Problemas comunes de Wably: configuración y soluciones¶
Esta página reúne los problemas comunes que un profesional encuentra cuando configura Wably por primera vez y en las primeras semanas de uso. Las preguntas siguen el orden de la configuración: activación, WhatsApp, calendario, horarios y duraciones, sedes, citas añadidas a mano, contactos, recordatorios. Cada respuesta da la solución en breve y el enlace a la guía completa.
Las cuatro comprobaciones que resuelven la mayoría de los problemas comunes¶
Antes de buscar tu caso, comprueba estos cuatro puntos en el panel:
- Interruptor general encendido, en la franja verde en lo alto del Inicio.
- WhatsApp Business y Google Calendar en Conectado, en la tarjeta Integraciones del Inicio.
- Horarios de trabajo guardados, con al menos un día abierto: ver Horarios de trabajo.
- Prueba gratuita o suscripción activas: con la prueba caducada el asistente se detiene. Ver la prueba gratuita.
Activación y primer acceso¶
No consigo acceder al panel de Wably¶
Usa el enlace de recuperación de contraseña en la pantalla de acceso. El email de acceso es el que usaste al registrarte: en Perfil es de solo lectura. Si el problema continúa, escríbenos. Guía: acceso y primera entrada.
He completado la activación guiada pero el asistente no responde¶
La activación guiada lo prepara todo, pero el asistente lo enciendes tú. Ve al Inicio y enciende el interruptor general en la franja verde de arriba. Si la barra de la activación guiada no está al 100%, abre el paso que no está marcado y complétalo. Guía: activación guiada.
¿En qué orden conviene configurar Wably?¶
Sigue el orden de la activación guiada: Perfil, Horarios de trabajo, Info & servicios, Google Calendar, Google Contacts, WhatsApp. Así, cuando el asistente empieza a responder, ya conoce horarios, servicios y precios. Importa los contactos de Google antes de encenderlo: familiares y amigos entran en la agenda deshabilitados, es decir, con el interruptor apagado, y no reciben respuestas automáticas.
La prueba gratuita ha terminado y el asistente ya no responde¶
Al final de los 30 días de prueba, si no has activado un plan, el asistente se detiene. Pasa lo mismo si el pago de la suscripción no se completa. Activa o actualiza el plan desde Perfil, botón Gestionar. Guías: la prueba gratuita y gestión de la suscripción.
Conectar WhatsApp Business¶
¿Tengo que cambiar de número o avisar a los clientes?¶
No. Wably trabaja con el número de WhatsApp Business que ya usas. Tú sigues escribiendo desde el móvil como siempre, el asistente responde en paralelo en el mismo número y los chats se quedan donde están. Los clientes no tienen que hacer nada. Más información: WhatsApp Business sin cambiar tu número.
Uso WhatsApp normal y no WhatsApp Business: ¿puedo conectarlo?¶
Wably se conecta a la app WhatsApp Business. Si en el número del centro usas WhatsApp normal, instala primero la app WhatsApp Business en el mismo número: la app te ofrece llevarte los chats existentes. Meta puede exigir que el número lleve algunos días en uso en WhatsApp Business antes de la conexión. Después conecta el número desde la pantalla Integraciones.
La conexión de WhatsApp no se completa¶
Comprueba tres cosas. La app WhatsApp Business tiene que estar actualizada a la última versión. El móvil con el número del centro tiene que estar a mano, porque el proceso pide confirmarlo. El número no debe estar ya conectado a otra plataforma que use las API oficiales de WhatsApp: en ese caso hay que desconectarlo antes. Si el error continúa, escríbenos con una captura de pantalla. Guía: conectar WhatsApp Business.
WhatsApp estaba conectado y ahora aparece desconectado¶
Meta desconecta el número si la app WhatsApp Business se queda cerrada en el móvil durante unos 14 días, o si la app se desinstala. Abre la app al menos una vez a la semana, así te mantienes lejos del límite, y no la desinstales. Si en la tarjeta Integraciones WhatsApp ya no aparece como Conectado, vuelve a conectar el número desde la pantalla Integraciones.
