Cómo crear un evento manualmente en Google Calendar¶
No todas las citas nacen en WhatsApp. Algunas las escribes tú a mano en la agenda, después de una llamada o al final de una sesión. Otras llegan de tu página de reservas online, si usas una.
Estas citas también pueden recibir los recordatorios automáticos. Basta con que en el evento esté lo necesario.
Recordatorios de citas desde Google Calendar: hace falta el número de teléfono¶
El recordatorio llega por WhatsApp. Así que hace falta el número de teléfono del cliente. Sin número no sale nada, por bien escrito que esté todo lo demás.
Wably busca el número en las notas del evento (en algunos calendarios se llama descripción). Vale cualquier manera de escribirlo:
+34 612 345 678
0034 612 345 678
612 345 678
612-345-678
612345678
Si escribes el número sin el prefijo internacional, Wably comprueba antes si ese número es de un cliente que ya tienes: en ese caso usa su número completo. Si es una persona nueva, usa el país de tu centro, el que has puesto en el Perfil.
Si escribes más de un número, pon primero el móvil: Wably solo usa el primero que encuentra.
Los demás números no lo confunden
En las notas también puedes escribir fechas, horas, un número de cuenta, un NIF o un número de factura: Wably no los confunde con números de teléfono.
Cómo escribir un evento en Google Calendar: dos maneras que funcionan siempre¶
No hace falta recordar todas las reglas. Elige una de estas dos maneras y úsala siempre.
Método 1: el nombre en el título¶
Escribe nombre y apellido al principio del título. Si quieres indicar también el tipo de cita, ponlo después de un guion. El número de teléfono va en las notas.
Título: Javier Molina - primera visita
Notas: +34 612 345 678
También sirven Javier Molina, Javier Molina | sesión, Javier Molina - control de rodilla. Lo importante es que el nombre vaya antes del guion.
Método 2: el nombre en las notas¶
Usa el título para describir la cita y escribe el nombre en las notas, precedido de Nombre:. También sirven Cliente: o Paciente:.
Título: Primera visita rodilla derecha
Notas: Nombre: Javier Molina
+34 612 345 678
Con este método el título puede contener cualquier cosa, incluso notas para ti: el nombre ya lo has escrito tú y Wably no tiene que interpretar nada.
Cuál elegir
El método 1 es más rápido de escribir en el móvil. El método 2 es más preciso, y es el adecuado si en los títulos escribes el tipo de tratamiento. Si escribes el nombre en los dos sitios, Wably usa el de las notas.
Las tres cosas que hay que evitar¶
- El número en el título. Va siempre en las notas.
- El nombre después del guion, como en
Control - Javier Molina. Wably solo lee la parte anterior al guion: pon ahí el nombre, o usa el método 2. - Ningún nombre, ni en el título ni en las notas. El número por sí solo no basta: sin nombre el cliente no recibe el recordatorio.
Cuando escribes la cita a mano¶
El número es lo que hace salir el recordatorio. El nombre sirve para saber de quién es la cita.
Wably busca el nombre en este orden, y se detiene en cuanto lo encuentra.
1. La persona invitada al evento. Si al evento está invitada una sola persona además de ti, Wably toma de ahí el nombre y el correo.
2. Una etiqueta en las notas, escrita al principio de una línea. Funcionan Nombre:, Nombre completo:, Nombre y apellidos:, Cliente:, Paciente:, Contacto:, Reservado por: y las mismas etiquetas en italiano, inglés, francés y portugués. Puedes escribirlas con o sin acentos, y en lugar de los dos puntos puedes usar un guion.
Paciente: Lucía Ferrer
612 345 678
segunda sesión, rodilla derecha
3. El nombre del título, comparado con tu agenda. Si en el título aparece una persona que ya tienes en la agenda, Wably la reconoce. Funciona aunque el título contenga más cosas, también con el nombre invertido y también todo en minúsculas:
Javier Molina - control de tobillo
Molina Javier
javier molina
4. El título como nombre de una persona nueva. Solo vale si el título tiene dos o tres palabras sin cifras, y ninguna de esas palabras describe la cita.
Ana de la Fuente sirve. Primera visita no: son dos palabras, pero hablan de la cita y no de una persona. Control postoperatorio paciente nuevo no: son demasiadas palabras y no es un nombre.
Wably conoce las palabras que describen una cita en los idiomas en los que trabaja: visita, sesión, control, tratamiento, masaje, entrenamiento, presupuesto, reunión, pausa y muchas más. Si el título contiene una, no se usa como nombre.
Cuándo nace un contacto nuevo¶
Un contacto nuevo nace solo si en el evento están tanto el nombre como el número de teléfono, y ninguno de tus contactos coincide. El nombre se toma con las reglas de arriba.
Si falta el nombre, Wably no guarda la cita y el cliente no recibe el recordatorio. Es una decisión buscada: un contacto solo con el número, sin un nombre, no te serviría de nada y seguiría igual también en tu agenda.
