Problèmes courants de Wably : configuration et solutions¶

Cette page rassemble les problèmes courants rencontrés en configurant Wably et pendant les premières semaines d'utilisation. Les questions suivent l'ordre de la configuration : activation, WhatsApp, agenda, horaires et durées, cabinets, rendez-vous saisis à la main, contacts, rappels. Chaque réponse donne la solution et le lien vers le guide complet.

Les quatre vérifications qui résolvent la plupart des problèmes courants¶

Avant de chercher votre cas, vérifiez ces quatre points dans le tableau de bord :

1. Interrupteur général activé, dans le bandeau vert en haut de l'Accueil.
2. WhatsApp Business et Google Calendar sur Connecté, dans la carte Intégrations de l'Accueil.
3. Horaires de travail enregistrés, avec au moins un jour ouvert : voir Horaires de travail.
4. Essai gratuit ou abonnement actifs : une fois l'essai terminé, l'assistant s'arrête. Voir l'essai gratuit.

Activation et première connexion¶

Je n'arrive pas à me connecter au tableau de bord de Wably¶

Utilisez le lien de récupération du mot de passe sur l'écran de connexion. L'e-mail de connexion est celui avec lequel vous vous êtes inscrit : dans Profil, il est en lecture seule. Si le problème persiste, écrivez-nous. Guide : connexion et premier accès.

J'ai terminé l'activation guidée mais l'assistant ne répond pas¶

L'activation guidée prépare tout, mais c'est vous qui allumez l'assistant : sur l'Accueil, activez l'interrupteur général dans le bandeau vert. Si la barre de l'activation guidée n'est pas à 100 %, ouvrez l'étape qui n'est pas cochée et terminez-la. Guide : activation guidée.

Dans quel ordre configurer Wably ?¶

Suivez l'ordre de l'activation guidée : Profil, Horaires de travail, Infos & services, Google Calendar, Google Contacts, WhatsApp. Ainsi, dès ses premières réponses, l'assistant connaît vos horaires, services et tarifs. Importez vos contacts Google avant de l'allumer : vos proches et amis entrent dans le répertoire désactivés, c'est-à-dire avec l'interrupteur éteint, et ne reçoivent pas de réponses automatiques.

L'essai gratuit est terminé et l'assistant ne répond plus¶

À la fin des 30 jours d'essai, si vous n'avez pas activé de formule, l'assistant s'arrête. Idem si le paiement de l'abonnement échoue. Activez ou mettez à jour votre formule depuis Profil, bouton Gérer. Guides : l'essai gratuit et gestion de l'abonnement.

Connecter WhatsApp Business¶

Dois-je changer de numéro ou prévenir mes clients ?¶

Non. Wably fonctionne sur le numéro WhatsApp Business que vous utilisez déjà. Vous écrivez depuis votre téléphone comme toujours, l'assistant répond en parallèle sur le même numéro et les conversations restent en place. Vos clients n'ont rien à faire. En savoir plus : WhatsApp Business sans changer de numéro.

J'utilise WhatsApp classique et pas WhatsApp Business : puis-je le connecter ?¶

Wably se connecte à l'application WhatsApp Business. Si vous utilisez WhatsApp classique sur le numéro du cabinet, installez d'abord WhatsApp Business sur le même numéro : l'application propose de garder vos conversations. Meta peut exiger que le numéro soit utilisé sur WhatsApp Business depuis quelques jours avant la connexion. Connectez ensuite le numéro depuis l'écran Intégrations.

La connexion de WhatsApp échoue¶

Vérifiez trois choses. L'application WhatsApp Business doit être à jour. Le téléphone du cabinet doit être à portée de main : la procédure demande de confirmer le numéro. Le numéro ne doit pas être déjà connecté à une autre plateforme utilisant les API officielles de WhatsApp : sinon, déconnectez-le d'abord. Si l'erreur persiste, écrivez-nous avec une capture d'écran. Guide : connecter WhatsApp Business.

WhatsApp était connecté et apparaît maintenant déconnecté¶

Meta déconnecte le numéro si l'application WhatsApp Business reste fermée sur le téléphone environ 14 jours, ou si elle est désinstallée. Ouvrez-la au moins une fois par semaine, pour rester loin de la limite, et ne la désinstallez pas. Si WhatsApp n'apparaît plus comme Connecté dans la carte Intégrations, reconnectez le numéro depuis l'écran Intégrations.

