Comment mettre la prise de rendez-vous Google Calendar sur votre site web : guide pas à pas¶

Vous avez un site, les gens le visitent, ils lisent ce que vous faites, ils décident que vous êtes le professionnel qu'il leur faut. Et puis ils s'arrêtent, parce que pour réserver il faut vous appeler. La moitié d'entre eux n'appellera jamais.

La bonne nouvelle, c'est que Google Calendar contient déjà un outil pour régler cela, et il ne coûte rien : la page de réservation, que vous pouvez intégrer directement à votre site. Le client choisit son horaire, confirme, et le rendez-vous arrive tout seul dans votre agenda.

Dans ce guide, nous voyons comment l'activer du début à la fin, sans toucher à du code compliqué, et surtout comment la configurer pour qu'elle s'entende bien avec l'assistant WhatsApp de votre cabinet, car le risque numéro un quand on a deux canaux de réservation, c'est de se retrouver avec deux personnes à la même heure.

Prise de rendez-vous avec Google Calendar : ce qu'il vous faut avant de commencer¶

Peu de choses, et toutes simples :

Un compte Google. Le compte gratuit que vous utilisez pour Gmail suffit.
Un ordinateur. La page de réservation ne se crée que depuis un navigateur, pas depuis l'application mobile.
La possibilité de modifier une page de votre site. Si quelqu'un s'occupe du site pour vous, il vous faudra lui envoyer une ligne de code à coller. Deux minutes de son temps suffisent.

Autant être clair tout de suite sur les limites, pour ne pas découvrir les surprises à mi-chemin. Avec un compte Google gratuit, vous pouvez créer une seule page de réservation, c'est-à-dire un seul type de rendez-vous. Pour en avoir plusieurs (première consultation, séance de suivi, consultation en ligne), pour envoyer les rappels par e-mail ou pour encaisser un acompte au moment de la réservation avec Stripe, il faut un forfait Google Workspace payant. Les différences sont résumées sur la page officielle de Google sur la planification de rendez-vous et dans la fiche d'assistance sur les plannings de rendez-vous.

Pour la plupart des professionnels qui travaillent seuls, la version gratuite suffit largement pour commencer.

Comment créer la page de réservation Google Calendar en 7 étapes¶

Suivez ces étapes dans l'ordre. La procédure complète est également documentée dans le guide officiel de Google sur la création d'un planning de rendez-vous.

Ouvrez Google Calendar depuis un ordinateur. Allez sur calendar.google.com et connectez-vous avec votre compte.
Cliquez sur « Créer », en haut à gauche, et choisissez « Planning de rendez-vous ». Un panneau s'ouvre sur la gauche : c'est là que vous construisez tout.
Donnez-lui un titre. C'est le nom que le client verra sur la page. Mieux vaut « Première consultation » ou « Séance de kinésithérapie » que « Rendez-vous ».
Réglez la durée du rendez-vous. Choisissez la durée réelle de la prestation, pas la durée idéale. Si une première consultation vous prend 60 minutes, écrivez 60.
Réglez la disponibilité générale. Indiquez les jours et les plages horaires pendant lesquels vous acceptez les réservations. Vous pouvez ajouter deux plages le même jour, par exemple le matin et l'après-midi, avec la pause déjeuner au milieu.
Configurez le formulaire de réservation. C'est l'étape la plus importante de toutes, et nous y revenons dans un instant. Par défaut, Google demande le nom, le prénom et l'e-mail : c'est à vous d'ajouter le numéro de téléphone.
Ouvrez les paramètres avancés et réglez trois choses : le temps de marge entre un rendez-vous et le suivant, le nombre maximum de réservations par jour, et la fenêtre de réservation, c'est-à-dire le délai minimum avec lequel quelqu'un peut réserver. Fixer un délai minimum de quelques heures au moins vous évite la surprise du rendez-vous apparu alors que vous étiez déjà au cabinet.

Puis enregistrez. La page est en ligne.

Le champ à ne pas oublier : le numéro de téléphone¶

Dans le formulaire de réservation, cliquez sur « Ajouter un élément » et insérez le champ Numéro de téléphone, en cochant la case Obligatoire.

