Horaires de travail : créneaux, marge et disponibilité des rendez-vous¶
En bref : l'écran Horaires de travail est l'endroit où vous définissez vos disponibilités. L'assistant ne proposera des rendez-vous qu'à l'intérieur de ces limites, en respectant la durée de chaque séance et la pause que vous souhaitez entre un client et le suivant.
C'est l'étape de la configuration qui mérite le plus d'attention : si un horaire n'est pas déclaré ici, aucun client ne pourra le réserver.
Durée des rendez-vous¶
L'encadré vert en haut de l'écran contient les réglages généraux de votre journée : la durée d'un rendez-vous et le temps que vous laissez libre entre un client et le suivant.
- Durées : vous pouvez en régler une ou deux. Chaque durée comporte un nom, que vous choisissez, et les minutes. Le nom est du texte libre : écrivez Première consultation, Séance de suivi, Soin complet, Bilan initial, ce que vous dites réellement à vos clients.
- Marge entre les rendez-vous : l'intervalle que vous souhaitez laisser libre entre un rendez-vous et le suivant, par exemple 10 minutes. Elle est unique et vaut pour toutes les durées.
La deuxième durée relève de l'offre Standard
Avec l'offre Starter, vous réglez une seule durée, la même pour tous les rendez-vous. Avec l'offre Standard, vous en réglez jusqu'à deux. La comparaison complète se trouve sur la page offres et tarifs.
Le nom que vous écrivez ici ne reste pas enfermé dans le tableau de bord : c'est le mot que le client lit sur WhatsApp. Si vous appelez une durée Soin complet, l'assistant parlera de soin complet, et non d'une étiquette générique du logiciel. Ce qui se passe côté client est décrit dans rendez-vous de durées différentes.
Durées ne veut pas dire tarifs
Ici vous réglez combien de temps dure une réservation. Combien coûte un soin s'écrit dans l'écran infos et services, avec la grille tarifaire. Ce sont deux choses distinctes, et les garder séparées évite la confusion la plus fréquente : le prix ne change pas selon la durée choisie.
Comment ils se combinent, avec une seule durée¶
L'heure de début de chaque rendez-vous dépend de la somme durée du rendez-vous + marge. Wably part de l'heure d'ouverture de la journée et ajoute ce « pas » pour chaque créneau suivant. Comprendre ce mécanisme est la clé pour bien organiser votre journée.
Exemple 1 - la journée « à l'heure pile » (50 + 10)
Vous réglez Durée du créneau 50 min et Marge 10 min. Le pas est 50 + 10 = 60 minutes. En partant de 9h00, les rendez-vous tombent ainsi :
9h00 · 10h00 · 11h00 · 12h00 · …
Chaque patient entre à l'heure pile : des horaires nets et faciles à retenir, avec 10 minutes pour souffler entre deux séances. C'est la configuration la plus pratique pour la plupart des cabinets.
Exemple 2 - les horaires qui « glissent » (60 + 10)
Vous réglez Durée du créneau 60 min et Marge 10 min. Le pas est 60 + 10 = 70 minutes. En partant de 14h00, les rendez-vous tombent ainsi :
14h00 · 15h10 · 16h20 · 17h30 · …
Après le premier, plus aucun rendez-vous ne tombe à l'heure pile : chaque créneau se décale de 10 minutes par rapport au précédent. C'est parfaitement valable, mais les horaires (15h10, 16h20…) sont moins « propres » à communiquer.
Exemple 3 - créneaux courts (25 + 5)
Avec Durée du créneau 25 min et Marge 5 min, le pas est de 30 minutes : 9h00 · 9h30 · 10h00 · 10h30 · …, deux rendez-vous par heure, toujours à des horaires ronds.
La règle d'or
Si vous voulez des rendez-vous toujours à des horaires ronds (à l'heure pile ou à la demie), faites en sorte que durée + marge donne 60 minutes (ex. 50+10, 45+15, 55+5) ou 30 minutes (ex. 25+5, 20+10). Si la somme est différente (comme 60+10 = 70), les horaires glisseront de jour en jour : ne choisissez cette voie que si vous avez réellement besoin de cette durée de séance et que communiquer des horaires « décalés » ne vous gêne pas.
Avec deux durées¶
Avec deux durées réglées, l'assistant calcule une grille d'horaires pour chacune, avec le pas que vous venez de voir : durée plus marge. Il fait en plus une chose qui ne servirait à rien avec une seule durée : il repart aussi de la fin de chaque rendez-vous déjà inscrit à l'agenda, en ajoutant la marge. Cela évite de perdre le créneau qui se libère après un rendez-vous court.
Les exemples ci-dessous utilisent tous la même plage, 9h00-13h00, avec une Première consultation de 55 minutes et une Séance de suivi de 40 minutes. Les noms sont ceux qu'a choisis le praticien : nous prenons ceux-là ici, vous mettrez les vôtres.
Marge 5, agenda vide
Première consultation : 09:00-09:55 10:00-10:55 11:00-11:55 12:00-12:55
Séance de suivi : 09:00-09:40 09:45-10:25 10:30-11:10 11:15-11:55 12:00-12:40
La première consultation tombe toujours à l'heure pile, parce que 55 + 5 font 60. La séance de suivi avance en revanche de 45 minutes en 45 minutes, parce que 40 + 5 font 45 : après le premier rendez-vous, ses horaires ne tombent plus à l'heure pile ni à la demie. Cela fonctionne, mais c'est moins pratique à communiquer de vive voix.
