Inicio¶
El Inicio es el centro de control del asistente y el resumen de tu negocio. Es la primera pantalla que ves al entrar en el panel.
Arriba encuentras una franja verde con el antetítulo TU ASISTENTE DE WHATSAPP, el nombre de tu negocio y el estado Activo, responde a los mensajes. A la derecha está el interruptor general del asistente: activado, el asistente responde a tus clientes; desactivado, todo permanece en silencio. Es el control más importante de Wably.
Los controles del asistente¶
Los controles están repartidos en cuatro tarjetas, separadas según a quién afectan: el tono con el que habla el asistente, lo que hace de cara a tus clientes, lo que te llega a ti por email y la parte de agenda y protección de costes.
Cómo responde¶
La tarjeta Cómo responde, subtitulada "El tono de los mensajes a tus clientes", contiene el selector Tono con dos opciones:
- Amigable: tuteo, registro informal.
- Formal: trato de usted, registro cortés.
(disponible desde el plan Standard)
Con tus clientes¶
La tarjeta Con tus clientes, subtitulada "Qué hace el asistente con quien te escribe", reúne dos interruptores.
Enviar recordatorios - "Envía al cliente el recordatorio de la cita el día anterior." Cuando está activado aparece el selector Tipo, con dos opciones:
- Aviso: envía un simple recordatorio informativo.
- Confirmación: envía una solicitud de confirmación con botones, para que el cliente pueda confirmar o modificar la cita directamente desde WhatsApp.
(disponible desde el plan Standard)
Solicitud de reseña - "Pide la reseña 72h después de la primera cita." Al activarlo, Wably envía automáticamente la solicitud de reseña 72 horas después de la primera cita. Si el contacto dejó su email al reservar, el enlace llega por email; en caso contrario, Wably lo propone durante la próxima conversación de WhatsApp del cliente. El enlace que se envía se configura en Info & servicios, en el campo Enlace reseña.
Avisos para ti¶
La tarjeta Avisos para ti, subtitulada "Qué te llega por email", reúne dos interruptores.
Resumen diario por email - "Recibe un email diario a las 19:00 con todo lo que ha gestionado el asistente." Ver la sección de abajo.
Aviso de cancelaciones de citas inminentes - "Recibe un email en cuanto un cliente cancela o cambia una cita dentro del margen de tiempo que hayas seleccionado." Cuando está activado aparece el selector Avísame si falta menos de, con los umbrales de 24, 48 y 72 horas. Ver la sección dedicada más adelante.
Agenda y protección¶
La tarjeta Agenda y protección, subtitulada "Guardado de contactos y protección de costes", contiene un interruptor y un selector.
Guardar nuevos contactos en Google Contacts - "El asistente añade los nuevos clientes a tu agenda." Los clientes que reservan una cita a través de Wably en WhatsApp se añaden automáticamente a la agenda de Google vinculada a tu cuenta. El interruptor es opcional: si lo dejas desactivado, Wably gestiona igualmente las reservas sin guardar los contactos en tu agenda de Google.
Límite de seguridad diario - "Pausa el asistente por encima de este número de mensajes al día. Te avisamos por email." El selector tiene cuatro valores: 200, 360, 800 y 1500 mensajes al día. Ver la sección dedicada más adelante.
El resumen diario por email¶
Con el interruptor Resumen diario por email activado, recibes un email a las 19:00 con todo lo que ha gestionado el asistente.
El email solo sale si ha habido algo que contar: si en las últimas 24 horas el asistente no ha registrado nuevas reservas ni cambios, no recibes nada.
Por qué es mejor así
Ningún email vacío que abrir para descubrir que no ha pasado nada. Cada resumen que llega contiene algo que ha ocurrido de verdad, así que vale la pena leerlo.
El interruptor es opcional: si lo dejas desactivado, no recibes ningún resumen.
Aviso de cancelaciones de citas inminentes¶
Cuando un cliente cancela o cambia una cita escribiendo a tu asistente por WhatsApp, y esa cita estaba cerca, recibes un email en pocos minutos. Así sabes que se ha liberado un hueco mientras todavía estás a tiempo de llenarlo.
Con Avísame si falta menos de eliges el umbral: 24, 48 o 72 horas. Si el cliente cancela una cita fijada más allá de ese umbral no te molestamos: la encuentras en el resumen diario.
En el email tienes el hueco que se ha liberado, cuánto falta, el nombre del cliente y el servicio, con un botón para escribirle por WhatsApp con un toque. Si se liberan varios huecos a la vez, llegan todos en un solo email.