Comme intitulé, n'écrivez pas simplement « Téléphone ». Écrivez quelque chose qui explique à quoi il sert :

Numéro WhatsApp sur lequel vous souhaitez recevoir le rappel

Il n'est pas nécessaire de demander un format particulier : peu importe comment le client l'écrit. Si vous recevez souvent une clientèle étrangère, ajoutez en revanche « avec l'indicatif international », car un numéro écrit sans indicatif est interprété en fonction du pays de votre cabinet.

Cela ressemble à un détail insignifiant. Ce n'en est pas un : c'est la différence entre un client qui reçoit le rappel sur WhatsApp la veille et un client qui oublie le rendez-vous. Nous voyons pourquoi dans un instant.

Une fois la page créée, il faut la mettre là où les gens la trouvent. Google vous donne le code prêt à l'emploi : vous n'avez qu'à le copier et le coller. La procédure officielle est décrite dans le guide de Google sur le partage et l'intégration de la page de réservation.

Dans la grille de l'agenda, cliquez sur le bloc de votre planning de rendez-vous.
Cliquez sur Partager.
Choisissez l'onglet Intégrer au site Web.
Choisissez l'apparence :
Bouton avec fenêtre pop-up : un bouton apparaît sur le site (« Prendre rendez-vous ») et la page de réservation s'ouvre par-dessus, dans une fenêtre. Vous pouvez personnaliser le texte et la couleur du bouton.
Page de réservation intégrée : l'agenda apparaît directement dans la page, comme s'il en faisait partie.
Cliquez sur Copier le code.
Collez le code dans votre site, dans un bloc de type HTML ou Code personnalisé. Sur WordPress, cela s'appelle « HTML personnalisé », sur Wix et Squarespace « Intégrer un code ». Si vous le collez dans un bloc de texte normal, vous verrez le code écrit sur la page au lieu de l'agenda : c'est l'erreur la plus courante, et elle se corrige en changeant le type de bloc.

Laquelle des deux choisir ? Si vous avez une page « Contact » ou « Réserver », utilisez la page intégrée : celui qui arrive là a déjà décidé. Si en revanche vous voulez placer l'invitation à réserver dans un article ou sur la page des prestations, utilisez le bouton avec la fenêtre pop-up : cela ne coupe pas la lecture.

Un conseil pratique : testez le résultat depuis un téléphone avant de le considérer comme terminé. La plupart de vos clients réserveront depuis là.

Google Calendar et assistant WhatsApp ensemble : quatre règles pour ne jamais prendre deux rendez-vous à la même heure¶

Nous arrivons ici au point que presque personne n'explique. Si vous recevez des réservations depuis le site et que vous avez un assistant qui réserve sur WhatsApp, vous avez deux canaux qui écrivent dans le même agenda. Cela fonctionne très bien, à une condition : que tous les deux regardent le même agenda et le lisent de la même façon.

Wably lit la disponibilité réelle directement dans Google Calendar avant de proposer un horaire, et la revérifie une seconde fois à l'instant où il écrit le rendez-vous. Cela signifie qu'un horaire déjà occupé par une réservation venue du site ne sera jamais proposé au client qui écrit sur WhatsApp. Et inversement : le rendez-vous pris dans la conversation occupe le créneau et disparaît de la page de réservation du site.

Pour que ce mécanisme fonctionne vraiment, quatre règles.

Règle 1 : un seul agenda. Créez le planning de rendez-vous sur votre agenda principal, et connectez à Wably ce même agenda. N'en utilisez pas un pour le site et un autre pour le cabinet. La vérification automatique des conflits sur plusieurs agendas à la fois est une fonction des forfaits Google Workspace payants, alors que travailler sur un agenda unique fonctionne avec n'importe quel compte et ne casse jamais. Comment connecter l'agenda à Wably est expliqué dans la documentation sur l'intégration avec Google Calendar.

Règle 2 : les événements doivent apparaître comme « Occupé ». Quand vous bloquez du temps sur l'agenda, pour une réunion, pour une formation, pour une matinée de congé, vérifiez que le paramètre Disponibilité de l'événement est réglé sur Occupé et non sur Disponible. Les événements marqués « Disponible » sont ignorés par tous les systèmes de réservation, y compris celui de Google, et ce temps restera réservable. Les événements qui durent toute la journée, en revanche, bloquent toujours la journée entière.

