Questions fréquentes sur Wably, l'assistant IA sur WhatsApp¶
Vous trouverez ici les réponses aux questions qu'un professionnel se pose avant d'essayer Wably : comment il répond aux clients, comment il gère l'agenda, combien il coûte et où vont les données. Chaque réponse est courte et renvoie à la page qui donne tous les détails.
Ce qu'est Wably, l'assistant IA sur WhatsApp, et pour qui¶
Qu'est-ce que Wably ?¶
Wably est un assistant IA qui répond à vos clients sur WhatsApp, sur le numéro que vous utilisez déjà. Il donne des informations sur vos services, vos tarifs et votre cabinet, propose les créneaux libres de votre agenda, réserve, déplace et annule les rendez-vous, et envoie rappels et demandes d'avis. Il travaille 24 heures sur 24, même quand vous êtes occupé ou que le cabinet est fermé. En savoir plus : assistant IA conversationnel sur WhatsApp.
À quels professionnels Wably s'adresse-t-il ?¶
À ceux qui travaillent sur rendez-vous : kinésithérapeutes, ostéopathes, masseurs bien-être, orthophonistes, podologues, sages-femmes, nutritionnistes, psychologues, mais aussi instituts de beauté, coachs sportifs, salons de tatouage, centres de massage et salons de toilettage. Si vos clients vous écrivent sur WhatsApp pour demander des informations et prendre rendez-vous, Wably est fait pour vous. Voir les solutions par métier.
Quelle différence entre Wably et un chatbot WhatsApp classique ?¶
Un chatbot classique fait choisir entre des menus et des boutons, puis vous transmet la demande. Wably comprend les messages écrits avec des mots de tous les jours, connaît vos tarifs et lit votre agenda : le client demande, obtient la réponse et réserve dans la même conversation, sans que vous ayez à intervenir. En savoir plus : Wably et les chatbots WhatsApp comparés.
Puis-je voir comment il répond avant de m'inscrire ?¶
Oui. Dans la démo en direct, vous écrivez à l'assistant comme le ferait l'un de vos clients : demandez un tarif, un horaire, essayez de réserver. Aucune inscription n'est nécessaire.
Comment il répond à vos clients¶
Répond-il comme une vraie personne ?¶
Oui. Il écrit des messages courts et naturels, comme on le fait sur WhatsApp, sans menus et sans phrases de répondeur automatique. Il utilise les mots de votre métier, par exemple séance, consultation ou visite, et le ton que vous choisissez. Il répond seulement à ce que le client demande, sans ajouter d'informations non demandées.
Les clients savent-ils qu'ils parlent à un assistant virtuel ?¶
Oui. Dans le premier message, l'assistant se présente comme l'assistant virtuel de votre cabinet et indique ce qu'il peut faire. La transparence crée la confiance : le client sait qu'il reçoit une réponse tout de suite, à toute heure, et que pour les questions personnelles il peut toujours s'adresser à vous.
L'assistant peut-il inventer des tarifs ou des informations ?¶
Non. L'assistant utilise uniquement les informations que vous écrivez dans le tableau de bord, dans Infos & services, et les horaires réels de votre agenda. Si une information manque, il ne l'invente pas et renvoie vers vous. Quand vous modifiez un tarif ou un service, l'assistant utilise tout de suite la nouvelle version. En savoir plus : secrétaire virtuelle IA.
Que fait l'assistant si le client demande quelque chose qu'il ne sait pas ?¶
Il le dit avec tact et renvoie vers vous, sans improviser. Plus vous écrivez d'informations dans Infos & services, par exemple le stationnement, les moyens de paiement ou ce qu'il faut apporter au premier rendez-vous, plus l'assistant traite de questions tout seul.
L'assistant donne-t-il des conseils cliniques ou des diagnostics ?¶
Non. L'assistant s'occupe uniquement de l'organisation : informations sur le cabinet, tarifs et rendez-vous. Il ne pose pas de diagnostic, ne donne pas de conseils cliniques et ne promet pas de résultats. Les évaluations restent toujours les vôtres.
Répond-il aussi le soir, la nuit et le week-end ?¶
Oui, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. La personne qui vous écrit à dix heures du soir reçoit tout de suite une réponse et peut réserver, au lieu de chercher un autre professionnel qui réponde plus vite.
Répond-il aussi aux personnes qui m'écrivent pour la première fois ?¶
Oui. Une personne qui n'est pas encore votre cliente reçoit une réponse comme tout le monde, obtient des informations et peut réserver tout de suite. Quand elle réserve, Wably l'ajoute à votre répertoire. C'est ainsi que l'assistant vous apporte de nouveaux clients, au lieu de seulement gérer ceux que vous avez déjà. En savoir plus : gestion des contacts et du répertoire.