Por qué cuenta el umbral
Un hueco que se libera con un día de antelación todavía se puede vender: llamas a quien está esperando un sitio y lo llenas. Ese mismo hueco descubierto a la mañana siguiente es facturación perdida.
Qué dispara el aviso
- Afecta a las cancelaciones y los cambios que hacen los clientes por WhatsApp a través del asistente. Las modificaciones que haces tú directamente en el calendario no generan avisos.
- En caso de cambio cuenta el hueco que queda libre: en el email encuentras también la nueva hora elegida por el cliente.
- Puedes desactivar el aviso cuando quieras, desde la tarjeta Avisos para ti.
Disponibilidad
El Aviso de cancelaciones está incluido en los planes que incorporan los recordatorios de citas. Con el plan Starter no está disponible: tienes la comparativa completa en la página de planes y precios.
Límite de seguridad diario: cómo proteger tus costes de WhatsApp¶
Los mensajes que el asistente envía por WhatsApp no los factura Wably: los factura Meta, directamente en la cuenta de WhatsApp Business de tu negocio. Corren de tu cuenta, así que te damos una forma sencilla de tenerlos controlados.
El Límite de seguridad diario pausa el asistente si en 24 horas supera el número de mensajes que hayas elegido. Está pensado para las situaciones anómalas: una oleada de spam, un número que escribe de forma obsesiva, otro sistema automático que responde en bucle a cada mensaje del asistente. Son casos raros, pero si ocurren de madrugada disparan el gasto sin que te enteres.
El valor predeterminado es de 360 mensajes al día: de sobra para una consulta con la agenda llena. Los otros valores disponibles son 200, 800 y 1500.
Cuando salta el límite, el asistente deja de responder hasta la medianoche de la zona horaria que hayas configurado en Perfil, y después se reactiva solo. En ese mismo momento te llega un email de inmediato con:
- los mensajes enviados durante el día,
- el límite que tenías puesto,
- la hora a la que el asistente vuelve a activarse,
- los números que han generado más respuestas.
Con esos datos delante decides en un minuto: si hay un contacto que está abusando, lo bloqueas directamente desde tu app de WhatsApp; si simplemente ha sido un día cargado, subes el límite desde el Inicio y el asistente sigue al momento.
Quien escriba al asistente durante la pausa recibe una sola vez un mensaje de cortesía que le invita a contactar contigo directamente, y después el asistente se queda en silencio: ninguna respuesta repetida, ningún coste que se multiplique.
La conversación no se pierde
Los mensajes que llegan durante la pausa se quedan en tu app de WhatsApp Business como todos los demás. Los lees y contestas a mano cuando quieras, sin esperar a que el asistente se reactive.
Disponibilidad
El Límite de seguridad diario está incluido en todos los planes, también en Starter: protege un gasto que corre de tu cuenta, así que no lo dejamos detrás de un plan superior. Para saber cuánto cuestan de verdad los mensajes de WhatsApp, en la página de planes y precios de Wably tienes la calculadora que estima el gasto mensual según tu volumen real de reservas.
Las protecciones que no tienes que configurar
Además de este límite, el asistente se defiende solo conversación por conversación. Detiene los intercambios que se vuelven anómalos, ya sea por demasiados mensajes recibidos en pocos minutos o a lo largo del día, e interrumpe aquellos en los que al otro lado responde otro sistema automático. No hay nada que configurar: funciona siempre, en todos los planes, y solo afecta a la conversación anómala, no al resto.
El resumen del mes¶
Dos recuadros muestran la actividad del asistente en el mes en curso:
- GESTIONADO ESTE MES (Reservas y cambios): las citas reservadas y modificadas por el asistente.
- RECORDATORIOS ENVIADOS (Este mes): los recordatorios enviados.
Integraciones¶
Al final del Inicio, la tarjeta Integraciones enumera los servicios conectados: WhatsApp Business, Google Calendar (con el nombre del calendario en uso) y Google Contacts. Junto a cada uno aparece el estado Conectado.
Al final de la tarjeta está el enlace Gestionar integraciones, que abre la pantalla Integraciones: es ahí donde conectas o desconectas los servicios y eliges en qué calendario de Google debe trabajar el asistente.
Todo empieza aquí
Si el asistente no responde, lo primero que hay que comprobar es justo esto: ¿está activado el interruptor general de arriba? ¿Y las integraciones aparecen como Conectado?