Règle 3 : activez la vérification des agendas. Dans les paramètres du planning de rendez-vous, vérifiez que l'option Vérifier la disponibilité dans les agendas est active. C'est elle qui empêche la page de proposer des horaires où vous êtes déjà occupé. Le fonctionnement est expliqué dans le guide de Google sur la vérification de la disponibilité.

Règle 4 : alignez les durées et les pauses. Si dans Wably une séance dure 45 minutes avec 15 minutes de pause, réglez les mêmes valeurs dans le planning de rendez-vous de Google. Si les deux canaux utilisent des grilles différentes, vous vous retrouvez avec des trous de dix minutes impossibles à combler. Les durées et les pauses de Wably se règlent dans la page Horaires du tableau de bord.

Des rappels WhatsApp aussi pour ceux qui réservent depuis le site¶

Voilà la raison pour laquelle, quelques lignes plus haut, j'insistais autant sur le format du numéro de téléphone.

Wably synchronise périodiquement votre agenda : quand il trouve dans l'agenda un rendez-vous qu'il n'a pas pris lui-même, il le reconnaît, enregistre le client et l'ajoute à votre répertoire. À partir de ce moment, cette personne entre dans le circuit normal, c'est-à-dire qu'elle reçoit le rappel automatique sur WhatsApp avant le rendez-vous, et après la consultation la demande d'avis.

La reconnaissance du client se fait toute seule. Le nom et l'e-mail sont lus depuis l'invité de l'événement, c'est-à-dire exactement là où la page de réservation de Google les écrit. Vous n'avez à adopter aucune convention, aucun sigle dans les notes, aucune manière particulière d'écrire le titre.

Ce qui manque, et que vous devez demander vous-même dans le formulaire, c'est le numéro de téléphone : sans lui, le rendez-vous reste dans l'agenda mais il n'y a aucun canal sur lequel envoyer le rappel. Le format n'est pas un problème, Wably reconnaît le numéro quelle que soit la façon dont il est écrit : +33 6 12 34 56 78, 0033 6 12 34 56 78, 06 12 34 56 78, 06-12-34-56-78. Quand le numéro arrive sans indicatif international, il est complété en fonction du pays de votre cabinet : vérifiez donc une seule fois que le profil du tableau de bord indique le bon pays et le bon fuseau horaire.

Faites une réservation de test, une seule fois. Réservez depuis votre page en utilisant votre numéro, puis vérifiez deux choses : que le rendez-vous est bien apparu dans l'agenda et que vous apparaissez parmi les contacts du tableau de bord. Si vous y êtes, la chaîne fonctionne et vous n'y penserez plus.

Ces deux minutes valent la peine : un rappel envoyé la veille est le moyen le plus économique qui existe de ne pas perdre un créneau, comme nous l'avons raconté dans l'article sur ce que coûte vraiment la gestion des rendez-vous à la main.

Site et WhatsApp : deux portes d'entrée, un seul agenda¶

Il vaut la peine de comprendre ce que fait chacun des deux canaux, car ils servent à des personnes différentes.

La page de réservation du site capte ceux qui ont déjà décidé. Ils ont lu qui vous êtes, ils savent ce qu'ils veulent, ils cherchent seulement un horaire. Pour ces personnes, le formulaire est parfait : trois clics et c'est réservé, même à onze heures du soir.

L'assistant sur WhatsApp capte tous les autres, et ils sont majoritaires. Ceux qui, avant de réserver, veulent savoir si vous traitez leur problème, combien cela coûte, s'il y a un parking, s'il faut une prescription, si vous pouvez les voir samedi. Un formulaire de réservation ne répond pas à ces questions : celui qui les a ferme la page et écrit à quelqu'un d'autre. Un assistant IA qui converse répond, et dans la même conversation il amène la personne jusqu'à la réservation.