El asistente no responde o responde a quien no debe¶
El asistente no responde a nadie¶
Comprueba por orden: interruptor general del Inicio encendido; WhatsApp en Conectado en la tarjeta Integraciones; prueba o suscripción activas. Si has recibido un email sobre el límite de seguridad diario, el asistente está en pausa hasta medianoche y luego vuelve a arrancar solo, o arranca enseguida si subes el límite desde el Inicio. Guía: límite de seguridad diario.
El asistente no responde a un cliente concreto¶
Abre Contactos y busca al cliente: si está deshabilitado, el asistente se queda en silencio. Los contactos importados de Google llegan siempre deshabilitados. Un cliente aparece deshabilitado durante un tiempo también cuando le has escrito tú (6 horas) o cuando ha aceptado la pausa que le propone el asistente para escribirte (hasta 10 minutos después de su último mensaje): luego vuelve a estar habilitado solo. Si está habilitado, la conversación puede haberse detenido por las protecciones automáticas, que intervienen cuando llegan demasiados mensajes en pocos minutos o cuando al otro lado responde un sistema automático. En ese caso vuelve a arrancar sola.
El asistente ha respondido a un familiar o a un amigo¶
El asistente responde a quien te escribe y no está en Contactos, como a un cliente nuevo: es lo que te trae nuevas reservas. Para excluir a la familia, importa la agenda de Google con Sincronizar: los contactos importados entran deshabilitados y siguen así hasta que los habilites tú. Habilita solo a los clientes. Usa IA para todos solo si el número está dedicado al trabajo. Guía: por qué los contactos empiezan deshabilitados.
El asistente responde con unos segundos de retraso¶
Es a propósito. Muchos clientes escriben dos o tres mensajes seguidos: el asistente espera unos segundos, los lee todos y responde una sola vez, en lugar de responder a mitad de frase.
El asistente deja de responder después de que he intervenido en el chat con un cliente¶
¿Le has escrito tú a ese cliente en las últimas 6 horas, o le has enviado /bot off? Entonces el asistente está parado solo con ese cliente. Para volver a encenderlo enseguida, escribe /bot on en su chat (consulta Responder manualmente a los clientes).
Google Calendar y disponibilidad¶
Las citas reservadas por el asistente no aparecen en el calendario¶
Comprueba que Google Calendar esté en Conectado en la tarjeta Integraciones. Después comprueba que miras el calendario correcto: si tu cuenta de Google tiene varios calendarios, Wably solo escribe en el elegido en el selector Calendario de la pantalla Integraciones. Guía: elegir el calendario de las reservas.
El asistente propone una hora en la que ya tengo un compromiso¶
Hay dos causas. El compromiso está en otro calendario: Wably solo lee el calendario elegido para las reservas. O el evento está marcado en Google Calendar como disponible en lugar de ocupado: los eventos disponibles no bloquean la hora. Pasa el compromiso al calendario de las reservas o márcalo como ocupado.
Un día el asistente no propone ninguna hora¶
Comprueba en este orden. El día está cerrado en los Horarios de trabajo. En el calendario de las reservas hay un evento de "todo el día": bloquea la jornada entera, aunque sea solo un recordatorio personal como un cumpleaños. La agenda de ese día ya está llena. Para el mismo día, el asistente no propone horas que empiecen dentro de una hora a partir de ahora.
¿Cómo bloqueo vacaciones, festivos o una tarde libre?¶
Crea un evento en el calendario de las reservas. Un evento de "todo el día" bloquea la jornada entera, un evento con hora bloquea solo esa franja. En Wably no hay nada que configurar: el asistente lee tu agenda y no propone esas horas. Más información: sincronización con Google Calendar.
He movido o borrado una cita directamente en Google Calendar¶
No pasa nada. Wably revisa el calendario cada 30 minutos y se pone al día: el recordatorio sigue la nueva hora, y una cita borrada no recibe recordatorio. Los cambios que haces tú en la agenda no generan el aviso de cancelaciones, que solo afecta a los cambios hechos por los clientes en WhatsApp.
Horarios, duraciones y rejilla de citas¶
Las horas propuestas no caen en punto¶
Las horas parten de la apertura del día y avanzan con un paso igual a duración más buffer. Con 60 minutos de duración y 10 de buffer el paso es 70: 14:00, 15:10, 16:20. Para tener horas redondas, haz que duración más buffer sumen 60 minutos (50+10, 45+15, 55+5) o 30 minutos (25+5, 20+10). Guía con ejemplos: Horarios de trabajo.
