Cancelaciones de última hora: el aviso que le hace recuperar el hueco¶
Una cancelación de última hora no es solo una molestia: es facturación que se evapora. Si un cliente anula la sesión de las 16:00 a las 9 de la mañana y usted lo descubre a las 15:45, ese hueco está perdido. Si lo descubre a las 9:02, tiene siete horas para llenarlo.
Wably le avisa en el momento exacto en que la cita se libera, con todo lo que necesita para volver a ponerla en circulación en treinta segundos.
Cómo funciona el aviso de cancelación de Wably¶
Cuando un cliente cancela o mueve una cita hablando con el asistente IA por WhatsApp, Wably comprueba cuánto falta para el horario liberado. Si entra en la ventana que ha elegido, sale inmediatamente un correo a su dirección.
El correo contiene:
- El tipo de evento, distinguido con una etiqueta clara: Cancelada o Movida.
- El horario que se ha liberado, con la indicación de cuánto falta ("dentro de menos de una hora", "dentro de unas 5 horas").
- El nombre del cliente y el servicio que estaba reservado.
- Si la cita se ha movido en lugar de anularse, la nueva fecha y hora en la que se ha vuelto a reservar.
- Un botón "Escribir por WhatsApp", que abre directamente el chat para contactar con quien podría ocupar ese sitio.
Si en el mismo momento se liberan varios horarios, recibe un solo correo que los recoge todos, ordenados por hora.
La ventana de antelación: 24, 48 o 72 horas¶
No todas las cancelaciones son urgentes. Si un cliente anula con diez días de antelación, la agenda se reorganiza sola. Si anula para mañana por la mañana, la partida se juega en las horas siguientes.
Por eso el aviso salta solo para las citas que entran en una ventana que decide usted:
- 24 horas: recibe el aviso solo para las cancelaciones realmente de última hora.
- 48 horas: la configuración predeterminada, el equilibrio que funciona para la mayoría de los centros.
- 72 horas: si trabaja con agendas llenas y necesita más tiempo para recontactar la lista de espera.
La ventana se cambia desde el Inicio del panel, en cualquier momento, sin asistencia técnica.
Por qué cuenta, en términos de facturación¶
Haga la cuenta con su propia tarifa. Un centro que pierde dos huecos al mes por cancelaciones descubiertas demasiado tarde, sobre una sesión media de 50 euros, deja sobre la mesa 100 euros al mes, 1.200 euros al año. Llenar aunque sea la mitad ya paga la suscripción y sobra.
La cuestión no es tecnológica, es de oportunidad. No hace falta un sistema que le diga al final del día qué ha pasado: hace falta un sistema que se lo diga mientras todavía puede hacer algo. La lista de espera que tiene en la cabeza, o en sus contactos de WhatsApp, ya está ahí. Solo falta la señal que le dice cuándo usarla.
La diferencia respecto a los recordatorios¶
Son dos funciones distintas, que trabajan en dos momentos opuestos:
| Recordatorios automáticos | Avisos de cancelación y huecos libres | |
|---|---|---|
| Cuándo | El día antes de la cita | En el instante en que la cita se cae |
| A quién | Al cliente, por WhatsApp | A usted, por correo |
| Para qué sirve | Evitar que el cliente se olvide | Recuperar el hueco que se ha liberado |
| Efecto | Menos ausencias | Menos huecos en la agenda |
El recordatorio automático previene, el aviso de cancelación recupera. Juntos cubren todo el ciclo de vida de una cita en riesgo.
Qué tiene que hacer para activarlo¶
Nada complicado: el aviso de cancelación está activo por defecto en los planes que lo incluyen. Si quiere cambiar la ventana horaria o desactivarlo del todo, encuentra el interruptor en el Inicio de su panel.
Los correos llegan a la dirección de su cuenta, están en español si su centro está configurado en español, y cada mensaje contiene el enlace para desactivar la función si cambia de idea.
El aviso de cancelación está incluido en el plan Standard. El detalle de los planes está en la página planes y precios.
Preguntas frecuentes sobre el aviso de cancelación¶
¿El aviso llega también si la cancelación la hago yo desde el calendario?¶
El aviso está pensado para los cambios que llegan de los clientes a través del asistente IA por WhatsApp, es decir, los que corre el riesgo de no ver enseguida porque está en sesión. Los cambios que hace usted mismo en el calendario ya los conoce.
¿Recibo un correo por cada cancelación?¶
Si se liberan varios horarios seguidos, Wably los agrupa en un único correo ordenado por hora, así no le llena el buzón.
¿Puedo recibir el aviso por WhatsApp en lugar de por correo?¶
Por ahora el aviso viaja por correo, porque es el canal donde tiene el historial y puede recuperar la información también después. Dentro del correo está de todos modos el botón que le lleva directamente a WhatsApp para actuar.
¿Qué pasa si desactivo el aviso?¶
El asistente IA sigue gestionando con normalidad cancelaciones y cambios, y su calendario se mantiene actualizado. Simplemente no recibe la notificación inmediata. Esa misma información la vuelve a encontrar en el resumen diario de la tarde.
¿Hace falta configurar algo la primera vez?¶
No. La función está activa por defecto con ventana de 48 horas. Si le va bien así, no tiene que tocar nada.