Calendly sur le site web : le guide simple pour recevoir des prises de rendez-vous¶

Calendly est l'outil le plus connu au monde pour laisser les gens réserver sans échange de messages. Vous le mettez sur le site, le client choisit l'horaire, le rendez-vous apparaît dans votre agenda. Aucun appel, aucun « je vous tiens au courant ».

Il fonctionne très bien pour ce qu'il est : un formulaire de réservation. Dans ce guide, nous voyons comment l'activer pas à pas, comment l'intégrer au site même si vous n'avez jamais touché une ligne de code, et comment le faire cohabiter avec l'assistant WhatsApp de votre cabinet sans risquer de vous retrouver avec deux clients à la même heure.

Calendly sur le site web : ce qu'il vous faut et ce qui est gratuit¶

Il vous faut trois choses :

• Un compte Calendly. L'inscription est gratuite.
• Votre Google Calendar, celui que vous utilisez vraiment pour travailler.
• La possibilité de modifier une page de votre site, ou quelqu'un qui le fasse pour vous en deux minutes.

Sur le plan gratuit, mieux vaut savoir à quoi s'attendre. Vous pouvez garder actif un seul type d'événement, donc un seul type de rendez-vous, et connecter un compte agenda. La page de réservation affiche la marque Calendly et vous ne pouvez pas la personnaliser avec vos couleurs et votre logo. La possibilité d'intégrer le formulaire à votre site, en revanche, existe aussi dans la version gratuite, et pour commencer c'est ce qui compte le plus. Les détails à jour des offres sont sur la page tarifs de Calendly.

Comment configurer Calendly pour les rendez-vous de votre cabinet en 6 étapes¶

1. Créez le compte sur calendly.com et connectez votre compte Google quand il vous le demande.
2. Ouvrez votre type d'événement et modifiez-le. Donnez-lui le nom de la prestation réelle, par exemple « Première consultation » ou « Séance de traitement ». C'est le titre que verra le client.
3. Réglez la durée sur celle, réelle, de la prestation, pas sur la durée idéale.
4. Définissez les disponibilités, c'est-à-dire les jours et les plages horaires pendant lesquels vous acceptez des réservations. Vous pouvez définir deux plages le même jour, matin et après-midi, en laissant la pause déjeuner en dehors.
5. Ajoutez les pauses entre un rendez-vous et le suivant. Dans la section des options avancées, vous trouvez les buffers : ces dix ou quinze minutes qu'il vous faut pour ranger et prendre des notes. Leur fonctionnement est expliqué dans le guide de Calendly sur les buffers.
6. Réglez le délai minimum de réservation. Sans lui, quelqu'un peut réserver pour dans vingt minutes alors que vous êtes déjà avec un autre client.

Le champ que vous ne pouvez pas oublier : le numéro de téléphone¶

Par défaut, Calendly ne demande que le nom et l'e-mail. Pour un cabinet, cela ne suffit pas.

Dans la section du formulaire de réservation (Invitee form), ajoutez une question en suivant le guide de Calendly sur les questions posées à ceux qui réservent. Vous pouvez en ajouter jusqu'à dix, mais pour l'instant une seule suffit.

Comme texte de la question, écrivez quelque chose qui explique à quoi elle sert :

Numéro WhatsApp sur lequel vous voulez recevoir le rappel

Cochez Obligatoire et choisissez Numéro de téléphone comme type de réponse. Inutile de demander un format particulier : peu importe comment le client l'écrit. Si vous recevez souvent une clientèle étrangère, ajoutez « avec l'indicatif international », car un numéro écrit sans indicatif est interprété en fonction du pays de votre cabinet.

Sur le même écran, il est aussi conseillé de désactiver la possibilité pour le client d'ajouter d'autres invités au rendez-vous. Dans un cabinet, cela ne sert presque jamais, et avec plusieurs personnes invitées il devient plus difficile de comprendre automatiquement qui est le vrai client quand le rendez-vous arrive dans l'agenda.

