Secretaria virtual en WhatsApp: responde a los clientes, no solo reserva¶
En resumen: una secretaria de verdad no se limita a anotar las citas. Sabe responder cuando un cliente pregunta "¿cuánto cuesta la primera visita?", "¿de qué se ocupan?", "¿hacen factura?". Wably hace exactamente eso, en WhatsApp, a cualquier hora del día.
Qué hace una secretaria virtual en WhatsApp¶
La mayoría de los mensajes que llegan a un negocio no son una petición de cita: son una pregunta. Cuánto cuesta, dónde están, se puede aparcar, hacen factura, cuánto dura una sesión, hacen falta documentos.
Son preguntas sencillas, a las que responde siempre igual, y que sin embargo le interrumpen mientras trabaja. Una secretaria virtual las absorbe todas, y lo hace con sus palabras.
La instruye una sola vez desde la pantalla info y servicios, y a partir de ahí responde para siempre.
Qué sabe decir a sus clientes¶
Sus servicios y los precios. "Primera visita 60 euros, sesión desde 45 euros": el cliente sabe enseguida qué esperar, incluso a las diez de la noche. Es además un filtro útil, porque quien no encaja con su tarifa se da cuenta antes de ocupar un hueco.
Las preguntas frecuentes. Factura para la desgravación, aparcamiento, convenios: las respuestas que da veinte veces al día, dadas por ella. Son las mismas para todos, y precisamente por eso son las que menos sentido tiene seguir dando en persona.
La información práctica. Cómo llegar hasta usted, métodos de pago, qué llevar a la primera visita, indicaciones para encontrar la entrada.
Qué hace y en qué está especializado. Así el cliente entiende si es el sitio adecuado antes incluso de reservar, y usted recibe menos citas de personas que buscaban otra cosa.
La información con la que responde la escribe usted en las fichas del panel: vea personalización y control.
Qué incluye cada plan
La descripción de la actividad (de qué se ocupa) ya está disponible en el plan Starter. Servicios y precios, FAQ e información práctica se incluyen en el plan Standard.
Responde y reserva en la misma conversación¶
Aquí está la diferencia que ninguna de las herramientas alternativas cubre.
Un calendario en línea reserva, pero no sabe nada de su negocio: si el cliente tiene una pregunta antes de elegir la hora, tiene que buscarla en otro sitio o escribirle igualmente. Un chatbot genérico quizá responda, pero no toca su agenda: recoge la petición y se la pasa a usted, que tiene que intervenir de todos modos.
Wably hace ambas cosas en la misma conversación. El cliente pregunta, obtiene la respuesta y fija la cita, sin esperas y sin cambiar de canal.
El recorrido es el natural de quien decide: primero entiendo si me conviene, después reservo. Partirlo en dos herramientas distintas es la forma más eficaz de perder por el camino a quien estaba interesado.
Cuando no sabe responder¶
Vale la pena decirlo con claridad, porque es la garantía que hace seguro delegar las respuestas.
La secretaria virtual sabe decir solo lo que usted le ha escrito. Si una pregunta sale del perímetro de la información que ha introducido, no improvisa: dice que sobre ese punto es mejor hablar directamente con usted. No se inventa precios, no promete prestaciones que no ofrece, no da opiniones fuera de su cometido.
El perímetro lo define usted, y lo puede ampliar en cualquier momento añadiendo una entrada a la lista de servicios o una pregunta a las FAQ. Cada vez que recibe una pregunta que el asistente no sabía gestionar, ha descubierto una línea que vale la pena añadir.
No trata la parte clínica¶
Un punto importante para las profesiones sanitarias y para los psicólogos: la secretaria virtual se ocupa de secretaría, no de contenido profesional.
Gestiona nombre, teléfono, hora y servicio reservado. No recoge síntomas, no archiva diagnósticos, no conserva notas de sesión. El perímetro está deliberadamente limitado a lo que hace falta para gestionar una agenda y responder a preguntas organizativas. El detalle está en la página seguridad, privacidad y RGPD.
Qué cambia para usted
Deje de responder veinte veces a las mismas preguntas. Los clientes llegan informados, las consultas en balde bajan y las reservas son más cualificadas. Es una recepción completa, no un simple calendario.