L'assistant ne répond pas ou répond à qui il ne faut pas¶

L'assistant ne répond à personne¶

Vérifiez dans l'ordre : interrupteur général de l'Accueil activé ; WhatsApp sur Connecté dans la carte Intégrations ; essai ou abonnement actifs. Si vous avez reçu un e-mail sur la limite de sécurité quotidienne, l'assistant est en pause jusqu'à minuit puis repart seul, ou tout de suite si vous relevez la limite depuis l'Accueil. Guide : limite de sécurité quotidienne.

L'assistant ne répond pas à un client précis¶

Ouvrez Contacts et cherchez le client : s'il est désactivé, l'assistant reste silencieux. Les contacts importés depuis Google arrivent toujours désactivés. Un client apparaît aussi désactivé pendant un moment quand vous lui avez écrit (6 heures) ou quand il a accepté la pause que l'assistant lui propose pour vous écrire (jusqu'à 10 minutes après son dernier message) : il se réactive ensuite tout seul. S'il est activé, la conversation a pu être arrêtée par les protections automatiques, qui interviennent quand trop de messages arrivent en quelques minutes ou quand un système automatique répond de l'autre côté. Elle repart alors toute seule.

L'assistant a répondu à un proche ou à un ami¶

L'assistant répond à qui vous écrit sans être dans Contacts, comme à un nouveau client : c'est ce qui vous apporte de nouvelles réservations. Pour exclure vos proches, importez votre répertoire Google avec Synchroniser : les contacts importés entrent désactivés et le restent tant que vous ne les activez pas. N'activez que les clients. N'utilisez IA pour tous que si le numéro est dédié au travail. Guide : pourquoi les contacts démarrent désactivés.

L'assistant répond avec quelques secondes de retard¶

C'est voulu. Beaucoup de clients écrivent deux ou trois messages d'affilée : l'assistant attend quelques secondes, les lit tous et répond une seule fois, plutôt qu'au milieu d'une phrase.

L'assistant ne répond plus après que je suis intervenu dans la conversation avec un client¶

Avez-vous écrit à ce client au cours des 6 dernières heures, ou lui avez-vous envoyé /bot off ? Dans ce cas, l'assistant est arrêté seulement avec ce client. Pour le réactiver tout de suite, écrivez /bot on dans sa conversation (voir Répondre manuellement aux clients).

Google Calendar et disponibilités¶

Les rendez-vous pris par l'assistant n'apparaissent pas dans l'agenda¶

Vérifiez que Google Calendar est sur Connecté (carte Intégrations). Vérifiez ensuite le calendrier : si votre compte Google en a plusieurs, Wably n'écrit que sur celui choisi dans le sélecteur Calendrier de l'écran Intégrations. Guide : choisir le calendrier des réservations.

L'assistant propose un horaire où j'ai déjà un engagement¶

Deux causes possibles. L'engagement est sur un autre calendrier : Wably ne lit que le calendrier choisi pour les réservations. Ou l'événement est marqué comme disponible dans Google Calendar au lieu d'occupé : les événements disponibles ne bloquent pas le créneau. Déplacez l'engagement sur le calendrier des réservations ou marquez-le comme occupé.

Un jour donné, l'assistant ne propose aucun horaire¶

Vérifiez dans cet ordre. Le jour est fermé dans les Horaires de travail. Un événement « toute la journée » sur le calendrier des réservations bloque la journée entière, même s'il s'agit d'un simple rappel personnel comme un anniversaire. L'agenda de ce jour est déjà complet. Pour le jour même, l'assistant ne propose pas d'horaires commençant dans moins d'une heure.

Comment bloquer des congés, des jours fériés ou un après-midi libre ?¶

Créez un événement sur le calendrier des réservations : « toute la journée » bloque la journée entière, avec horaire il ne bloque que cette plage. Rien à régler dans Wably : l'assistant lit votre agenda et ne propose pas ces horaires. En savoir plus : synchronisation Google Calendar.

J'ai déplacé ou supprimé un rendez-vous directement dans Google Calendar¶

Aucun souci. Wably lit le calendrier toutes les 30 minutes et se met à jour : le rappel suit le nouvel horaire, et un rendez-vous supprimé ne reçoit pas de rappel. Vos propres modifications dans l'agenda ne déclenchent pas l'alerte annulations, qui ne concerne que les changements faits par les clients sur WhatsApp.

Horaires, durées et grille des rendez-vous¶

Les horaires proposés ne tombent pas à l'heure pile¶

Les horaires partent de l'ouverture de la journée et avancent d'un pas égal à la durée plus la marge. Avec 60 minutes de durée et 10 de marge, le pas est de 70 : 14h00, 15h10, 16h20. Pour des horaires ronds, faites en sorte que durée plus marge donne 60 minutes (50+10, 45+15, 55+5) ou 30 minutes (25+5, 20+10). Guide avec exemples : Horaires de travail.