Nace ya habilitado
Un contacto que nace de una cita de la agenda es con seguridad un cliente, así que llega ya habilitado, es decir, con el interruptor encendido. Es distinto de los contactos que importas la primera vez desde Google Contacts, donde puede haber familiares y amigos y por eso parten deshabilitados. El recordatorio sale igualmente, aunque el contacto esté deshabilitado.
Cuándo reconoce a alguien que ya tienes¶
Wably reconoce a un cliente existente por el número, por el correo o por el nombre del título.
El reconocimiento por nombre solo ocurre cuando el resultado es seguro. Si tienes en la agenda dos personas distintas con el mismo nombre y números distintos, Wably no adivina y no engancha a ninguna de las dos. Es una decisión buscada: un recordatorio enviado a la persona equivocada es peor que un recordatorio no enviado.
La nota que te pide comprobar el nombre¶
Cuando el nombre viene del título del evento (el caso 4), Wably no tiene forma de saber si de verdad es un nombre. Por eso guarda el contacto con una nota que te invita a comprobarlo.
Si has activado el guardado de contactos en Google Contacts, encuentras el contacto y la nota directamente en la agenda del teléfono, y ahí corriges el nombre. La corrección vuelve a Wably sola.
Si usas una página de reservas online¶
Google Calendar Citas, Calendly y Cal.com piden siempre nombre y correo, y añaden al cliente como invitado del evento. Así que el nombre se reconoce solo, sin que tengas que configurar nada.
El teléfono no: no lo piden de forma automática.
Lo más importante que hacer
Añade el teléfono entre las preguntas de tu formulario de reservas y hazlo obligatorio. Es el único paso que separa una reserva online de un recordatorio que sale.
Cuándo mira Wably la agenda¶
Wably revisa el calendario cada 30 minutos y lee los dos meses siguientes.
El primer recordatorio sale el día anterior a la cita, a la hora que hayas elegido en Inicio entre las 9:00, las 11:00 y las 17:00, hora de tu centro. Si también has activado el segundo recordatorio, ese sale el mismo día, 2, 3 o 4 horas antes de la cita.
Una cita añadida después de la hora de envío del día anterior ya no llega a tiempo para ese recordatorio. Con el segundo recordatorio activado, en cambio, recibe igualmente el del mismo día.
Todos los casos de un vistazo¶
| Cómo nace la cita | Qué hay en el evento | Contacto | Recordatorio |
|---|---|---|---|
| A mano | Nombre en el título, cliente ya en la agenda | Reconocido | Sí |
| A mano | Número en las notas, cliente ya en la agenda | Reconocido | Sí |
| A mano | Nombre en el título y número en las notas, cliente nuevo | Creado con nombre | Sí |
| A mano | Solo el número en las notas, cliente nuevo | No creado | No |
| A mano | Solo el nombre en el título, cliente nuevo | No creado | No |
| A mano | Ni nombre ni número (por ejemplo "Primera visita") | No creado | No |
| A mano | Dos personas con el mismo nombre en la agenda | No reconocido | No |
| A mano | Número sin prefijo, igual al de dos clientes distintos | No reconocido | No |
| Página de reservas | Formulario con teléfono obligatorio | Reconocido o creado con nombre | Sí |
| Página de reservas | Formulario sin pregunta de teléfono | No creado | No |
| Cualquiera | Evento de "todo el día" | No creado | No |
El recordatorio no ha salido, ¿por qué?¶
Vuelve a abrir el evento y comprueba en este orden.
- En las notas no está el número de teléfono. Es el motivo más frecuente.
- Falta el nombre del cliente. El número por sí solo no basta: el nombre va en el título, o en las notas después de
Nombre:. - El evento es de "todo el día". Dale una hora.
- No hay ni número, ni correo, ni un nombre que Wably encuentre en la agenda. Un título como "Primera visita" no basta.
- El título es demasiado largo para ser un nombre, o tienes dos personas que se llaman igual.
- Has metido la cita después de la hora de envío del día anterior. Ese recordatorio ya había salido. Si has activado el segundo recordatorio, el cliente recibe igualmente el del mismo día, salvo que falte menos de una hora para la cita.
- Reservas online y el formulario no pide el teléfono. Es el caso más común entre quien usa una página de reservas.
- Has escrito varios números en las notas y el primero no es el móvil. Wably solo usa el primero que encuentra.
- El número está sin prefijo y es igual al de dos clientes distintos. En este caso Wably no elige: escribe el número completo, con el prefijo internacional.
La regla que lo resuelve casi todo
En caso de duda: nombre y número. El nombre en el título o después de Nombre: en las notas, el número en las notas. Juntos cubren todos los casos de arriba.
Para elegir entre recordatorios de solo aviso y recordatorios con petición de confirmación, para cambiar la hora de envío y para activar el segundo recordatorio del mismo día, mira la pantalla Inicio. Para conectar la agenda, mira Google Calendar.