Tengo dos duraciones: ¿cómo las mantengo las dos en una rejilla ordenada?¶
El buffer es uno solo y vale para todas las duraciones, y cada duración avanza con su propio paso. Elige duraciones que, con el mismo buffer, sumen 60 o 30 minutos. Ejemplo con buffer de 10 minutos: primera visita de 50 (paso 60) y revisión de 20 (paso 30). Con revisión de 30 el paso pasa a 40: 9:00, 9:40, 10:20. Las dos duraciones están incluidas en el plan Standard, el Starter tiene una. Más información: citas con duraciones distintas.
Después de una cita corta el asistente propone una hora fuera de la rejilla¶
Es a propósito. Con dos duraciones, el asistente propone también la hora que parte del final de una cita que ya está en la agenda más el buffer. Si una revisión termina a las 9:30 y el buffer es de 10 minutos, propone también las 9:40. Así el tiempo que deja libre una cita corta vuelve a poder reservarse.
¿Cómo configuro la pausa para comer o la pausa entre un cliente y otro?¶
La pausa entre un cliente y otro es el Buffer entre citas, en el recuadro verde en lo alto de los Horarios de trabajo. La pausa para comer se activa día por día, con su hora de inicio y de fin. Si trabajas por la mañana y por la tarde con un parón largo, usa la pausa para comer para cubrir el parón.
El cliente pide un tratamiento que no está entre las duraciones¶
El asistente propone las duraciones que has configurado, con los nombres que has elegido tú. Los servicios escritos en Info & servicios son la lista de precios, no crean duraciones reservables: las duraciones se configuran en los Horarios de trabajo. Da a las duraciones los nombres que usan tus clientes, por ejemplo "Primera visita" y "Sesión de revisión".
Las horas propuestas están desfasadas una o más horas¶
Comprueba la Zona horaria en Perfil. El asistente calcula las horas en la zona horaria del centro, también para los clientes que escriben desde el extranjero.
Varias sedes y doble dirección¶
Trabajo en dos centros: ¿cómo le digo al asistente dónde estoy cada día?¶
En Info & servicios, en el campo Dirección del centro, escribe una línea por sede empezando por los días. Por ejemplo:
Lunes y miércoles: Calle Mayor 12, Madrid
Martes y jueves: Calle Real 4, Alcalá de Henares
El asistente muestra las horas libres divididas por día con la sede, y repite la sede en la solicitud de confirmación y en el mensaje final. Con una sola sede escribe solo la dirección. Si trabajas a domicilio o en línea, deja el campo vacío. Más información: citas en varias sedes.
El asistente indica la sede equivocada o da la dirección completa¶
Comprueba el formato de cada línea: los días escritos enteros (Lunes, no Lun), luego los dos puntos, luego la dirección, como en el ejemplo. Cada día tiene que aparecer en una sola línea. Cuando no consigue asociar con seguridad una sede a un día, el asistente da la dirección completa tal como la has escrito y deja elegir al cliente. Nunca presenta una sede en un día que no has indicado. Guía completa: citas en varias sedes.
En las dos sedes trabajo con horarios distintos¶
Ningún problema: la sede va ligada al día y los horarios se configuran día por día en los Horarios de trabajo. Si el lunes estás en una sede de 9 a 13 y el martes en la otra de 14 a 19, configura esas franjas en los dos días.
Una de las dos sedes se queda cerrada una temporada¶
Bloquea esos días en el calendario de las reservas con un evento de "todo el día". El asistente lee la agenda y no propone horas en esos días.
Citas añadidas a mano en la agenda¶
¿Puedo añadir una cita a mano?¶
Sí, directamente en Google Calendar, en el calendario elegido para las reservas. No hace falta otra agenda: la hora aparece enseguida como ocupada para las reservas por WhatsApp y el cliente recibe el recordatorio como todos los demás. Para un cliente que ya está en tus contactos basta el número en las notas; para un cliente nuevo hacen falta número y nombre. Guía: recordatorios desde la agenda.
