Citas en varias sedes: el asistente sabe dónde trabaja cada día¶
Quien reparte la semana entre dos direcciones conoce bien la llamada de rescate: el cliente se presenta en el centro el día en que usted estaba en el gimnasio, o escribe la tarde anterior para que le confirme dónde tiene que ir. Cada cita se convierte en dos comunicaciones en lugar de una.
Wably gestiona las citas en varias sedes como parte normal de la conversación. Sabe en qué días trabaja usted en cada sede y se lo dice al cliente cada vez que hace falta, sin que tenga que acordarse.
Cómo funciona la gestión de citas en varias sedes¶
El asistente conoce la correspondencia entre sus sedes y los días de la semana. De ahí se derivan tres comportamientos automáticos, que cubren todo el ciclo de vida de la cita:
- Cuando propone los huecos libres, indica para cada jornada dónde se encuentra usted.
- Cuando pide confirmación antes de reservar o de mover, repite la sede junto con la fecha y la hora.
- Cuando la cita queda fijada, la sede aparece en el mensaje final que se queda en el chat del cliente.
La información llega tres veces, en los momentos en los que sirve de verdad, dentro de una conversación de WhatsApp que el cliente puede volver a leer cuando quiera. Ningún adjunto, ningún enlace que abrir, ningún correo que buscar.
Los huecos libres llegan ya divididos por sede¶
La lista de horarios disponibles no es un listado plano. El asistente la organiza por jornada y asocia a cada una la sede de ese día, con una sola línea por día: legible en la pantalla de un teléfono, sin repetir la dirección junto a cada horario.
El cliente ve enseguida la diferencia entre el martes y el jueves y elige en consecuencia. Quien vive cerca de una sede y lejos de la otra decide por su cuenta, sin escribirle para preguntar.
La sede correcta en la confirmación y en el mensaje final¶
Antes de fijar la cita, el asistente manda siempre una confirmación con día, hora y sede. El cliente responde que sí y solo en ese momento se crea la cita. Lo mismo vale para los cambios, y es el caso más delicado: mover una sesión de un día a otro puede significar cambiar de dirección, y es exactamente ahí donde nacen los malentendidos.
La dirección nunca se reescribe
El asistente reproduce la sede exactamente como usted la ha escrito, sin abreviarla, traducirla ni completarla con detalles que no ha indicado. Si por cualquier motivo no consigue asociar con certeza una sede a ese día, no lo adivina: reproduce la dirección completa tal cual y deja decidir al cliente. Y nunca presenta una sede como válida en un día que usted no ha indicado.
Dónde se configuran las sedes¶
Las sedes se escriben una sola vez desde el panel, en la pantalla de la información y los servicios, indicando para cada una los días en los que trabaja allí. Desde ese momento el asistente las aplica a todas las conversaciones, y si cambia de centro, añade una colaboración o mueve una jornada solo tiene que actualizar el texto: la nueva configuración vale de inmediato, sin ninguna intervención técnica. El detalle de la pantalla está en Info & servicios.
Si tiene una sola sede no cambia nada y no tiene que desactivar nada: el asistente no repite la dirección en las listas de horarios, la comunica solo a quien la pregunta. La sede entra en cada mensaje solo cuando sirve de verdad para distinguir una jornada de otra.
Los horarios de apertura, la duración de las sesiones y las pausas siguen siendo los de su semana tipo, explicados en gestión de citas por WhatsApp. Para un cierre extraordinario en una de las dos sedes, bloquea esos días en su calendario: el asistente lee su agenda real, como se describe en la sincronización con Google Calendar, y no propone horarios en un periodo ocupado.
Para quien cambia de centro durante la semana¶
Es la situación normal de buena parte de los profesionales que trabajan con cita:
- el fisioterapeuta que está en el centro tres días y en el gimnasio o en el club deportivo los demás
- el osteópata que reparte la semana entre su propio centro y el de un colega
- el nutricionista o el psicólogo que alquila una sala en dos policlínicas distintas
- el entrenador personal que alterna la sala y las sesiones al aire libre
En todos estos casos la pregunta "¿pero hoy dónde estás?" desaparece del chat, porque la respuesta ya está dentro de cada mensaje que el cliente ha recibido.
Qué cambia para usted
Ningún cliente que se presente en el lugar equivocado, ningún mensaje de confirmación de la dirección que mandar a mano, ninguna sesión perdida por un equívoco sobre dónde estaba usted ese día. La sede se convierte en un detalle que se gestiona solo.