Dans quelles langues répond-il ?¶
L'assistant reconnaît la langue dans laquelle le client écrit et répond dans la même langue, sans aucun réglage. C'est utile si vous avez des clients étrangers ou si vous travaillez dans une zone touristique. En savoir plus : assistant IA WhatsApp multilingue.
Puis-je choisir si l'assistant tutoie ou vouvoie ?¶
Oui. Avec le ton Amical l'assistant tutoie, avec le ton Formel il vouvoie, toujours de façon cordiale. Le choix du ton est inclus dans l'offre Standard. En savoir plus : personnalisation et contrôle.
L'assistant écrit-il aux clients de sa propre initiative ?¶
Non. L'assistant répond aux personnes qui vous écrivent. Les seuls messages envoyés automatiquement sont ceux que vous activez : le rappel avant le rendez-vous et la demande d'avis après la première visite. Aucune promotion, aucun message surprise.
Rendez-vous et agenda¶
L'assistant peut-il se tromper de rendez-vous ou créer des doubles réservations ?¶
L'assistant ne s'appuie pas sur une copie de l'agenda : à chaque demande, il lit votre Google Calendar en temps réel et ne propose que des créneaux réellement libres. Avant de réserver, déplacer ou annuler, il demande toujours une confirmation au client. Ensuite, il inscrit le rendez-vous directement dans votre agenda. En savoir plus : gestion des rendez-vous sur WhatsApp.
Gère-t-il des rendez-vous de durées différentes ?¶
Oui. Vous pouvez définir deux durées, par exemple une première consultation de 50 minutes et un suivi de 20, chacune avec son nom. L'assistant demande au client laquelle il lui faut et cherche le bon créneau pour cette durée. Les deux durées sont incluses dans l'offre Standard. En savoir plus : rendez-vous de durées différentes.
Puis-je définir des pauses, la pause déjeuner et les jours de fermeture ?¶
Oui. Vous définissez les horaires jour par jour, la pause déjeuner, les jours fermés et une pause entre deux clients. Pour les congés et les imprévus, un événement dans votre Google Calendar suffit : l'assistant ne propose pas ces horaires. Guide : horaires de travail.
Je travaille dans plusieurs cabinets : Wably gère-t-il plusieurs adresses ?¶
Oui. Vous indiquez les jours où vous êtes dans chaque cabinet et l'assistant propose les horaires avec le bon lieu pour chaque jour, puis le rappelle dans la confirmation et dans le message final. Le client sait toujours où aller. En savoir plus : rendez-vous dans plusieurs cabinets.
Les clients peuvent-ils déplacer ou annuler leur rendez-vous eux-mêmes ?¶
Oui, directement dans la conversation. L'assistant montre au client ses rendez-vous, propose de nouveaux créneaux libres et met à jour l'agenda. Par sécurité, chaque client ne peut modifier que ses propres rendez-vous. Avec l'offre Standard, vous recevez aussi une alerte par e-mail quand un client annule ou déplace un rendez-vous proche.
Un client peut-il réserver pour un membre de sa famille ?¶
Oui. Si un parent réserve pour son enfant ou si quelqu'un réserve pour un proche, l'assistant enregistre le rendez-vous au nom de la personne qui viendra au cabinet.
Puis-je continuer à saisir les rendez-vous à la main ?¶
Bien sûr. Vous ajoutez, déplacez ou supprimez les rendez-vous dans votre Google Calendar comme aujourd'hui : Wably se synchronise toute seule et l'assistant voit immédiatement ces horaires comme occupés. Si vous indiquez dans l'événement le numéro et le nom du client, il reçoit lui aussi le rappel. Guide : rappels depuis l'agenda.
Évite-t-il les réservations de dernière minute ?¶
Oui. L'assistant ne propose pas de créneaux qui commencent dans l'heure qui suit, pour que vous ne vous retrouviez pas avec un client qui arrive sans prévenir.
J'utilise Outlook ou le calendrier Apple : puis-je utiliser Wably ?¶
Wably fonctionne avec Google Calendar, qui est gratuit : il suffit d'un compte Google. Beaucoup de professionnels en créent un exprès pour l'agenda du cabinet et le consultent depuis l'application Google Calendar sur leur téléphone. En savoir plus : synchronisation Google Calendar.