Un deuxième champ qui vaut toujours la peine d'être ajouté : « De quoi avez-vous besoin ? », non obligatoire. Il vous fait arriver au cabinet en sachant déjà qui vous avez en face de vous.

Comment intégrer Calendly au site web : les trois modes¶

Calendly génère le code à votre place. La procédure complète est dans le guide officiel sur l'ajout de Calendly à votre site.

1. Allez dans la page de vos événements.
2. Cliquez sur les trois points à côté de l'événement et choisissez Ajouter au site web.
3. Choisissez comment vous voulez qu'il apparaisse :
4. Cadre intégré (inline) : l'agenda apparaît dans la page, comme s'il en faisait partie. C'est le bon choix pour une page « Réserver » ou « Contact ».
5. Bouton fixe (popup widget) : un bouton reste visible dans un coin de l'écran pendant que la personne navigue, et ouvre la réservation quand elle le touche.
6. Lien contextuel (popup text) : un mot cliquable dans le texte ouvre la réservation. Excellent à l'intérieur des articles, parce qu'il n'interrompt pas la lecture.
7. Cliquez sur Copier le code.
8. Collez le code dans votre site à l'intérieur d'un bloc de type HTML ou Code personnalisé. Sur WordPress cela s'appelle « HTML personnalisé », sur Wix et Squarespace « Intégrer le code ». Si vous le collez dans un bloc de texte normal, vous verrez le code s'afficher écrit sur la page : c'est l'erreur la plus fréquente, et elle se règle en changeant de type de bloc. Les différences entre les modes sont résumées dans la vue d'ensemble des options d'intégration, et pour ceux qui utilisent Google Sites il y a un guide dédié.

Vérifiez toujours le résultat depuis le téléphone avant de considérer que c'est terminé : le cadre intégré, sur les petits écrans, demande une vérification.

Calendly et Google Calendar : la connexion dont tout dépend¶

C'est la partie qui décide si le système fonctionne ou s'il vous crée des problèmes. Suivez le guide officiel sur la connexion avec Google Calendar et arrêtez-vous sur deux réglages en particulier.

Agendas à vérifier pour les conflits. Ici, vous indiquez quels agendas Calendly doit lire pour savoir quand vous êtes occupé. Sélectionnez l'agenda que vous utilisez vraiment pour le cabinet. Sinon, Calendly proposera des horaires où vous avez déjà quelqu'un en face de vous.

Agenda où ajouter les événements. Ici, vous indiquez où Calendly écrit les rendez-vous réservés. Ce doit être exactement le même agenda que celui que vous avez connecté à votre assistant WhatsApp. Pas un agenda semblable, pas un agenda dédié aux réservations en ligne : le même.

Il vaut la peine de rappeler que Calendly ne considère comme occupé que le temps marqué comme tel : un événement marqué « Disponible » dans votre agenda ne bloque rien, comme l'explique le guide sur les réglages occupé et disponible.

Une dernière chose utile à ceux qui travaillent en présentiel : Google a tendance à ajouter automatiquement un lien de visioconférence à chaque événement. Si vous recevez les patients au cabinet, ce lien ne sert à rien et sème la confusion. Il se désactive en suivant les instructions de Google.

Calendly et assistant WhatsApp ensemble : trois règles pour ne pas prendre deux rendez-vous à la même heure¶

Si vous recevez des réservations depuis Calendly et que vous avez un assistant qui réserve sur WhatsApp, vous avez deux systèmes qui écrivent dans le même agenda. Cela fonctionne très bien, à une condition : que tous les deux regardent le même agenda.

Wably lit les disponibilités directement dans Google Calendar avant de proposer un horaire, et les revérifie une seconde fois à l'instant où il écrit le rendez-vous. Ainsi, un créneau déjà occupé par une réservation arrivée depuis Calendly n'est jamais proposé au client qui écrit sur WhatsApp. Et dans l'autre sens, un rendez-vous pris en conversation apparaît dans l'agenda, Calendly le lit comme du temps occupé et cesse de le proposer.

