Accueil¶
L'Accueil est le centre de contrôle de l'assistant et le récapitulatif de votre activité. C'est le premier écran que vous voyez en entrant dans le tableau de bord.
En haut se trouve un bandeau vert avec le surtitre VOTRE ASSISTANT WHATSAPP, le nom de votre activité et l'état Actif, répond aux messages. À droite, l'interrupteur général de l'assistant : activé, l'assistant répond à vos clients ; désactivé, tout reste silencieux. C'est la commande la plus importante de Wably.
Les commandes de l'assistant¶
Les commandes sont réparties dans quatre cartes, séparées selon qui elles concernent : le ton avec lequel l'assistant parle, ce qu'il fait vis-à-vis de vos clients, ce qui vous parvient par e-mail, et la partie répertoire et protection des coûts.
Comment il répond¶
La carte Comment il répond, sous-titrée « Le ton des messages à vos clients », contient le sélecteur Ton avec deux options :
- Amical : tutoiement, registre informel.
- Formel : vouvoiement, registre courtois.
(disponible à partir de la formule Standard)
Avec vos clients¶
La carte Avec vos clients, sous-titrée « Ce que l'assistant fait vis-à-vis de ceux qui vous écrivent », regroupe deux interrupteurs.
Envoyer les rappels - « Envoie au client le rappel du rendez-vous la veille. » Quand il est activé, le sélecteur Type apparaît, avec deux options :
- Alerte : envoie un simple rappel informatif.
- Confirmation : envoie une demande de confirmation avec des boutons, afin que le client puisse confirmer ou modifier le rendez-vous directement depuis WhatsApp.
(disponible à partir de la formule Standard)
Demande d'avis - « Demande l'avis 72h après le premier rendez-vous. » En l'activant, Wably envoie automatiquement la demande d'avis 72 heures après le premier rendez-vous. Si le contact a laissé son e-mail lors de la réservation, le lien arrive par e-mail ; sinon, Wably le propose lors de la prochaine conversation WhatsApp du client. Le lien à envoyer se définit dans Infos & services, dans le champ Lien avis.
Alertes pour vous¶
La carte Alertes pour vous, sous-titrée « Ce qui vous parvient par e-mail », regroupe deux interrupteurs.
Récapitulatif quotidien par e-mail - « Recevez un e-mail quotidien à 19h00 avec tout ce que l'assistant a géré. » Voir la section ci-dessous.
Alerte annulations de rendez-vous imminents - « Recevez un e-mail dès qu'un client annule ou déplace un rendez-vous dans la fenêtre de temps que vous avez sélectionnée. » Quand elle est activée, le sélecteur Prévenez-moi s'il reste moins de apparaît, avec les seuils de 24, 48 et 72 heures. Voir la section dédiée plus loin.
Répertoire et protection¶
La carte Répertoire et protection, sous-titrée « Enregistrement des contacts et protection des coûts », contient un interrupteur et un sélecteur.
Enregistrer les nouveaux contacts dans Google Contacts - « L'assistant ajoute les nouveaux clients à votre répertoire. » Les clients qui prennent rendez-vous via Wably sur WhatsApp sont automatiquement ajoutés au carnet d'adresses Google lié à votre compte. L'interrupteur est facultatif : si vous le laissez désactivé, Wably gère tout de même les réservations sans enregistrer les contacts dans votre carnet d'adresses Google.
Limite de sécurité quotidienne - « Met l'assistant en pause au-delà de ce nombre de messages par jour. Nous vous prévenons par e-mail. » Le sélecteur propose quatre valeurs : 200, 360, 800 et 1500 messages par jour. Voir la section dédiée plus loin.
Le récapitulatif quotidien par e-mail¶
Avec l'interrupteur Récapitulatif quotidien par e-mail activé, vous recevez un e-mail à 19h00 avec tout ce que l'assistant a géré.
L'e-mail ne part que s'il y a eu quelque chose à signaler : si, au cours des dernières 24 heures, l'assistant n'a enregistré ni nouvelle réservation ni modification, vous ne recevez rien.
Pourquoi c'est mieux ainsi
Aucun e-mail vide à ouvrir pour découvrir qu'il ne s'est rien passé. Chaque récapitulatif qui arrive contient quelque chose qui s'est vraiment produit, donc il vaut la peine d'être lu.
L'interrupteur est facultatif : si vous le laissez désactivé, vous ne recevez aucun récapitulatif.
Alerte annulations de rendez-vous imminents¶
Quand un client annule ou déplace un rendez-vous en écrivant à votre assistant sur WhatsApp, et que ce rendez-vous était proche, vous recevez un e-mail en quelques minutes. Vous savez ainsi qu'un créneau s'est libéré alors que vous avez encore le temps de le remplir.
Avec Prévenez-moi s'il reste moins de, vous choisissez le seuil : 24, 48 ou 72 heures. Si le client annule un rendez-vous fixé au-delà de ce seuil, nous ne vous dérangeons pas : vous le retrouvez dans le récapitulatif quotidien.