Dois-je utiliser un agenda Google dédié au cabinet ?¶
Ce n'est pas obligatoire. Si votre compte Google contient plusieurs agendas, vous choisissez celui dans lequel l'assistant lit les disponibilités et inscrit les réservations. Vous gardez ainsi l'agenda du cabinet séparé de votre agenda personnel. Guide : connecter Google Calendar.
WhatsApp et votre numéro¶
Dois-je changer de numéro de téléphone ?¶
Non. Wably fonctionne sur le numéro WhatsApp Business que vous utilisez déjà : pas de nouveau numéro, rien à changer sur vos cartes de visite, votre site ou vos réseaux sociaux. Vos clients continuent à vous écrire là où ils l'ont toujours fait. En savoir plus : WhatsApp Business sans changer de numéro.
J'utilise WhatsApp classique et non WhatsApp Business : puis-je utiliser Wably ?¶
Oui. Vous installez l'application WhatsApp Business, gratuite, sur le même numéro : l'application vous propose de récupérer les conversations que vous avez déjà. Ensuite, vous connectez le numéro à Wably avec la procédure guidée.
Puis-je continuer à utiliser WhatsApp sur mon téléphone ?¶
Oui. Vous et l'assistant utilisez le même numéro : sur votre téléphone, vous voyez toutes les conversations, y compris les réponses de l'assistant, et vous pouvez écrire comme d'habitude. Les conversations restent là où elles sont.
Mes clients doivent-ils installer quelque chose ?¶
Non. Vos clients vous écrivent sur WhatsApp comme ils le font déjà. Aucune application à télécharger, aucun lien à ouvrir, aucun formulaire à remplir.
Ma famille et mes amis recevront-ils des réponses de l'assistant ?¶
C'est vous qui décidez. Quand vous importez votre répertoire Google, tous les contacts arrivent désactivés, c'est-à-dire avec l'interrupteur éteint : famille, amis et fournisseurs restent exclus. Vous activez l'assistant seulement pour les clients, un par un, ou pour tout le monde si le numéro est réservé au travail. En savoir plus : gestion des contacts et du répertoire.
Rappels, absences et avis¶
Wably aide-t-il à réduire les absences ?¶
Oui. La veille du rendez-vous, le client reçoit un rappel sur WhatsApp, sous forme de simple message ou de demande de confirmation avec les boutons Confirmer et Déplacer. Celui qui ne peut pas venir libère le créneau à temps et vous pouvez le réattribuer. Vous pouvez ajouter un second rappel quelques heures avant. Les rappels sont inclus dans l'offre Standard. En savoir plus : rappels de rendez-vous automatiques.
Quand les rappels sont-ils envoyés ?¶
Le premier part la veille, à l'heure que vous choisissez entre 9h00, 11h00 et 17h00. Le second, si vous l'activez, part le jour même, 2, 3 ou 4 heures avant le rendez-vous.
Suis-je prévenu si un client annule ?¶
Oui. Avec l'offre Standard, vous recevez un e-mail quand un client annule ou déplace un rendez-vous proche, dans les 24, 48 ou 72 heures, pour pouvoir remplir le créneau libéré. Le soir à 19h00, vous recevez aussi un récapitulatif des réservations et des modifications de la journée. En savoir plus : alertes d'annulation et créneaux libres et récapitulatif quotidien par e-mail.
Wably m'aide-t-il à obtenir plus d'avis Google ?¶
Oui. Après le premier rendez-vous, Wably envoie au client, sur WhatsApp ou par e-mail, la demande d'avis avec le lien que vous choisissez, par exemple votre fiche Google. La demande part une seule fois par client, au bon moment. Elle est incluse dans l'offre Standard. En savoir plus : demande d'avis automatique.
Activation et utilisation au quotidien¶
Combien de temps faut-il pour activer Wably ? Faut-il être technicien ?¶
Quelques minutes suffisent, sans aucune compétence technique. L'activation guidée vous accompagne pas à pas : vous écrivez avec vos mots vos services, tarifs et horaires, vous connectez Google et WhatsApp, et vous activez l'assistant. Guide : activation guidée.
De quoi ai-je besoin pour utiliser Wably ?¶
De trois choses : le numéro WhatsApp Business de votre activité, et un compte Google avec Google Calendar pour l'agenda et Google Contacts pour le répertoire. Aucun logiciel à installer.
Puis-je tout gérer depuis mon téléphone ?¶
Oui. Le tableau de bord s'ouvre dans le navigateur, sur le téléphone comme sur l'ordinateur. De là, vous activez et désactivez l'assistant, modifiez horaires et tarifs, choisissez à quels contacts il répond et suivez le déroulement du mois.
