Recordatorios de citas automáticos en WhatsApp: menos ausencias, agenda protegida¶
En resumen: cada cliente que no se presenta es un hueco pagado a cero. Su secretaria lo evita: recuerda la cita al cliente el día anterior, a las 11:00, por WhatsApp. El cliente puede confirmar o pedir modificar con un toque.
Por qué un recordatorio por WhatsApp funciona¶
El problema de las ausencias rara vez es la mala educación. En la gran mayoría de los casos es un olvido: la cita se tomó dos semanas antes, no acabó en el calendario del cliente y mientras tanto la semana se ha llenado.
Un recordatorio resuelve el olvido, pero solo si llega donde la persona mira de verdad. Un correo acaba entre las promociones, un SMS se ignora, una llamada requiere su tiempo y a menudo no encuentra a nadie.
WhatsApp es el canal que la gente abre igualmente, varias veces al día. Es ahí donde un recordatorio se lee.
Dos tipos de recordatorio, usted elige¶
Desde la Home decide cómo debe funcionar el recordatorio.
Aviso. Un mensaje que recuerda la cita al cliente, con fecha, hora y servicio. Sencillo y discreto, no pide nada a cambio. Es la elección adecuada cuando no quiere poner al cliente en la posición de tener que responder.
Confirmación. Un mensaje con dos botones, Confirmar y Modificar: el cliente responde con un toque, sin escribir nada. Si confirma, sabe que estará. Si toca Modificar, el asistente se hace cargo de la conversación y le propone las alternativas disponibles, liberando el hueco a tiempo.
Configura la modalidad que prefiera y puede cambiarla cuando quiera.
Vale también para las citas que introduce usted¶
El recordatorio no es solo para las reservas tomadas por WhatsApp. Sale también para las citas que escribe a mano en la agenda o que llegan de su página de reservas online, con una condición: en las notas del evento debe estar el número de teléfono del cliente.
Es el modo en que entran también en el flujo automático las citas fijadas por teléfono o en persona al final de una sesión. Vea qué escribir en el evento para que el recordatorio salga.
Sin sorpresas, nunca¶
Incluso en modalidad de confirmación, Wably no cancela nada por el silencio: el cliente que no toca el botón pero se presenta nunca queda perdido por el sistema. Una decisión pensada para los contextos de cuidado.
Es una diferencia sustancial respecto a los sistemas de reserva que liberan automáticamente el hueco a falta de confirmación. Esa lógica funciona para un restaurante, no para un centro donde la persona que no responde a los mensajes es a menudo precisamente la que más necesita seguimiento.
El silencio no se interpreta. La cita se queda donde está.
Siempre a las 11:00 del día anterior¶
El recordatorio se envía automáticamente el día anterior, a media mañana.
La hora no es casual: es lo bastante temprano para que el cliente tenga tiempo de reorganizarse si algo no va, y lo bastante tarde para que el mensaje no se pierda entre los nocturnos. Sobre todo, le deja a usted una tarde entera para llenar el hueco si alguien cancela.
Por la tarde recibe después el resumen diario por correo, con los cambios de la jornada y la agenda del día siguiente de un vistazo.
Qué cambia para usted
Un hueco liberado a tiempo es un hueco que aún puede llenar: los recordatorios recuperan buena parte de las citas perdidas y protegen su facturación.
Si el cliente cancela de todos modos¶
Un recordatorio evita el olvido, pero no todas las cancelaciones son olvidos: a veces simplemente pasa algo.
En ese caso recibe un aviso inmediato por correo, con la hora que se ha liberado y un botón para contactar por WhatsApp con quien podría cogerla. El funcionamiento en detalle, junto con la elección de la ventana horaria, está en la página aviso de cancelación y huecos libres.
Disponibilidad¶
Los recordatorios automáticos se incluyen a partir del plan Standard.
Los mensajes de recordatorio viajan como plantillas de WhatsApp Business: su coste lo define Meta y se carga directamente en su cuenta de Meta, sin intermediarios y sin recargos por nuestra parte.