Il y a ensuite toute la vie du rendez-vous après la réservation : le report, l'annulation, le « est-ce que je peux venir une demi-heure plus tard ? ». Sur le site, ces demandes n'arrivent jamais. Elles arrivent sur WhatsApp, et si personne ne répond elles deviennent des appels téléphoniques, ou elles deviennent des absences.

Les deux ensemble couvrent tout le parcours, et la synchronisation avec Google Calendar garde tout aligné sans que vous ayez à contrôler quoi que ce soit. Si vous évaluez aussi les logiciels de gestion traditionnels, nous avons comparé les deux approches dans l'article sur logiciel de cabinet ou assistant WhatsApp.

Cinq erreurs à éviter¶

Créer le planning de rendez-vous sur un agenda secondaire. C'est la cause numéro un des doubles réservations. Utilisez l'agenda principal, celui que vous avez aussi connecté à l'assistant.
Marquer les engagements personnels comme « Disponible ». Ce temps reste réservable et vous le retrouvez occupé par un client.
Ne pas demander le numéro de téléphone. Sans numéro, vous ne pouvez pas envoyer de rappels, et sans rappels les absences restent où elles sont.
Ne pas fixer de délai minimum de réservation. Sans cela, quelqu'un peut réserver pour dans vingt minutes.
Publier sans tester depuis un téléphone. Le cadre intégré, sur petit écran, doit toujours être vérifié.

Questions fréquentes¶

La page de réservation de Google Calendar est-elle gratuite ? Oui. Avec un compte Google gratuit, vous pouvez créer une page de réservation pour un type de rendez-vous et l'intégrer au site sans frais. Les fonctions supplémentaires, comme plusieurs pages de réservation, les rappels par e-mail et les paiements anticipés, nécessitent un forfait Google Workspace payant.

Faut-il savoir programmer pour intégrer l'agenda au site ? Non. Google génère le code à votre place : vous n'avez qu'à le copier et le coller dans un bloc de type HTML sur la page de votre site. Si le site est géré par quelqu'un d'autre, deux minutes de son temps suffisent.

Puis-je utiliser Google Calendar pour les réservations depuis le site et Wably sur WhatsApp en même temps ? Oui, et c'est la configuration recommandée. Les deux travaillent sur le même Google Calendar : Wably lit la disponibilité réelle avant de proposer un horaire, il ne propose donc jamais un créneau déjà réservé depuis le site, et les rendez-vous pris dans la conversation disparaissent de la page de réservation.

Celui qui réserve depuis le site reçoit-il le rappel sur WhatsApp ? Oui, si son numéro de téléphone figure dans l'événement de l'agenda. Wably lit le nom et l'e-mail depuis l'invité de l'événement et reconnaît le numéro quel que soit le format dans lequel il a été écrit : la seule chose à faire est de rendre le champ du téléphone obligatoire dans le formulaire de réservation.

Que se passe-t-il si deux personnes réservent le même horaire au même moment ? Chaque créneau de la page de réservation ne peut être réservé qu'une seule fois et disparaît dès que quelqu'un l'occupe. Du côté WhatsApp, Wably revérifie la disponibilité à l'instant exact où il écrit le rendez-vous : un créneau occupé quelques secondes plus tôt n'est donc pas confirmé.

Puis-je avoir différents types de rendez-vous, par exemple première consultation et suivi ? Avec le compte Google gratuit, vous ne pouvez créer qu'une seule page de réservation, donc un seul type de rendez-vous. Sur WhatsApp, en revanche, l'assistant reconnaît d'après la conversation quelle prestation est nécessaire et applique la bonne durée sans que vous ayez à créer des pages différentes.

En résumé¶

Mettez la page de réservation de Google Calendar sur votre site : elle est gratuite, elle s'active en un quart d'heure et elle récupère les réservations de ceux qui ne vous appelleraient jamais. Puis rappelez-vous que le site n'est que l'une des deux portes, et ce n'est pas celle par laquelle passe la majorité des gens.

Wably répond sur l'autre, celle que votre client a déjà ouverte sur son téléphone, et il écrit dans le même agenda. Essayez-le gratuitement pendant 30 jours et regardez combien de rendez-vous il gère tout seul, ou jetez un œil à comment fonctionne la synchronisation avec Google Calendar.