Puis-je désactiver l'assistant quand je veux ?¶
Oui, à tout moment : avec un interrupteur général pour tout le monde, ou contact par contact. Les messages des clients continuent d'arriver sur votre WhatsApp, simplement l'assistant ne répond pas tant que vous ne l'avez pas réactivé.
Comment savoir ce que l'assistant a fait ?¶
Sur l'Accueil du tableau de bord, vous voyez le bilan du mois : réservations gérées par l'assistant et rappels envoyés. Les jours où il y a du nouveau, vous recevez le soir par e-mail le récapitulatif de la journée, et tous les rendez-vous sont dans votre Google Calendar. Sur votre téléphone, dans WhatsApp, vous pouvez lire chaque conversation.
Tarifs, essai gratuit et coûts WhatsApp¶
Combien coûte Wably ?¶
Deux offres avec abonnement mensuel : Starter à 29,90 € par mois et Standard à 49,90 € par mois. Starter répond aux clients sur votre activité et gère les réservations. Standard ajoute les réponses sur les services, les tarifs et les questions fréquentes, les rappels, deux durées de rendez-vous, le choix du ton, l'alerte d'annulation et la demande d'avis. Voir offres et tarifs.
Faut-il une carte bancaire pour l'essai gratuit ?¶
Non. L'essai dure 30 jours et ne demande pas de carte. À la fin de l'essai, rien n'est prélevé automatiquement : si vous voulez continuer, vous choisissez l'offre depuis le tableau de bord. Voir l'essai gratuit.
Puis-je changer d'offre ou résilier quand je veux ?¶
Oui. Depuis le tableau de bord, en toute autonomie, vous changez d'offre, mettez à jour le moyen de paiement ou résiliez l'abonnement. Aucune durée d'engagement. Voir gérer l'abonnement.
Y a-t-il des coûts WhatsApp en plus de l'abonnement ?¶
Les messages WhatsApp sont facturés par Meta directement sur votre compte, et Wably n'applique aucune majoration. Chaque mois, Meta inclut 1 000 messages de service gratuits par numéro, c'est-à-dire les réponses de l'assistant dans la conversation : cela correspond à environ 250 réservations. Les rappels coûtent quelques centimes chacun. Une limite de sécurité quotidienne, que vous fixez, garde toujours la dépense sous contrôle. En savoir plus : combien coûte WhatsApp Business en 2026.
Wably est-il rentable ?¶
Faites un calcul simple : si une de vos séances coûte 50 €, un rendez-vous de plus ou une absence évitée par mois suffit à couvrir l'offre Standard. Tout le reste, des clients qui écrivent le soir aux heures que vous ne passez plus à répondre aux messages, est un gain. Avec l'essai gratuit de 30 jours, vous le vérifiez avec vos propres chiffres.
Confidentialité et sécurité des données¶
Mes données et celles de mes clients sont-elles en sécurité ?¶
Oui. L'infrastructure de Wably est entièrement en Europe, sur Oracle Cloud, dans le centre de données de Francfort. Les données sont chiffrées et séparées pour chaque cabinet : aucun autre professionnel ne peut les voir. En savoir plus : sécurité, confidentialité et RGPD.
Wably traite-t-il des données de santé ?¶
Non. Wably gère uniquement les données nécessaires aux rendez-vous : nom, numéro de téléphone, date et heure, type de service. Comptes rendus, diagnostics et dossiers restent en dehors de Wably. C'est pourquoi il convient aussi aux cabinets de santé et aux psychologues.
Les conversations servent-elles à entraîner l'intelligence artificielle ?¶
Non. Wably utilise des modèles d'intelligence artificielle dédiés à un usage professionnel : les conversations de vos clients ne servent pas à entraîner des IA publiques et restent privées.
Wably est-il conforme au RGPD ?¶
Oui. Wably est conçu pour la réglementation européenne sur la protection des données et met à disposition l'accord de traitement des données. Voir comment nous traitons vos données et l'accord de traitement des données (DPA).
Si j'arrête d'utiliser Wably, que deviennent mes données ?¶
Les rendez-vous restent dans votre Google Calendar et les conversations dans votre WhatsApp : ils vous appartiennent et vous ne les perdez pas. Vous pouvez déconnecter les intégrations et demander la suppression de vos données dans Wably quand vous le souhaitez. Voir vos droits.
Vous n'avez pas trouvé la réponse ?¶
Si vous avez un problème de configuration, consultez problèmes courants et solutions. Pour toute autre question, écrivez-nous : nous vous répondons par e-mail.