Connecter Google Calendar¶

Google Calendar est l'agenda sur lequel Wably inscrit les rendez-vous et vérifie vos disponibilités. C'est la connexion qui permet à l'assistant de ne proposer aux clients que des horaires réellement libres, au lieu de se contenter de collecter des demandes que vous devez ensuite trier à la main.

La connexion se fait une seule fois, depuis la carte Google Calendar de l'écran Intégrations.

Comment connecter le calendrier¶

1. Ouvrez l'écran Intégrations (depuis l'étape dédiée de l'Activation guidée).
2. Appuyez sur le bouton de connexion dans la carte Google Calendar.
3. La fenêtre de Google s'ouvre : sélectionnez le compte que vous utilisez pour votre agenda et autorisez l'accès.
4. À la fin, la carte affiche l'état Connecté : le calendrier est actif.

Vous pouvez vérifier l'état de la connexion à tout moment depuis la carte Intégrations de l'Accueil.

Comment l'assistant travaille sur votre agenda¶

Une fois le calendrier connecté, le déroulé de votre travail change sur quatre points concrets.

• Chaque réservation prise par l'assistant apparaît dans votre calendrier, avec les mêmes informations que si vous l'aviez inscrite vous-même.
• Quand un rendez-vous est déplacé ou annulé en conversation, le calendrier se met à jour tout seul. Vous n'avez rien à recopier.
• Si c'est vous qui déplacez ou supprimez un événement à la main dans Google Calendar, Wably s'en aperçoit et reste aligné : il donne toujours aux clients les informations à jour, pas celles d'hier.
• L'assistant ne propose aux clients que les horaires réellement libres, en croisant les événements déjà présents dans l'agenda avec les horaires de travail que vous avez définis.

Cette synchronisation dans les deux sens est la raison pour laquelle le calendrier ne doit pas être tenu à part : c'est la source de vérité pour vous comme pour l'assistant. Le fonctionnement en détail est décrit dans Synchronisation Google Calendar pour les rendez-vous.

Choisir le calendrier des réservations¶

Beaucoup de professionnels ont plusieurs calendriers dans le même compte Google, par exemple un personnel, un pour le cabinet et un partagé avec les collègues. C'est pourquoi, une fois la connexion établie, la carte Google Calendar de l'écran Intégrations contient le sélecteur Calendrier, avec lequel vous choisissez sur quel calendrier Wably doit travailler.

• Le calendrier sélectionné est celui dont l'assistant lit les disponibilités et sur lequel il inscrit les rendez-vous des réservations.
• Si vous n'avez qu'un seul calendrier dans votre compte, c'est celui-là qui est utilisé automatiquement et vous n'avez rien à régler.
• Vous pouvez changer de calendrier à tout moment, sans refaire la connexion. Les rendez-vous qui ne figurent pas dans le nouveau calendrier apparaissent comme annulés dans Wably et ne reçoivent pas de rappels. Ils redeviennent actifs si vous revenez au calendrier précédent.

Google Calendar pour le cabinet : créer un calendrier dédié¶

Si vous utilisez aujourd'hui un seul calendrier pour le travail et la vie privée, créez un nouveau calendrier réservé au cabinet. Cela se fait une seule fois, depuis un ordinateur : Google ne permet de créer des calendriers que depuis un navigateur, pas depuis l'application mobile. Une fois créé, vous le voyez et l'utilisez aussi dans l'application. Dans Google, les calendriers s'appellent « agendas ».

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Calendar.
2. À gauche, à côté de Autres agendas, cliquez sur Ajouter d'autres agendas (le symbole +), puis sur Créer un agenda.
3. Donnez-lui un nom, par exemple « Cabinet », et si vous le souhaitez une description.
4. Cliquez sur Créer l'agenda.
5. Dans Wably, ouvrez l'écran Intégrations et, dans la carte Google Calendar, choisissez le nouveau calendrier dans le champ Calendrier.

Si le calendrier utilisé jusqu'ici contient déjà des rendez-vous de travail, déplacez-les dans le nouveau avant l'étape 5 : ouvrez l'événement, modifiez-le et choisissez le calendrier du cabinet. Ainsi, l'assistant trouve tout de suite tout l'agenda du cabinet.

Si vous changez d'avis¶

Vous pouvez déconnecter Google Calendar à tout moment depuis la même carte, avec le bouton Déconnecter. Dès lors, l'assistant ne lit plus les disponibilités et ne fixe plus de rendez-vous, mais les événements déjà présents dans votre agenda restent où ils sont : déconnecter retire l'accès à Wably, cela ne supprime rien de votre compte Google.

Si vous reconnectez le service plus tard, répétez simplement la procédure décrite ci-dessus.