Activación guiada: configurar tu asistente de IA para WhatsApp paso a paso¶

En resumen: la activación guiada es la lista que lleva a Wably de cuenta vacía a asistente operativo. Son seis pasos, con una barra que muestra el porcentaje de avance. Cuando llega al 100%, solo queda encender el asistente desde el Inicio.

Cómo funciona la activación guiada¶

La activación guiada, subtitulada "Completa todos los pasos para activar el Asistente IA", te acompaña en la puesta en marcha de Wably.

Arriba encuentras una barra con el porcentaje de avance y debajo la lista de pasos. Toca un paso para abrirlo: los ya completados están marcados, así siempre sabes por dónde vas sin tener que recordar qué habías hecho la vez anterior.

No hace falta completarlo todo en una sesión. Puedes interrumpir y retomar cuando quieras: Wably conserva lo que has introducido y la barra parte del punto en el que la habías dejado.

Los seis pasos de la activación, por orden¶

1. Perfil, los datos de tu negocio¶

Nombre del negocio, tipo de actividad, dirección, idioma y zona horaria.

Parece la parte más burocrática y en cambio es la que condiciona todo lo demás: la zona horaria es el dato con el que el asistente calcula los huecos libres que puede proponer, mientras que el idioma establece cómo se dirige a quien escribe cuando la conversación no sugiere otra cosa.

Guía completa: perfil.

2. Horarios de trabajo, cuándo estás disponible¶

Días laborables, franjas horarias, pausa de la comida y días de cierre.

Es el paso que más atención merece, porque es sobre estos horarios sobre los que el asistente propone las citas. Wably parte de un horario estándar, pero el tuyo será casi con seguridad distinto: si trabajas el sábado por la mañana, si haces jornada continua, si el miércoles cierras a las 14, ajústalo ahora y no después de la primera cita fijada en el momento equivocado.

Aquí defines también la duración de las sesiones y la pausa entre un cliente y el siguiente, los dos parámetros que evitan que la agenda se llene sin respiro.

Guía completa: horarios de trabajo.

3. Info & servicios, qué puede decir el asistente a los clientes¶

El paso que marca la diferencia entre un asistente útil y uno que te lo devuelve todo. Aquí escribes:

• la descripción del negocio: quién eres, de qué te ocupas, cómo trabajas;
• la lista de servicios, con la duración y el precio de cada uno;
• las preguntas recurrentes de los clientes, con la respuesta que darías tú;
• la información práctica: dónde se aparca, cómo se accede al centro, qué llevar a la primera visita, cómo se paga.

Vale la regla más simple del producto: el asistente sabe decir solo lo que le has escrito. Si falta una información, no se la inventa sino que te la deriva. Cuanto más completa esté esta ficha, menos interrupciones recibes durante las sesiones.

Si tienes poco tiempo, empieza por los tres servicios que prestas más a menudo y por las cinco preguntas que más te hacen. Puedes volver a enriquecerla en cualquier momento, incluso con el asistente ya encendido.

Guía completa: info y servicios.

4. Conectar Google Calendar, tu agenda real¶

La conexión que convierte a Wably de chatbot en secretaria. A partir de aquí el asistente lee tu disponibilidad efectiva antes de proponer un horario, y cada cita que toma acaba directamente en tu calendario, sin transcripciones manuales y sin dobles reservas.

Si tienes varios calendarios, puedes elegir cuál usar.

Guía completa: conectar Google Calendar.

5. Conectar Google Contacts, tu agenda de contactos¶

Sirve para reconocer a quien te escribe: un mensaje de un contacto guardado se trata de forma distinta a uno de un número nunca visto. Si activas la opción, los nuevos clientes gestionados por el asistente se guardan también automáticamente entre tus contactos, así la agenda se construye sola.

Guía completa: importar los contactos.

6. Conectar WhatsApp, el paso que lo enciende todo¶

Es la conexión que convierte la configuración en un asistente que trabaja: a partir de aquí los mensajes que llegan a tu número se reciben y se gestionan.

Dos cosas que conviene saber antes de empezar.

Mantienes tu número. Gracias a la función Coexistence sigues usando el número que tus clientes ya conocen, con el historial que tienes, y sigues escribiendo desde el móvil como siempre. No tienes que comunicar a nadie un número nuevo. El detalle está en la página tu número de WhatsApp.

Meta te pedirá una tarjeta de pago. Sirve para cubrir las conversaciones de WhatsApp Business, queda registrada en tu cuenta de Meta y no es un coste de Wably. Hemos elegido no apoyarnos en intermediarios, así el coste de los mensajes y de los recordatorios es el que establece Meta, sin recargos ni comisiones de terceros.

Guía completa: configuración de WhatsApp Business.

Cuando todos los pasos están completados, la barra llega al 100% y Wably está listo para trabajar.

Cuánto tiempo se necesita para configurar Wably¶

Unos pocos minutos para la parte técnica. Las conexiones con WhatsApp, con el calendario y con los contactos requieren solo alguna autorización guiada, sin claves que copiar ni parámetros que introducir a mano.

El tiempo de verdad se lo lleva el tercer paso, la redacción de servicios e información. Y es tiempo bien invertido: es la parte que luego trabaja en tu lugar todos los días, cada vez que alguien pregunta cuánto cuesta una sesión o dónde se aparca.

Cómo comprobar que la activación ha funcionado¶

Dos comprobaciones desde el panel, una confirmación sobre el terreno.

1. En el Inicio, verifica que el estado de las integraciones aparezca como conectado en todas las entradas.
2. También en el Inicio, verifica que el interruptor general del asistente esté encendido.
3. Haz que alguien escriba un mensaje a tu número de WhatsApp desde otro móvil y observa la respuesta.

La tercera comprobación es la que cuenta de verdad, y es también la mejor manera de entender si la información introducida en el paso 3 está tan completa como pensabas. Si el asistente responde de forma vaga sobre un servicio, es la ficha la que hay que enriquecer, no el asistente el que se equivoca.

Modificar la configuración después de la activación¶

Nada de lo que configures es definitivo. Horarios, servicios, tono de voz y automatizaciones se modifican en cualquier momento desde el panel, sin rehacer la checklist y sin interrumpir el servicio. Los cambios tienen efecto en las conversaciones siguientes.

Vale también para las integraciones: puedes desconectar y volver a conectar Google Calendar o cambiar el calendario de destino cuando lo necesites.

Después de la activación: qué configurar¶

Con el asistente encendido, el paso siguiente es decidir cómo debe comportarse en el día a día:

• configura los recordatorios automáticos para reducir las ausencias;
• activa el aviso de cancelaciones y huecos libres para no perder los horarios que se liberan a última hora;
• activa el resumen diario por email para saber cada tarde qué ha gestionado el asistente;
• revisa tono de voz y controles para decidir cómo habla y a quién responde.