Règle 1 : un seul agenda pour tout. L'agenda que Calendly vérifie, celui où Calendly écrit, et celui connecté à Wably doivent coïncider. Comment connecter l'agenda, vous le trouvez dans la documentation sur l'intégration avec Google Calendar.

Règle 2 : alignez durées et pauses. Si dans Wably la séance dure 45 minutes avec 15 minutes de pause, réglez les mêmes valeurs dans l'événement Calendly. Si les deux canaux utilisent des grilles différentes, vous vous retrouvez avec des trous de dix minutes impossibles à remplir. Les durées et les pauses de Wably se règlent dans la page Horaires du tableau de bord.

Règle 3 : gardez les engagements personnels dans l'agenda, marqués comme occupé. Cela vaut pour les vacances, les formations, les réunions. Si c'est marqué « Disponible », pour les deux systèmes ce temps est réservable.

Des rappels WhatsApp aussi pour ceux qui réservent depuis Calendly¶

Voilà pourquoi j'insistais sur le format du numéro.

Wably synchronise périodiquement votre agenda : quand il trouve dans l'agenda un rendez-vous qu'il n'a pas pris lui-même, il le reconnaît, enregistre le client et l'ajoute à votre répertoire. À partir de là, cette personne entre dans le circuit normal, c'est-à-dire qu'elle reçoit le rappel automatique sur WhatsApp avant le rendez-vous et, après la consultation, la demande d'avis.

La reconnaissance du client se fait toute seule. Le nom et l'e-mail sont lus depuis l'invité de l'événement, et c'est exactement là que Calendly les écrit quand il crée le rendez-vous dans votre Google Calendar. Vous n'avez à adopter aucune convention ni aucune manière particulière d'écrire le titre de l'événement.

Ce qui manque, et que vous devez demander vous-même dans le formulaire, c'est le numéro de téléphone : sans lui, le rendez-vous reste dans l'agenda mais il n'y a aucun canal sur lequel envoyer le rappel. Le format n'est pas un problème, Wably reconnaît le numéro quelle que soit la façon dont il est écrit : +33 6 12 34 56 78, 0033 6 12 34 56 78, 06 12 34 56 78, 06-12-34-56-78. Quand il arrive sans indicatif international, il est complété en fonction du pays de votre cabinet : vérifiez donc une seule fois que le profil du tableau de bord indique le bon pays et le bon fuseau horaire.

Faites une réservation de test, une seule fois. Réservez depuis votre Calendly en utilisant votre numéro, puis vérifiez deux choses : que le rendez-vous est bien apparu dans l'agenda et que vous figurez parmi les contacts du tableau de bord. Si vous y êtes, la chaîne fonctionne et vous n'aurez plus à y penser.

C'est un rappel de plus sur chaque rendez-vous pris depuis le site, et c'est le moyen le plus économique qui existe de ne pas perdre un créneau. Sur le coût réel des absences, nous avons écrit un article dédié : combien coûte la gestion des rendez-vous à la main.

Ce que Calendly couvre et ce qu'il ne couvre pas¶

Calendly fait une chose et la fait bien : il prend le rendez-vous de celui qui a déjà décidé. Il a lu qui vous êtes, il sait ce qu'il veut, il cherche seulement un horaire libre. Pour ces personnes, le formulaire est parfait.

Le problème, c'est que ces personnes sont la minorité. Avant de réserver, la plupart veulent savoir si vous traitez leur problème, combien cela coûte, s'il y a un parking, s'il faut une ordonnance, si vous pouvez les voir le samedi. Celui qui a une question et tombe sur un formulaire de réservation ne réserve pas : il ferme la page. Il ne vous écrira jamais pour vous le dire, et vous ne saurez jamais que vous l'avez perdu.

Il y a ensuite tout ce qui se passe après la réservation. Le déplacement, l'annulation, le « je peux venir une demi-heure plus tard ? », le « vous pouvez me rappeler l'adresse ? ». Ces demandes n'arrivent pas sur Calendly : elles arrivent sur WhatsApp, et si personne ne répond, elles deviennent des appels auxquels vous répondez vous-même, ou elles deviennent des absences.

