Horaires de travail : créneaux, marge et disponibilité des rendez-vous¶
En bref : l'écran Horaires de travail est l'endroit où vous définissez vos disponibilités. L'assistant ne proposera des rendez-vous qu'à l'intérieur de ces limites, en respectant la durée de chaque séance et la pause que vous souhaitez entre un client et le suivant.
C'est l'étape de la configuration qui mérite le plus d'attention : si un horaire n'est pas déclaré ici, aucun client ne pourra le réserver.
Créneaux et marge¶
L'encadré vert en haut de l'écran, Créneaux et marge, contient les deux réglages généraux :
- Durée du créneau : la durée d'un rendez-vous, par exemple 50 minutes.
- Marge entre les rendez-vous : l'intervalle que vous souhaitez laisser libre entre un rendez-vous et le suivant, par exemple 10 minutes.
Comment ils se combinent (avec des exemples)¶
L'heure de début de chaque rendez-vous dépend de la somme durée du rendez-vous + marge. Wably part de l'heure d'ouverture de la journée et ajoute ce « pas » pour chaque créneau suivant. Comprendre ce mécanisme est la clé pour bien organiser votre journée.
Exemple 1 — la journée « à l'heure pile » (50 + 10)
Vous réglez Durée du créneau 50 min et Marge 10 min. Le pas est 50 + 10 = 60 minutes. En partant de 9h00, les rendez-vous tombent ainsi :
9h00 · 10h00 · 11h00 · 12h00 · …
Chaque patient entre à l'heure pile : des horaires nets et faciles à retenir, avec 10 minutes pour souffler entre deux séances. C'est la configuration la plus pratique pour la plupart des cabinets.
Exemple 2 — les horaires qui « glissent » (60 + 10)
Vous réglez Durée du créneau 60 min et Marge 10 min. Le pas est 60 + 10 = 70 minutes. En partant de 14h00, les rendez-vous tombent ainsi :
14h00 · 15h10 · 16h20 · 17h30 · …
Après le premier, plus aucun rendez-vous ne tombe à l'heure pile : chaque créneau se décale de 10 minutes par rapport au précédent. C'est parfaitement valable, mais les horaires (15h10, 16h20…) sont moins « propres » à communiquer.
Exemple 3 — créneaux courts (25 + 5)
Avec Durée du créneau 25 min et Marge 5 min, le pas est de 30 minutes : 9h00 · 9h30 · 10h00 · 10h30 · …, deux rendez-vous par heure, toujours à des horaires ronds.
La règle d'or
Si vous voulez des rendez-vous toujours à des horaires ronds (à l'heure pile ou à la demie), faites en sorte que durée + marge donne 60 minutes (ex. 50+10, 45+15, 55+5) ou 30 minutes (ex. 25+5, 20+10). Si la somme est différente (comme 60+10 = 70), les horaires glisseront de jour en jour : ne choisissez cette voie que si vous avez réellement besoin de cette durée de séance et que communiquer des horaires « décalés » ne vous gêne pas.
Jours et horaires¶
En dessous, dans l'encadré Jours et horaires, il y a une ligne pour chaque jour de la semaine (Lundi…Dimanche) :
- L'interrupteur ouvre ou ferme la journée : Ouvert ou Fermé. Si le jour est fermé, vous ne recevrez pas de rendez-vous.
- Lorsqu'il est ouvert, vous réglez la plage Horaire avec l'heure de début et celle de fin (ex. 09h00 - 18h00).
- Pause déjeuner : un second interrupteur, avec ses propres heures de début et de fin (ex. 13h00 - 14h00). Durant cet intervalle, l'assistant ne propose pas de rendez-vous.
Jours fériés et fermetures exceptionnelles
Cet écran règle les horaires de la semaine type : il n'y a pas de gestion des jours fériés ni des fermetures occasionnelles. Pour un pont, des vacances ou un après-midi de fermeture, bloquez le temps directement sur votre calendrier Google : l'assistant le lit et ne propose pas ces horaires.
Si vous modifiez vos horaires alors que vous avez déjà des réservations¶
Les modifications valent pour les rendez-vous à venir que les clients demanderont à partir de ce moment-là.
Les rendez-vous déjà fixés restent dans votre agenda : ils ne sont ni déplacés ni annulés. Ce sont des engagements pris avec des personnes réelles, et aucun système ne devrait les défaire tout seul.
Si vous réduisez vos horaires, il peut donc arriver de se retrouver avec un rendez-vous déjà pris en dehors de la nouvelle plage. Ils sont faciles à repérer en regardant l'agenda des jours concernés, et ils se gèrent comme n'importe quel autre changement de programme : en contactant la personne.
Enregistrer¶
Quand vous avez terminé, appuyez sur Enregistrer en bas de l'écran. Les modifications s'appliquent immédiatement.
Ce sont ces règles qui permettent à l'assistant de ne proposer que des horaires réellement disponibles, sans chevauchements : le fonctionnement complet est décrit dans gestion des rendez-vous sur WhatsApp.
L'étape suivante de la configuration est infos et services, où vous écrivez ce que l'assistant peut dire à vos clients.