J'ai deux durées : comment les garder toutes les deux sur une grille ordonnée ?¶

La marge est unique et vaut pour toutes les durées, et chaque durée avance avec son propre pas. Choisissez des durées qui, avec la même marge, donnent 60 ou 30 minutes. Exemple avec une marge de 10 minutes : première consultation de 50 (pas de 60) et séance de suivi de 20 (pas de 30). Avec une séance de suivi de 30, le pas passe à 40 : 9h00, 9h40, 10h20. Les deux durées sont incluses dans la formule Standard, la formule Starter en a une. En savoir plus : rendez-vous de durées différentes.

Après un rendez-vous court, l'assistant propose un horaire hors grille¶

C'est voulu. Avec deux durées, l'assistant propose aussi l'horaire qui part de la fin d'un rendez-vous déjà dans l'agenda, plus la marge. Si une séance de suivi se termine à 9h30 et que la marge est de 10 minutes, il propose aussi 9h40. Le temps laissé libre par un rendez-vous court redevient ainsi réservable.

Comment régler la pause déjeuner ou la pause entre deux clients ?¶

La pause entre deux clients est la Marge entre les rendez-vous, dans l'encadré vert en haut des Horaires de travail. La pause déjeuner s'active jour par jour, avec son heure de début et de fin. Si vous travaillez le matin et le soir avec une longue coupure, couvrez-la avec la pause déjeuner.

Le client demande un soin qui ne figure pas parmi les durées¶

L'assistant propose les durées que vous avez configurées, avec les noms que vous avez choisis. Les services d'Infos & services forment votre grille tarifaire et ne créent pas de durées réservables : les durées se règlent dans les Horaires de travail. Donnez aux durées les noms qu'utilisent vos clients, par exemple « Première consultation » et « Séance de suivi ».

Les horaires proposés sont décalés d'une heure ou plus¶

Vérifiez le Fuseau horaire dans Profil. L'assistant calcule les horaires dans le fuseau du cabinet, y compris pour les clients qui écrivent depuis l'étranger.

Plusieurs cabinets et double adresse¶

Je travaille dans deux cabinets : comment dire à l'assistant où je suis chaque jour ?¶

Dans Infos & services, dans le champ Adresse du cabinet, écrivez une ligne par cabinet en commençant par les jours. Par exemple :

Lundi et mercredi : 12 rue de la République, Lyon

Mardi et jeudi : 4 avenue Jean Jaurès, Villeurbanne

L'assistant affiche les horaires libres par jour avec le cabinet, et le répète dans la demande de confirmation et dans le message final. Avec un seul cabinet, écrivez seulement l'adresse. Si vous travaillez à domicile ou en ligne, laissez le champ vide. En savoir plus : rendez-vous sur plusieurs cabinets.

L'assistant indique le mauvais cabinet ou donne l'adresse complète¶

Vérifiez le format de chaque ligne : les jours en toutes lettres (Lundi, pas Lun), les deux-points, puis l'adresse, comme dans l'exemple. Chaque jour ne doit figurer que sur une ligne. S'il ne peut pas associer avec certitude un cabinet à un jour, l'assistant donne l'adresse complète telle que vous l'avez écrite et laisse le client choisir. Il ne présente jamais un cabinet un jour que vous n'avez pas indiqué. Guide complet : rendez-vous sur plusieurs cabinets.

Dans les deux cabinets, mes horaires sont différents¶

Aucun problème : le cabinet est lié au jour et les horaires se règlent jour par jour. Lundi dans un cabinet de 9h à 13h et mardi dans l'autre de 14h à 19h : réglez ces plages sur les deux jours.

L'un des deux cabinets est fermé pendant une période¶

Bloquez ces jours sur le calendrier des réservations avec un événement « toute la journée » : l'assistant ne propose pas d'horaires ces jours-là.

Rendez-vous saisis à la main dans l'agenda¶

Puis-je saisir un rendez-vous à la main ?¶

Oui, directement dans Google Calendar, sur le calendrier des réservations. Pas besoin d'un autre agenda : le créneau devient tout de suite occupé pour les réservations sur WhatsApp et le client reçoit le rappel comme les autres. Pour un client déjà dans votre répertoire, le numéro dans les notes suffit ; pour un nouveau client, il faut le numéro et le nom. Guide : rappels depuis l'agenda.

