deux options :

• Amical : tutoiement, registre informel.
• Formel : vouvoiement, registre courtois.

(disponible à partir de la formule Standard)

Demande d'avis - « Demande l'avis au client après son premier rendez-vous. » Quand vous l'activez, deux sélecteurs apparaissent.

Canal d'envoi propose trois options :

• E-mail : la demande part uniquement par e-mail. Les clients qui n'ont pas laissé d'adresse ne la reçoivent pas.
• WhatsApp : la demande part sur le numéro depuis lequel le client vous a écrit.
• E-mail + WhatsApp : l'e-mail quand vous le connaissez, WhatsApp dans les autres cas. C'est l'option qui touche le plus de clients.

Sous le sélecteur, le tableau de bord affiche toujours l'information sur le coût : les messages WhatsApp sont facturés par Meta sur le compte de votre activité, et la demande d'avis relève de la catégorie Marketing, plus chère qu'un rappel. À côté, vous trouvez le tarif à jour pour votre pays et le lien vers la grille tarifaire de Meta. L'e-mail n'a aucun coût.

Quand l'envoyer décide combien de temps après la fin du rendez-vous la demande part : 3 heures, 1 jour, 2 jours ou 3 jours. Si vous ne touchez à rien, 1 jour reste en place. Aucune demande ne part la nuit : la plage d'envoi va de 8h00 à 21h00 dans le fuseau horaire défini dans Profil, et si le moment calculé tombe en dehors de cette plage, la demande part le lendemain matin.

La demande part une seule fois par client, après son premier rendez-vous, et jamais une deuxième : si vous changez de canal, celui qui l'a déjà reçue ne la reçoit pas de nouveau.

Le lien à envoyer se définit dans Infos & services, dans le champ Lien avis. Sans ce lien, la demande ne part pas.

(disponible à partir de la formule Standard)

Enregistrer les nouveaux contacts dans Google Contacts - « L'assistant ajoute les nouveaux clients à votre répertoire. » Les clients qui prennent rendez-vous via Wably sur WhatsApp sont automatiquement ajoutés au carnet d'adresses Google lié à votre compte. L'interrupteur est facultatif : si vous le laissez désactivé, Wably gère tout de même les réservations sans enregistrer les contacts dans votre carnet d'adresses Google.

Limite de sécurité quotidienne - « Met l'assistant en pause au-delà de ce nombre de messages par jour. Nous vous prévenons par e-mail. » Le sélecteur propose quatre valeurs : 200, 360, 800 et 1500 messages par jour. Voir la section dédiée plus loin.

Gestion des rappels¶

La carte Gestion des rappels, sous-titrée « Les messages que reçoivent vos clients. », regroupe trois interrupteurs.

Envoyer les rappels - « Envoie au client le rappel du rendez-vous la veille. » Quand il est activé, le sélecteur Type et le choix de l'Heure d'envoi apparaissent. Il naît activé, avec le type Alerte et l'envoi à 11h00 : les rappels partent tout seuls pour chaque rendez-vous, et chacun est un message WhatsApp que Meta facture sur le compte de votre activité. Si vous ne voulez pas les envoyer, désactivez-le.

Type propose deux options :

• Alerte : envoie un simple rappel informatif.
• Confirmation : envoie une demande de confirmation avec des boutons, afin que le client puisse confirmer ou modifier le rendez-vous directement depuis WhatsApp.

Heure d'envoi décide à quelle heure part le rappel de la veille : 09h00, 11h00 ou 17h00. Le tableau de bord signale que « 11h00 est recommandée : elle vous laisse la journée entière pour remplir le créneau si quelqu'un annule. » Si vous ne touchez à rien, 11h00 reste en place.

En dessous apparaît Second rappel le jour même - « Un second message quelques heures avant le rendez-vous. C'est celui qui réduit le plus les absences. » Il reste désactivé tant que vous ne l'activez pas. Une fois activé, vous choisissez combien d'heures avant le rendez-vous il doit partir : 2, 3 ou 4, avec 3 comme valeur de départ.

Le second rappel est toujours une simple alerte, sans boutons de confirmation. Il ne part jamais avant 7h00 du matin, donc pour les rendez-vous de très bonne heure il sort à 7h00, et il est ignoré s'il reste moins d'une heure avant le rendez-vous.

(disponible à partir de la formule Standard)

Follow-up - « Écrit aux clients qui ne réservent plus depuis un moment et leur propose un nouveau rendez-vous. » Quand vous l'activez, deux sélecteurs apparaissent.

Au bout de combien de semaines décide combien de temps doit s'écouler depuis la fin du dernier rendez-vous : 1, 2, 3, 4, 8 ou 12 semaines. Si vous ne touchez à rien, la valeur reste à 4. Le compteur repart de zéro à chaque nouveau rendez-vous, et si le client en a déjà un à l'agenda, le follow-up ne part pas.

Canal d'envoi propose les trois mêmes options que la demande d'avis : E-mail, WhatsApp, E-mail + WhatsApp.

Comme pour la demande d'avis, le tableau de bord affiche sous le sélecteur l'information sur le coût : les messages WhatsApp sont facturés par Meta sur le compte de votre activité, et le follow-up entre dans la catégorie Marketing, plus chère qu'un rappel. L'e-mail ne coûte rien.

Le follow-up part une seule fois par cycle, en journée, entre 10h00 et 19h00 dans le fuseau horaire défini dans Profil, et si le client ne revient pas, il ne reçoit aucun autre message. Celui qui répond sur WhatsApp parle directement avec l'assistant, qui lui propose les créneaux et confirme la réservation dans la même conversation. Le fonctionnement et les cas d'usage sont expliqués sur la page follow-up clients.