¿Qué escribo en el evento para que salga el recordatorio?¶
Tres reglas. Escribe el número de teléfono del cliente en las notas del evento, en cualquier formato: sin prefijo internacional Wably usa el país del centro. Pon el nombre en el título, con dos o tres palabras sin números, o una línea "Cliente: Nombre Apellido" en las notas. Dale al evento una hora, no "todo el día". Si el cliente ya está en tus contactos basta el número. Si es nuevo hacen falta número y nombre: con el número solo, Wably no crea el contacto, para no llenar la agenda de entradas sin nombre, y el recordatorio no sale. Ejemplo: título "Lucía Martín", notas "612 345 678, segunda sesión".
El recordatorio de una cita escrita a mano no ha salido¶
Las causas más frecuentes: en las notas falta el número de teléfono; el evento es de "todo el día"; el evento está en un calendario distinto del de las reservas; el cliente es nuevo y en el evento falta un nombre reconocible, por ejemplo porque el título es demasiado largo y en las notas no está la línea "Cliente:"; en tus contactos hay dos personas con el mismo nombre; has añadido la cita después de la hora de envío del día anterior. Los recordatorios están incluidos en el plan Standard. Guía: el recordatorio no ha salido, ¿por qué?.
¿El cliente puede mover por WhatsApp una cita que he escrito yo?¶
Sí, si en el evento está el número desde el que el cliente te escribe y, para un cliente nuevo, también su nombre. Wably asocia la cita a ese cliente en una media hora desde que se añade, y después el cliente puede moverla o cancelarla en el chat como si la hubiera reservado él.
Uso Calendly o las citas de Google Calendar¶
El nombre del cliente se reconoce solo, el teléfono no. En el formulario de reserva añade la pregunta del teléfono y hazla obligatoria: sin número el recordatorio no sale.
Wably ha creado un contacto con un nombre raro¶
Ocurre cuando el nombre se toma del título del evento: Wably guarda el contacto con una nota que te pide comprobarlo. Si guardas los contactos en Google Contacts, corrige el nombre en la agenda del móvil y la corrección llega a Wably sola. Para evitarlo, escribe en las notas una línea "Cliente: Nombre Apellido".
Contactos y agenda¶
¿Tengo que añadir a mano a mis clientes en Wably?¶
No. Los contactos llegan de tres maneras: de la agenda de Google, con el botón Sincronizar en Contactos y cada noche de forma automática; de los clientes nuevos que reservan por WhatsApp; de las citas escritas en la agenda con número y nombre del cliente. Más información: gestión de contactos y agenda.
¿Por qué los contactos importados están todos deshabilitados?¶
Es una protección. En la agenda de Google también hay familiares, amigos y proveedores, y no quieres que el asistente les responda. Activa el interruptor solo en los clientes, o usa IA para todos si el número está dedicado al trabajo. Los contactos que nacen de una reserva o de una cita en la agenda llegan en cambio ya habilitados.
Un cliente nuevo no aparece en Contactos¶
Un cliente nuevo entra en Contactos cuando reserva, no con el primer mensaje. Los contactos de la agenda de Google llegan con Sincronizar o con la actualización automática nocturna. Si lo buscas, usa el campo de búsqueda por nombre o teléfono.
Quiero que los clientes nuevos acaben también en la agenda del móvil¶
En el Inicio, activa Guardar nuevos contactos en Google Contacts. Wably añade a tu agenda de Google los clientes nuevos que reservan por WhatsApp. Solo añade: nunca modifica ni borra los contactos que ya tienes.
¿Wably puede borrar o modificar mis contactos de Google?¶
No. La sincronización va de Google Contacts a Wably. Lo que habilitas, deshabilitas o quitas en Wably no toca tu agenda de Google. La única escritura posible es añadir los clientes nuevos, y solo si activas el interruptor correspondiente. Guía: la sincronización es unidireccional.
Recordatorios, reseñas y emails¶
Los recordatorios no salen para ningún cliente¶
Comprueba cuatro cosas. El plan: los recordatorios están incluidos en el Standard. El interruptor Enviar recordatorios en el Inicio. La hora de envío: el recordatorio sale el día anterior a la hora elegida, a las 11:00 si no la cambias. El pago a Meta: los recordatorios son mensajes de pago facturados por Meta, y Meta los bloquea si en tu cuenta de Meta Business falta un método de pago válido.