Marge 5, avec une séance de suivi de 40 déjà réservée de 09:00 à 09:40
Première consultation : 09:45-10:40 10:45-11:40 11:45-12:40
Séance de suivi : 09:45-10:25 10:30-11:10 11:15-11:55 12:00-12:40
C'est le cas qui mérite deux lectures. La première consultation de 55 minutes démarre à 09:45 et non à 10:00, parce que la grille repart de la fin du rendez-vous précédent plus la marge. Ce sont quinze minutes de cabinet qui seraient restées vides et qui deviennent ainsi une réservation.
Marge 0, des horaires ronds sans calcul
Si vous n'avez pas besoin de pause entre deux clients, réglez la marge sur 0 : le pas est égal à la durée. Avec une Première consultation de 60 minutes et une Séance de suivi de 30 minutes, les horaires sont toujours ronds, pour les deux durées :
Première consultation : 09:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00
Séance de suivi : 09:00-09:30 09:30-10:00 10:00-10:30 10:30-11:00 11:00-11:30 …
Avec une Première consultation de 60 minutes et une Séance de suivi de 45 minutes, en revanche, la première consultation tombe toujours à l'heure pile, tandis que la séance de suivi avance de 45 minutes en 45 minutes, aux quarts d'heure :
Première consultation : 09:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00
Séance de suivi : 09:00-09:45 09:45-10:30 10:30-11:15 11:15-12:00 12:00-12:45
C'est le réglage le plus simple à raisonner : une heure, une demi-heure ou 45 minutes, des rendez-vous qui s'enchaînent. Gardez en tête que sans marge, il ne reste aucun battement entre une séance et la suivante.
La règle d'or avec deux durées
Si vous voulez des horaires toujours ronds avec les deux durées, la somme de chaque durée plus la marge doit donner 60, 45 ou 30 minutes.
Exemple : première consultation 55 et séance de suivi 25, avec une marge de 5.
Première consultation : 09:00-09:55 10:00-10:55 11:00-11:55 12:00-12:55
Séance de suivi : 09:00-09:25 09:30-09:55 10:00-10:25 10:30-10:55 11:00-11:25 …
Exemple : première consultation 55 et séance de suivi 40, avec une marge de 5.
Première consultation : 09:00-09:55 10:00-10:55 11:00-11:55 12:00-12:55
Séance de suivi : 09:00-09:40 09:45-10:25 10:30-11:10 11:15-11:55 12:00-12:40
Avec 55 et 40 et une marge de 5, en revanche, les sommes font 60 et 45 : la première consultation tombe à des horaires ronds, mais la séance de suivi se décale de 45 minutes en 45 minutes, comme dans les exemples ci-dessus. Cela fonctionne très bien, ses horaires sont simplement moins pratiques à communiquer de vive voix.
Ce que voit le client sur WhatsApp¶
Le client ne choisit pas dans un menu. Si son message dit déjà ce qu'il lui faut (« je voudrais une première consultation jeudi »), l'assistant ne demande rien et passe directement aux horaires adaptés à cette durée. Si ce n'est pas clair, il demande une seule fois quel type de rendez-vous est souhaité, en énumérant les options avec leur durée et en les appelant par le nom que vous avez écrit. Si le client demande quelque chose qui ne figure pas dans la liste, l'assistant ne refuse pas : il propose les options disponibles.
Quand un client demande à déplacer un rendez-vous, l'assistant conserve la durée de celui d'origine et ne redemande pas le type. Le type choisi apparaît aussi dans l'événement de votre agenda Google et dans le récapitulatif quotidien par e-mail.
Jours et horaires¶
En dessous, dans l'encadré Jours et horaires, il y a une ligne pour chaque jour de la semaine (Lundi…Dimanche) :
- L'interrupteur ouvre ou ferme la journée : Ouvert ou Fermé. Si le jour est fermé, vous ne recevrez pas de rendez-vous.
- Lorsqu'il est ouvert, vous réglez la plage Horaire avec l'heure de début et celle de fin (ex. 09h00 - 18h00).
- Pause déjeuner : un second interrupteur, avec ses propres heures de début et de fin (ex. 13h00 - 14h00). Durant cet intervalle, l'assistant ne propose pas de rendez-vous.
Jours fériés et fermetures exceptionnelles
Cet écran règle les horaires de la semaine type : il n'y a pas de gestion des jours fériés ni des fermetures occasionnelles. Pour un pont, des vacances ou un après-midi de fermeture, bloquez la journée ou les horaires où vous n'êtes pas disponible directement sur votre calendrier Google en créant un événement : l'assistant le lit et ne propose pas ces horaires.
Si vous modifiez vos horaires alors que vous avez déjà des réservations¶
Les modifications valent pour les rendez-vous à venir que les clients demanderont à partir de ce moment-là.
Les rendez-vous déjà fixés restent dans votre agenda : ils ne sont ni déplacés ni annulés. Ce sont des engagements pris avec des personnes réelles, et aucun système ne devrait les défaire tout seul.
Si vous réduisez vos horaires, il peut donc arriver de se retrouver avec un rendez-vous déjà pris en dehors de la nouvelle plage. Ils sont faciles à repérer en regardant l'agenda des jours concernés, et ils se gèrent comme n'importe quel autre changement de programme : en contactant la personne.
Enregistrer¶
Quand vous avez terminé, appuyez sur Enregistrer en bas de l'écran. Les modifications s'appliquent immédiatement.
Ce sont ces règles qui permettent à l'assistant de ne proposer que des horaires réellement disponibles, sans chevauchements : le fonctionnement complet est décrit dans gestion des rendez-vous sur WhatsApp.
L'étape suivante de la configuration est infos et services, où vous écrivez ce que l'assistant peut dire à vos clients.