Que dois-je écrire dans l'événement pour que le rappel parte ?¶

Trois règles. Écrivez le numéro du client dans les notes de l'événement, dans n'importe quel format : sans indicatif international, Wably utilise le pays du cabinet. Mettez le nom dans le titre, en deux ou trois mots sans chiffres, ou une ligne « Client : Prénom Nom » dans les notes. Donnez un horaire à l'événement, pas « toute la journée ». Si le client est déjà dans votre répertoire, le numéro suffit. S'il est nouveau, il faut le numéro et le nom : avec le numéro seul, Wably ne crée pas le contact, pour ne pas remplir le répertoire d'entrées sans nom, et le rappel ne part pas. Exemple : titre « Camille Dubois », notes « 06 12 34 56 78, deuxième séance ».

Le rappel d'un rendez-vous saisi à la main n'est pas parti¶

Causes les plus fréquentes : le numéro de téléphone manque dans les notes ; l'événement est « toute la journée » ; l'événement est sur un autre calendrier que celui des réservations ; le client est nouveau et l'événement n'a pas de nom reconnaissable, par exemple parce que le titre est trop long et que les notes n'ont pas de ligne « Client : » ; votre répertoire contient deux personnes portant le même nom ; vous avez saisi le rendez-vous après l'heure d'envoi de la veille. Les rappels sont inclus dans la formule Standard. Guide : le rappel n'est pas parti, pourquoi ?.

Le client peut-il déplacer sur WhatsApp un rendez-vous que j'ai saisi moi-même ?¶

Oui, si l'événement contient le numéro d'où le client vous écrit et, pour un nouveau client, son nom. Wably relie le rendez-vous à ce client environ une demi-heure après la saisie, puis le client peut le déplacer ou l'annuler dans la conversation comme s'il l'avait réservé lui-même.

J'utilise Calendly ou les agendas de réservation de Google Calendar¶

Le nom du client est reconnu seul, le téléphone non. Dans le formulaire de réservation, ajoutez la question du téléphone et rendez-la obligatoire : sans numéro, le rappel ne part pas.

Wably a créé un contact avec un nom étrange¶

Cela arrive quand le nom vient du titre de l'événement : Wably enregistre le contact avec une note qui vous demande de le vérifier. Si vous enregistrez vos contacts dans Google Contacts, corrigez le nom dans le répertoire du téléphone : la correction arrive toute seule dans Wably. Pour l'éviter, écrivez dans les notes une ligne « Client : Prénom Nom ».

Contacts et répertoire¶

Dois-je saisir mes clients à la main dans Wably ?¶

Non. Les contacts arrivent de trois façons : depuis votre répertoire Google, avec le bouton Synchroniser dans Contacts et automatiquement chaque nuit ; depuis les nouveaux clients qui réservent sur WhatsApp ; depuis les rendez-vous saisis dans l'agenda avec le numéro et le nom du client. En savoir plus : gestion des contacts et du répertoire.

Pourquoi les contacts importés sont-ils tous désactivés ?¶

C'est une protection. Votre répertoire Google contient aussi proches, amis et fournisseurs, et vous ne voulez pas que l'assistant leur réponde. Activez l'interrupteur uniquement pour les clients, ou utilisez IA pour tous si le numéro est dédié au travail. Les contacts nés d'une réservation ou d'un rendez-vous dans l'agenda arrivent en revanche déjà activés.

Un nouveau client n'apparaît pas dans Contacts¶

Un nouveau client entre dans Contacts quand il réserve, pas à son premier message. Les contacts Google arrivent avec Synchroniser ou avec la mise à jour automatique de la nuit. Pour le retrouver, utilisez le champ de recherche par nom ou téléphone.

Je veux que les nouveaux clients arrivent aussi dans le répertoire de mon téléphone¶

Sur l'Accueil, activez Enregistrer les nouveaux contacts dans Google Contacts. Wably ajoute à votre répertoire Google les nouveaux clients qui réservent sur WhatsApp. Il ne fait qu'ajouter : il ne modifie ni ne supprime jamais vos contacts existants.

Wably peut-il supprimer ou modifier mes contacts Google ?¶

Non. La synchronisation va de Google Contacts vers Wably. Ce que vous activez, désactivez ou retirez dans Wably ne touche pas votre répertoire Google. La seule écriture possible est l'ajout des nouveaux clients, et seulement si vous activez l'interrupteur dédié. Guide : la synchronisation est à sens unique.

Rappels, avis et e-mails¶

Les rappels ne partent pour aucun client¶

Vérifiez quatre choses. La formule : les rappels sont inclus dans la formule Standard. L'interrupteur Envoyer les rappels sur l'Accueil. L'heure d'envoi : le rappel part la veille à l'heure choisie, 11h00 si vous ne la changez pas. Le paiement Meta : les rappels sont des messages payants facturés par Meta, qui les bloque si votre compte Meta Business n'a pas de moyen de paiement valide.