Dans l'e-mail, vous trouvez le créneau qui s'est libéré, le temps qu'il reste, le nom du client et la prestation, avec un bouton pour lui écrire sur WhatsApp en un geste. Si plusieurs créneaux se libèrent au même moment, ils arrivent tous dans un seul e-mail.
Pourquoi le seuil compte
Un créneau qui se libère un jour à l'avance est encore vendable : vous appelez la personne qui attend une place et vous le remplissez. Le même créneau découvert le lendemain matin, c'est du chiffre d'affaires perdu.
Ce qui déclenche l'alerte
- Cela concerne les annulations et les déplacements que les clients font sur WhatsApp via l'assistant. Les modifications que vous faites vous-même directement sur le calendrier ne génèrent pas d'alerte.
- En cas de déplacement, c'est le créneau laissé libre qui compte : l'e-mail indique aussi le nouvel horaire choisi par le client.
- Vous pouvez désactiver l'alerte quand vous voulez, depuis la carte Alertes pour vous.
Disponibilité
L'Alerte annulations est incluse dans les formules qui comprennent les rappels de rendez-vous. Avec la formule Starter, elle n'est pas disponible : vous trouvez le comparatif complet sur la page des formules et tarifs.
Limite de sécurité quotidienne : comment protéger vos coûts WhatsApp¶
Les messages que l'assistant envoie sur WhatsApp ne sont pas facturés par Wably : ils sont facturés par Meta, directement sur le compte WhatsApp Business de votre activité. Cette dépense est à votre charge, nous vous donnons donc un moyen simple de la garder sous contrôle.
La Limite de sécurité quotidienne met l'assistant en pause si, en 24 heures, il dépasse le nombre de messages que vous avez choisi. Elle sert pour les situations anormales : une vague de spam, un numéro qui écrit de façon obsessionnelle, un autre système automatique qui répond en boucle à chaque message de l'assistant. Des cas rares, mais s'ils surviennent la nuit, ils font grimper la dépense sans que vous vous en rendiez compte.
La valeur par défaut est de 360 messages par jour : largement suffisant pour un cabinet à l'agenda bien rempli. Les autres valeurs disponibles sont 200, 800 et 1500.
Quand la limite se déclenche, l'assistant cesse de répondre jusqu'à minuit dans le fuseau horaire défini dans Profil, puis il repart tout seul. Au même moment, vous recevez un e-mail immédiatement, avec :
- les messages envoyés dans la journée,
- la limite que vous aviez fixée,
- l'heure à laquelle l'assistant se réactive,
- les numéros qui ont généré le plus de réponses.
Avec ces chiffres sous les yeux, vous décidez en une minute : si un contact abuse, vous le bloquez directement depuis votre application WhatsApp ; si la journée a simplement été chargée, vous relevez la limite depuis l'Accueil et l'assistant reprend aussitôt.
Celui qui écrit à l'assistant pendant la pause reçoit une seule fois un message de courtoisie qui l'invite à vous contacter directement, puis l'assistant reste silencieux : aucune réponse répétée, aucun coût qui se multiplie.
La conversation n'est pas perdue
Les messages arrivés pendant la pause restent dans votre application WhatsApp Business comme tous les autres. Vous les lisez et vous répondez à la main quand vous voulez, sans attendre la réactivation de l'assistant.
Disponibilité
La Limite de sécurité quotidienne est incluse dans toutes les formules, Starter comprise : elle protège une dépense qui est à votre charge, nous ne la plaçons donc pas derrière une formule supérieure. Pour savoir ce que coûtent réellement les messages WhatsApp, la page des formules et tarifs Wably propose le calculateur qui estime la dépense mensuelle selon votre volume réel de réservations.
Les protections que vous n'avez pas à régler
En plus de cette limite, l'assistant se défend tout seul, conversation par conversation. Il arrête les échanges qui deviennent anormaux, que ce soit par le nombre de messages reçus en quelques minutes ou sur la journée, et il interrompt ceux où c'est un autre système automatique qui répond en face. Il n'y a rien à configurer : cela fonctionne toujours, dans toutes les formules, et cela ne touche que la conversation anormale, pas les autres.
Le récapitulatif du mois¶
Deux encadrés affichent l'activité de l'assistant pour le mois en cours :
- GÉRÉS CE MOIS-CI (Réservations et modifications) : les rendez-vous pris et modifiés par l'assistant.
- RAPPELS ENVOYÉS (Ce mois-ci) : les rappels envoyés.
Intégrations¶
En bas de l'Accueil, la carte Intégrations liste les services connectés : WhatsApp Business, Google Calendar (avec le nom du calendrier utilisé) et Google Contacts. À côté de chacun apparaît l'état Connecté.
En bas de la carte se trouve le lien Gérer les intégrations, qui ouvre l'écran Intégrations : c'est là que vous connectez ou déconnectez les services et que vous choisissez sur quel calendrier Google l'assistant doit travailler.
Tout part d'ici
Si l'assistant ne répond pas, la première chose à vérifier est justement ici : l'interrupteur général en haut est-il activé ? Et les intégrations affichent-elles Connecté ?