El segundo recordatorio del mismo día no llega¶
El segundo recordatorio empieza desactivado: actívalo en el Inicio y elige cuántas horas antes de la cita enviarlo (2, 3 o 4). Nunca sale antes de las 7:00 y se omite si falta menos de una hora para la cita.
La solicitud de reseña no sale¶
Comprueba que en el campo Enlace reseña de Info & servicios esté el enlace, y que en el Inicio el interruptor Solicitud de reseña esté activado. La solicitud sale una sola vez por cliente, después de su primera cita, entre las 8:00 y las 21:00. Con el canal Email solo la reciben los clientes con una dirección de email. Está incluida en el plan Standard. Más información: solicitud automática de reseñas.
No recibo el resumen diario de las 19:00¶
El resumen solo llega si en las últimas 24 horas el asistente ha gestionado reservas o cambios: los días sin novedades no recibes nada. Comprueba que el interruptor esté activado en la tarjeta Avisos para ti del Inicio y mira en la carpeta de spam.
Un cliente ha cancelado pero no he recibido el aviso¶
El aviso de cancelaciones solo afecta a las cancelaciones y los cambios hechos por los clientes en WhatsApp, dentro del umbral que has elegido: 24, 48 o 72 horas. Las cancelaciones más lejanas las encuentras en el resumen diario. Los cambios que haces tú en la agenda no generan avisos. El aviso está incluido en el plan Standard. Más información: aviso de cancelaciones y huecos libres.
Qué responde el asistente a los clientes¶
El cliente ha mandado un audio o una foto¶
Por ahora el asistente solo lee los mensajes escritos. Al cliente le responde que los audios, fotos y documentos los verás tú en el chat, y le invita a escribir su solicitud. Tú los encuentras en la app WhatsApp Business como siempre. Guía: audios, fotos y documentos de los clientes.
El asistente no sabe responder sobre precios y servicios¶
El asistente solo dice lo que has escrito en Info & servicios y no se inventa nada: si falta una información, remite a ti. Rellena Servicios y precios, Información general y FAQ, y pulsa Guardar: la nueva información vale desde ese momento. En el plan Starter el asistente usa la Descripción del negocio y la Dirección del centro; servicios, precios, información general y FAQ están incluidos en el Standard. Guía: Info & servicios.
El asistente tutea y yo prefiero el usted¶
En el Inicio, tarjeta Comportamiento del asistente, elige el Tono: Amigable tutea, Formal trata de usted. La elección del tono está incluida en el plan Standard.
El cliente me escribe en otro idioma¶
El asistente responde a cada cliente en el idioma en el que escribe. El Idioma en Perfil es el idioma principal del centro y no limita las respuestas. Más información: asistente multilingüe.
Un cliente quiere mover una cita reservada desde otro número¶
Por seguridad, el asistente solo modifica las citas ligadas al número desde el que llega el mensaje. Si una madre o un padre ha reservado para su hijo desde su propio teléfono, el cambio hay que pedirlo desde ese mismo número, o lo haces tú en la agenda.
El cliente pide una opinión sobre su caso¶
El asistente no da valoraciones clínicas ni especializadas: reserva, responde sobre servicios, precios e información del centro, y para todo lo demás remite a ti.
Costes de los mensajes de WhatsApp¶
¿Quién paga los mensajes de WhatsApp y cómo controlo el gasto?¶
Los mensajes de WhatsApp los factura Meta directamente en la cuenta de WhatsApp Business de tu negocio, no Wably. El Límite de seguridad diario del Inicio pone en pausa el asistente por encima del número de mensajes elegido (200, 360, 800 o 1500 al día, 360 si no lo cambias) y te avisa por email. Para estimar el gasto usa la calculadora de planes y precios.
¿No lo has resuelto?¶
Escríbenos y te respondemos por email. Para ayudarnos a resolverlo antes, indica qué estabas haciendo, el día y la hora del problema y, si puedes, adjunta una captura de la pantalla. No nos envíes nunca contraseñas ni códigos de acceso.