(disponible à partir de la formule Standard)

Alertes pour vous¶

La carte Alertes pour vous, sous-titrée « Ce qui vous parvient par e-mail », regroupe trois interrupteurs.

Récapitulatif quotidien par e-mail - « Recevez un e-mail quotidien à 19h00 avec tout ce que l'assistant a géré. » Voir la section ci-dessous.

Rapport mensuel par e-mail - « Le 1er de chaque mois, le récapitulatif de ce que l'assistant a géré et du temps qu'il vous a fait gagner. » Il arrive le premier jour de chaque mois et fait les comptes du mois qui vient de se terminer. Il naît activé, comme l'interrupteur général, les rappels et l'alerte annulations : les autres interrupteurs de l'Accueil partent désactivés et c'est vous qui les activez. Si le rapport ne vous sert pas, désactivez-le. Il est inclus dans toutes les formules, Starter comprise, contrairement aux rappels, au ton formel et à la demande d'avis.

Alerte annulations de rendez-vous imminents - « Recevez un e-mail dès qu'un client annule ou déplace un rendez-vous dans la fenêtre de temps que vous avez sélectionnée. » Quand elle est activée, le sélecteur Prévenez-moi s'il reste moins de apparaît, avec les seuils de 24, 48 et 72 heures. Elle naît activée, avec le seuil de 48 heures. Voir la section dédiée plus loin.

Le récapitulatif quotidien par e-mail¶

Avec l'interrupteur Récapitulatif quotidien par e-mail activé, vous recevez un e-mail à 19h00 avec tout ce que l'assistant a géré.

L'e-mail ne part que s'il y a eu quelque chose à signaler : si, au cours des dernières 24 heures, l'assistant n'a enregistré ni nouvelle réservation ni modification, vous ne recevez rien.

L'interrupteur est facultatif : si vous le laissez désactivé, vous ne recevez aucun récapitulatif.

Alerte annulations de rendez-vous imminents¶

Quand un client annule ou déplace un rendez-vous en écrivant à votre assistant sur WhatsApp, et que ce rendez-vous était proche, vous recevez un e-mail en quelques minutes. Vous savez ainsi qu'un créneau s'est libéré alors que vous avez encore le temps de le remplir.

Avec Prévenez-moi s'il reste moins de, vous choisissez le seuil : 24, 48 ou 72 heures. Si le client annule un rendez-vous fixé au-delà de ce seuil, nous ne vous dérangeons pas : vous le retrouvez dans le récapitulatif quotidien.

Dans l'e-mail, vous trouvez le créneau qui s'est libéré, le temps qu'il reste, le nom du client et la prestation, avec un bouton pour lui écrire sur WhatsApp en un geste. Si plusieurs créneaux se libèrent au même moment, ils arrivent tous dans un seul e-mail.

Limite de sécurité quotidienne : comment protéger vos coûts WhatsApp¶

Les messages que l'assistant envoie sur WhatsApp ne sont pas facturés par Wably : ils sont facturés par Meta, directement sur le compte WhatsApp Business de votre activité. Cette dépense est à votre charge, nous vous donnons donc un moyen simple de la garder sous contrôle.

La Limite de sécurité quotidienne met l'assistant en pause si, en 24 heures, il dépasse le nombre de messages que vous avez choisi. Elle sert pour les situations anormales : une vague de spam, un numéro qui écrit de façon obsessionnelle, un autre système automatique qui répond en boucle à chaque message de l'assistant. Des cas rares, mais s'ils surviennent la nuit, ils font grimper la dépense sans que vous vous en rendiez compte.

La valeur par défaut est de 360 messages par jour : largement suffisant pour un cabinet à l'agenda bien rempli. Les autres valeurs disponibles sont 200, 800 et 1500.

Quand la limite se déclenche, l'assistant cesse de répondre jusqu'à minuit dans le fuseau horaire défini dans Profil, puis il repart tout seul. Au même moment, vous recevez un e-mail immédiatement, avec :

• les messages envoyés dans la journée,
• la limite que vous aviez fixée,
• l'heure à laquelle l'assistant se réactive,
• les numéros qui ont généré le plus de réponses.

Avec ces chiffres sous les yeux, vous décidez en une minute : si un contact abuse, vous le bloquez directement depuis votre application WhatsApp ; si la journée a simplement été chargée, vous relevez la limite depuis l'Accueil et l'assistant reprend aussitôt.

Celui qui écrit à l'assistant pendant la pause reçoit une seule fois un message de courtoisie qui l'invite à vous contacter directement, puis l'assistant reste silencieux : aucune réponse répétée, aucun coût qui se multiplie.

Le récapitulatif du mois¶

Les encadrés affichent l'activité de l'assistant pour le mois en cours :

• RENDEZ-VOUS GÉRÉS / MOIS : les rendez-vous pris et modifiés par l'assistant.
• RAPPELS ENVOYÉS / MOIS : les rappels envoyés.
• FOLLOW-UPS ENVOYÉS / MOIS : les messages de follow-up envoyés aux clients qui ne réservent plus depuis un moment.
• DEMANDES D'AVIS / MOIS : les demandes d'avis envoyées aux clients.

Les deux derniers encadrés n'apparaissent qu'avec la formule Standard, qui inclut le follow-up et la demande d'avis.

Intégrations¶

En bas de l'Accueil, la carte Intégrations liste les services connectés : WhatsApp Business, Google Calendar (avec le nom du calendrier utilisé) et Google Contacts. À côté de chacun apparaît l'état Connecté.

En bas de la carte se trouve le lien Gérer les intégrations, qui ouvre l'écran Intégrations : c'est là que vous connectez ou déconnectez les services et que vous choisissez sur quel calendrier Google l'assistant doit travailler.