Citas con duraciones diferentes: primera visita y revisión¶

En resumen: casi ninguna consulta trabaja con un único tipo de cita. La primera visita necesita más tiempo, la revisión necesita menos, y una agenda que las trata igual o te hace perder minutos o te hace ir con retraso. Wably gestiona citas con duraciones diferentes: configuras dos duraciones, cada una con el nombre que tú usas, y el asistente propone a cada cliente los horarios adecuados a lo que necesita.

Lo que cuesta una agenda con una sola duración¶

Quien atiende con cita conoce bien el dilema. Si lo ajustas todo a la duración más larga, cada revisión de media hora ocupa una hora entera y el día se llena a medias. Si lo ajustas todo a la más corta, la primera visita se alarga y a partir de ahí llegas tarde a todas las citas siguientes.

Con dos duraciones el dilema desaparece. Cada cita ocupa exactamente el tiempo que necesita, la agenda se compacta y los horarios propuestos nunca se solapan entre sí, sea cual sea la mezcla de citas largas y cortas que salga ese día.

Cómo funcionan las citas con duraciones diferentes¶

Las duraciones se configuran una sola vez desde el panel, en la pantalla Horarios de trabajo. Cada duración tiene dos cosas: un nombre, que eliges tú, y los minutos. La pausa entre un cliente y el siguiente sigue siendo un ajuste único, válido para las dos duraciones.

A partir de ahí el asistente trabaja así:

• Si el cliente ya ha dicho qué necesita, no pregunta nada. "Quería una primera visita el jueves" es información suficiente: el asistente pasa directamente a los horarios libres para esa duración.
• Si no está claro, pregunta una sola vez qué tipo de cita necesita, enumerando las opciones con su duración. Una pregunta, no un cuestionario.
• Si el cliente pide algo que no está en la lista, el asistente no dice que no ni deja la conversación a medias: propone las opciones disponibles y sigue desde ahí.

El tipo elegido no se queda dentro del chat. Aparece en el evento de tu Google Calendar y en el resumen diario por correo, así que cuando miras el día ya sabes qué te espera a cada hora.

Los nombres de las duraciones los eliges tú¶

Es lo que distingue a Wably de una agenda online con servicios fijos, y merece dos líneas propias.

El nombre de cada duración es texto libre. Escribe Primera visita, Tratamiento completo, Consulta inicial, Primera sesión, Revisión: lo que de verdad le dices a tus clientes cuando hablas con ellos. En WhatsApp el asistente usa exactamente esas palabras, sin traducirlas a una etiqueta genérica del software y sin encajarlas en una categoría predefinida.

La diferencia se nota. Un cliente que lee "¿Prefiere una primera visita o una revisión?" está leyendo el lenguaje de su profesional. Un cliente que lee "Seleccione servicio: Tipo A / Tipo B" está hablando con un programa, y se nota. Es el mismo principio que sostiene todo el asistente IA conversacional: adaptarse a cómo habla la consulta, y no al revés.

El hueco que deja una cita corta¶

Esta es la parte que da dinero, no solo orden.

Normalmente los horarios parten de la hora de apertura y avanzan con un paso fijo, duración más pausa. Con dos duraciones configuradas el asistente hace algo más: recalcula los horarios también a partir del final de cada cita que ya está en la agenda, sumando la pausa.

Un ejemplo concreto, con turno de 09:00 a 13:00, primera visita de 50 minutos, revisión de 30 y pausa de 10 minutos. Ya tienes una revisión de 09:00 a 09:30. La siguiente primera visita que el asistente propone es a las 09:40, no a las 10:00: veinte minutos de consulta que con una rejilla rígida se habrían quedado vacíos y que aquí se convierten en una reserva.

En una semana llena de citas cortas y largas mezcladas, son varias horas recuperadas sin trabajar ni un minuto más. El mecanismo de cálculo está explicado con todos los ejemplos en la documentación de Horarios de trabajo.

Si el cliente cambia la cita, la duración se mantiene¶

Un cambio de cita ya es una molestia: no debería convertirse además en una entrevista nueva.

Cuando un cliente pide cambiar la cita, el asistente ya sabe qué tipo había reservado y conserva la duración original. No vuelve a preguntar el tipo, no empieza de cero y no corre el riesgo de meter una primera visita en el espacio de una revisión. Propone alternativas con la duración correcta y actualiza el calendario. El ciclo completo de reserva, cambio y cancelación está descrito en gestión de citas por WhatsApp.

A quién le hacen falta dos duraciones¶

A casi todos los profesionales que atienden con cita, en formas distintas:

• el fisioterapeuta y el osteópata, entre la primera visita de valoración y la sesión de tratamiento
• el psicólogo, entre la primera consulta y la sesión
• el nutricionista, entre la primera visita y la revisión
• el logopeda, entre la valoración y la sesión de terapia
• el centro de estética y el centro de masajes, entre un tratamiento largo y uno breve
• el entrenador personal, entre la valoración inicial y el entrenamiento

El resto de categorías están en soluciones por profesión.

Dos duraciones con Standard, una con Starter¶

Con el plan Standard configuras hasta dos duraciones diferentes. Con el plan Starter la duración es una sola, igual para todas las citas: sigue siendo configurable en los minutos que quieras, junto con la pausa entre un cliente y el siguiente.

Las duraciones no son la lista de precios. Cuánto cuesta un tratamiento se escribe en la pantalla Info y servicios, que es también de donde el asistente saca las respuestas sobre precios y servicios. Cuánto dura una reserva se configura en Horarios de trabajo. Dos pantallas, dos objetivos: el precio no cambia según la duración elegida.

La comparación completa entre los dos planes está en la página planes y precios.

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