Un assistant IA qui converse sur WhatsApp couvre exactement cette partie : il répond aux questions, propose les horaires libres et confirme la réservation dans la même conversation, sur le numéro que votre client a déjà dans son répertoire. Si la comparaison avec les chatbots à boutons et avec les logiciels de gestion traditionnels vous intéresse, nous les avons mis face à face dans cet article.

Les deux ensemble couvrent tout le parcours : Calendly sur le site pour ceux qui ont déjà décidé, WhatsApp pour tous les autres, et un seul agenda en dessous qui garde tout aligné.

Cinq erreurs à éviter¶

1. Faire écrire Calendly dans un agenda différent de celui de l'assistant. C'est la cause numéro un des doubles réservations.
2. Ne pas sélectionner les agendas à vérifier pour les conflits. Calendly proposera des horaires où vous êtes déjà occupé.
3. Ne pas demander le numéro de téléphone. Sans numéro, pas de rappel, et sans rappel les absences restent où elles sont.
4. Laisser le lien de visioconférence automatique sur des rendez-vous qui se déroulent au cabinet.
5. Publier sans tester depuis le téléphone. C'est de là que réservera la majorité de vos clients.

Questions fréquentes¶

Calendly est-il gratuit ? Oui, il existe un plan gratuit. Il permet de garder actif un seul type d'événement et de connecter un compte agenda, il affiche la marque Calendly sur la page de réservation et ne permet pas de la personnaliser avec vos couleurs. La possibilité d'intégrer le formulaire au site est disponible aussi dans la version gratuite.

Faut-il savoir programmer pour mettre Calendly sur le site ? Non. Calendly génère le code à votre place : il suffit de le copier et de le coller dans un bloc de type HTML sur la page de votre site. Si le site est géré par quelqu'un d'autre, deux minutes lui suffisent.

Puis-je utiliser Calendly sur le site et Wably sur WhatsApp en même temps ? Oui, et c'est la configuration recommandée. Ils doivent travailler sur le même Google Calendar : Wably lit les disponibilités réelles avant de proposer un horaire et ne propose jamais un créneau déjà réservé depuis Calendly, tandis que les rendez-vous pris en conversation sont lus par Calendly comme du temps occupé.

Celui qui réserve depuis Calendly reçoit-il le rappel sur WhatsApp ? Oui, si son numéro de téléphone est présent dans l'événement de l'agenda. Wably lit le nom et l'e-mail depuis l'invité de l'événement, c'est-à-dire là où Calendly les écrit, et reconnaît le numéro quel que soit le format dans lequel il a été saisi. La seule chose à faire est de rendre obligatoire la question sur le numéro de téléphone dans le formulaire de réservation.

Calendly ou un assistant sur WhatsApp ? Ils servent à des moments différents. Calendly prend le rendez-vous de celui qui a déjà décidé et navigue sur le site. L'assistant WhatsApp répond à celui qui a encore des questions sur les prestations, les tarifs et les horaires, et l'accompagne jusqu'à la réservation. Utilisés ensemble sur le même agenda, ils couvrent les deux types de client.

Comment éviter que deux personnes réservent le même horaire ? En faisant travailler Calendly et l'assistant sur le même agenda. Calendly ne propose pas les horaires occupés par des événements présents dans l'agenda connecté, et Wably revérifie les disponibilités à l'instant où il écrit le rendez-vous : un créneau occupé quelques secondes plus tôt n'est donc pas confirmé.

En résumé¶

Mettez Calendly sur le site : il s'active en un quart d'heure, il est gratuit pour commencer et il récupère les réservations de ceux qui ne vous appelleraient jamais. Ensuite, souvenez-vous que le site n'est pas la porte par laquelle entre la majorité des gens.

Wably répond sur l'autre, celle que votre client a déjà ouverte sur son téléphone, et il écrit dans le même agenda. Essayez-le gratuitement pendant 30 jours ou regardez comment fonctionne la synchronisation avec Google Calendar.