Le second rappel du jour même n'arrive pas¶

Le second rappel est désactivé au départ : activez-le sur l'Accueil et choisissez son délai avant le rendez-vous (2, 3 ou 4 heures). Il ne part jamais avant 7h00 et il est sauté s'il reste moins d'une heure avant le rendez-vous.

La demande d'avis ne part pas¶

Vérifiez que le champ Lien avis d'Infos & services contient le lien et que l'interrupteur Demande d'avis est activé sur l'Accueil. La demande part une seule fois par client, après son premier rendez-vous, entre 8h00 et 21h00. Avec le canal E-mail, seuls les clients ayant une adresse e-mail la reçoivent. Elle est incluse dans la formule Standard. En savoir plus : demande d'avis automatique.

Je ne reçois pas le récapitulatif quotidien de 19h00¶

Le récapitulatif n'arrive que si l'assistant a géré des réservations ou des modifications dans les dernières 24 heures : les jours sans nouveauté, vous ne recevez rien. Vérifiez que l'interrupteur est activé dans la carte Alertes pour vous de l'Accueil et regardez dans le dossier spam.

Un client a annulé mais je n'ai pas reçu l'alerte¶

L'alerte annulations ne concerne que les annulations et les déplacements faits par les clients sur WhatsApp, dans le seuil que vous avez choisi : 24, 48 ou 72 heures. Les annulations plus lointaines figurent dans le récapitulatif quotidien. Vos propres modifications dans l'agenda ne déclenchent pas d'alerte. L'alerte est incluse dans la formule Standard. En savoir plus : alerte annulations et créneaux libres.

Ce que l'assistant répond aux clients¶

Le client a envoyé un vocal ou une photo¶

Pour le moment, l'assistant ne lit que les messages écrits. Il répond au client que vous verrez les vocaux, photos et documents dans la conversation, et l'invite à écrire sa demande. Vous les retrouvez dans l'application WhatsApp Business, comme toujours. Guide : vocaux, photos et documents des clients.

L'assistant ne sait pas répondre sur les tarifs et les services¶

L'assistant ne dit que ce qui est écrit dans Infos & services et n'invente rien : s'il manque une information, il renvoie vers vous. Remplissez Services et tarifs, Infos générales et FAQ, puis Enregistrer : les nouvelles informations s'appliquent aussitôt. Avec la formule Starter, l'assistant utilise la Description de l'activité et l'Adresse du cabinet ; services, tarifs, infos générales et FAQ sont inclus dans la formule Standard. Guide : Infos & services.

L'assistant vouvoie et je préfère le tutoiement¶

Sur l'Accueil, carte Comportement de l'assistant, choisissez le Ton : Amical tutoie, Formel vouvoie. Le choix du ton est inclus dans la formule Standard.

Le client m'écrit dans une autre langue¶

L'assistant répond à chaque client dans sa langue. La Langue dans Profil est la langue principale du cabinet et ne limite pas les réponses. En savoir plus : assistant multilingue.

Un client veut déplacer un rendez-vous réservé depuis un autre numéro¶

Par sécurité, l'assistant ne modifie que les rendez-vous liés au numéro qui écrit. Si un parent a réservé pour son enfant depuis son téléphone, le déplacement se demande depuis ce même numéro, ou vous le faites dans l'agenda.

Le client demande un avis sur son cas¶

L'assistant ne donne pas d'évaluations cliniques ou spécialisées : il réserve, répond sur les services, les tarifs et les informations du cabinet, et renvoie vers vous pour le reste.

Coûts des messages WhatsApp¶

Qui paie les messages WhatsApp et comment garder la dépense sous contrôle ?¶

Les messages WhatsApp sont facturés par Meta directement sur le compte WhatsApp Business de votre activité, et non par Wably. La Limite de sécurité quotidienne sur l'Accueil met l'assistant en pause au-delà du nombre de messages choisi (200, 360, 800 ou 1500 par jour, 360 si vous ne le changez pas) et vous prévient par e-mail. Pour estimer la dépense, utilisez le calculateur dans offres et tarifs.

Toujours bloqué ?¶

Écrivez-nous, nous répondons par e-mail. Pour aller plus vite, indiquez ce que vous faisiez, le jour et l'heure du problème et, si possible, joignez une capture de l'écran. Ne nous envoyez jamais de mots de passe ni de codes d'accès.