Cómo funciona Wably: citas en WhatsApp con la IA¶

Wably se apoya en dos herramientas que ya usas: WhatsApp Business, el canal con el que hablas con los clientes, y Google Calendar, tu agenda. Una vez conectados, el asistente hace de puente entre los dos: lee los mensajes que llegan, entiende la petición, comprueba la disponibilidad real y escribe la cita en el calendario.

Tú no tienes que cambiar nada en tu forma de trabajar. Sigues usando tu número y tu agenda de siempre.

Qué hace falta para empezar¶

• El número de WhatsApp Business que ya usas. No hace falta activar uno nuevo y tus clientes no tienen que descargar nada: siguen escribiéndote donde siempre te han escrito. Esta posibilidad se llama coexistence y está explicada en la página tu número de WhatsApp.
• Una cuenta de Google con Calendar para la agenda y Contacts para los contactos.
• Unos diez minutos para la configuración guiada, en la que describes con tus palabras servicios, tarifas, horarios y las respuestas a las preguntas más frecuentes.

El recorrido de una reserva¶

1. Un cliente escribe a tu número de WhatsApp: «Querría una cita el jueves por la tarde».
2. Wably entiende la petición en lenguaje natural, o sea aunque la frase esté mal escrita, abreviada o en otro idioma.
3. Comprueba la disponibilidad real en tu agenda, teniendo en cuenta los horarios de trabajo, las pausas, la duración del servicio pedido y los compromisos ya anotados.
4. Propone uno o más horarios libres. Si el cliente pide un momento ocupado, el asistente propone la alternativa libre más cercana en vez de responder que no hay hueco.
5. El cliente confirma y la cita se escribe automáticamente en tu Google Calendar, con el nombre del cliente y el servicio pedido.
6. Wably confirma en el chat y, si el cliente es nuevo, guarda el contacto en la agenda.

Todo esto ocurre en conversación, como una charla normal por WhatsApp, sin que tengas que intervenir. Los horarios propuestos respetan siempre lo que has configurado en los horarios de trabajo y lo que ya hay en tu calendario, así que no se crean solapamientos.

Cambios y anulaciones¶

Los planes cambian, y gestionarlos por teléfono os hace perder tiempo a ti y al cliente. Wably se ocupa de ello en conversación.

• Cambio. Si un cliente pide cambiar de hora, el asistente comprueba la nueva disponibilidad, propone una alternativa y actualiza la cita en el calendario.
• Anulación. Si un cliente anula, la cita se elimina de la agenda y el hueco vuelve a estar disponible para otra persona.

Un hueco liberado a tiempo es un hueco que todavía puedes llenar. Menos fricción para el cliente, menos interrupciones para ti.

El recordatorio antes de la cita¶

El día antes de la cita Wably manda un recordatorio al cliente. Puedes elegir entre dos modalidades:

• Aviso simple, que recuerda día y hora.
• Solicitud de confirmación con los botones Confirmar y Cambiar, así quien no puede venir lo dice con antelación en vez de desaparecer.

Quien toca Cambiar entra directamente en conversación con el asistente, que propone las alternativas libres y actualiza el calendario. Los detalles están en la página recordatorios de citas automáticos.

Después de la cita: la solicitud de reseña¶

Cuando la cita ya ha pasado, Wably envía sola la solicitud de reseña, por WhatsApp o por email, con el enlace que eliges tú: tu perfil de Google, tu página o cualquier otra dirección.

El mensaje sale unas horas después de la cita, es decir, cuando el cliente todavía tiene la experiencia fresca y está más dispuesto a responder. Es la parte que normalmente se te escapa, porque mientras trabajas no te acuerdas o no encuentras el momento adecuado para pedirla.

Los detalles están en la página reseñas automáticas en WhatsApp.

Qué pasa mientras no miras¶

Wably trabaja también por la tarde, el fin de semana y mientras estás con un cliente. Para no perder el hilo, cada día recibes por email un resumen de lo que el asistente ha gestionado: citas reservadas, cambiadas y anuladas.

Si el cliente escribe en otro idioma, el asistente responde en el suyo: útil si trabajas en una zona turística o con clientela extranjera.

Tú mantienes el control¶

Decides tú cuándo está activo el asistente y para qué contactos. Puedes ponerlo en pausa en cualquier momento, incluso para un solo cliente, y los mensajes te siguen llegando normalmente a tu WhatsApp.

Para cualquier situación particular puedes intervenir directamente en el chat: escribes tú y la conversación sigue como siempre. El calendario es la única fuente de verdad, así que si creas o cambias una cita a mano, Wably lo ve y lo tiene en cuenta. Amplía en la página contactos y agenda.

Pruébalo antes de activarlo¶

Puedes ver cómo responde el asistente sin registrarte y sin conectar nada: abre la demo del asistente de WhatsApp y escribe como lo haría un cliente tuyo.