Inicio¶

El Inicio es el centro de control del asistente y el resumen de tu negocio. Es la primera pantalla que ves al entrar en el panel.

Arriba encuentras una franja verde con el antetítulo TU ASISTENTE DE WHATSAPP, el nombre de tu negocio y el estado Activo, responde a los mensajes. A la derecha está el interruptor general del asistente: activado, el asistente responde a tus clientes; desactivado, todo permanece en silencio. Al crear la cuenta ya lo encuentras activado. Es el control más importante de Wably.

Los controles del asistente¶

Los controles están repartidos en tres tarjetas: cómo trabaja el asistente y qué hace por su cuenta, los mensajes que reciben tus clientes y lo que te llega a ti por email.

Comportamiento del asistente¶

La tarjeta Comportamiento del asistente, subtitulada "Cómo trabaja y qué hace por su cuenta.", reúne el tono, la solicitud de reseña, el guardado de los nuevos contactos y el límite de seguridad diario.

El selector Tono tiene dos opciones:

• Amigable: tuteo, registro informal.
• Formal: trato de usted, registro cortés.

(disponible desde el plan Standard)

Solicitud de reseña - "Pide la reseña al cliente después de su primera cita." Cuando lo activas aparecen dos selectores.

Canal de envío tiene tres opciones:

• Email: la solicitud sale solo por email. Los clientes que no han dejado una dirección no la reciben.
• WhatsApp: la solicitud sale al número desde el que el cliente te ha escrito.
• Email + WhatsApp: email cuando lo conoces, WhatsApp en los demás casos. Es la opción que llega a más clientes.

Debajo del selector el panel muestra siempre la información sobre el coste: los mensajes de WhatsApp los factura Meta a la cuenta de tu negocio, y la solicitud de reseña entra en la categoría Marketing, más cara que un recordatorio. Al lado tienes la tarifa actualizada de tu país y el enlace a la lista de precios de Meta. El email no tiene coste.

Cuándo enviarla decide cuánto tiempo después del final de la cita sale la solicitud: 3 horas, 1 día, 2 días o 3 días. Si no tocas nada se queda en 1 día. Ninguna solicitud sale de noche: la franja de envío va de las 8:00 a las 21:00 en la zona horaria configurada en Perfil, y si el momento calculado cae fuera de esa franja la solicitud sale a la mañana siguiente.

La solicitud sale una sola vez por cliente, después de su primera cita, y nunca una segunda: si cambias de canal, quien ya la ha recibido no la recibe de nuevo.

El enlace que se envía se configura en Info & servicios, en el campo Enlace reseña. Sin ese enlace la solicitud no sale.

(disponible desde el plan Standard)

Guardar nuevos contactos en Google Contacts - "El asistente añade los nuevos clientes a tu agenda." Los clientes que reservan una cita a través de Wably en WhatsApp se añaden automáticamente a la agenda de Google vinculada a tu cuenta. El interruptor es opcional: si lo dejas desactivado, Wably gestiona igualmente las reservas sin guardar los contactos en tu agenda de Google.

Límite de seguridad diario - "Pausa el asistente por encima de este número de mensajes al día. Te avisamos por email." El selector tiene cuatro valores: 200, 360, 800 y 1500 mensajes al día. Ver la sección dedicada más adelante.

Gestión de recordatorios¶

La tarjeta Gestión de recordatorios, subtitulada "Los mensajes que reciben tus clientes.", reúne tres interruptores.

Enviar recordatorios - "Envía al cliente el recordatorio de la cita el día anterior." Cuando está activado aparecen el selector Tipo y la elección de la Hora de envío. Nace activado, con el tipo Aviso y el envío a las 11:00: los recordatorios salen solos para cada cita, y cada uno es un mensaje de WhatsApp que Meta factura en la cuenta de tu negocio. Si no quieres enviarlos, desactívalo.

Tipo tiene dos opciones:

• Aviso: envía un simple recordatorio informativo.
• Confirmación: envía una solicitud de confirmación con botones, para que el cliente pueda confirmar o modificar la cita directamente desde WhatsApp.

Hora de envío decide a qué hora sale el recordatorio del día anterior: 09:00, 11:00 o 17:00. La dashboard señala que "se recomiendan las 11:00: te dejan el día entero para llenar el hueco si alguien cancela." Si no tocas nada, se quedan las 11:00.

Debajo aparece Segundo recordatorio el mismo día - "Un segundo mensaje pocas horas antes de la cita. Es el que más reduce las ausencias." Sigue apagado hasta que lo actives tú. Cuando está activado eliges cuántas horas antes de la cita debe salir: 2, 3 o 4, con 3 como valor de partida.

El segundo recordatorio es siempre un simple aviso, sin botones de confirmación. Nunca sale antes de las 7:00 de la mañana, así que para las citas de primera hora se envía a las 7:00, y se omite si a la cita le falta menos de una hora.

(disponible desde el plan Standard)

Follow-up - "Escribe a los clientes que hace tiempo que no reservan y les propone una nueva cita." Cuando lo activas aparecen dos selectores.

Después de cuántas semanas decide cuánto tiempo debe pasar desde el final de la última cita: 1, 2, 3, 4, 8 o 12 semanas. Si no tocas nada se quedan en 4. El recuento vuelve a cero con cada nueva cita, y si el cliente ya tiene una en la agenda el follow-up no sale.

Canal de envío tiene las mismas tres opciones que la solicitud de reseña: Email, WhatsApp, Email + WhatsApp.

Como con la reseña, debajo del selector la dashboard muestra la información sobre el coste: los mensajes de WhatsApp los factura Meta en la cuenta de tu negocio y el follow-up entra en la categoría Marketing, más cara que un recordatorio. El email no tiene coste.

El follow-up sale una sola vez por ciclo, en horario diurno, de las 10:00 a las 19:00 en la zona horaria configurada en Perfil, y si el cliente no vuelve no recibe más mensajes. Quien responde por WhatsApp habla directamente con el asistente, que le propone los horarios y confirma la reserva en el mismo chat. Cómo funciona y a quién le sirve se explica en la página follow-up de clientes.

(disponible desde el plan Standard)

Avisos para ti¶

La tarjeta Avisos para ti, subtitulada "Qué te llega por email", reúne tres interruptores.

Resumen diario por email - "Recibe un email diario a las 19:00 con todo lo que ha gestionado el asistente." Ver la sección de abajo.

Informe mensual por email - "El 1 de cada mes, el resumen de lo que ha gestionado el asistente y del tiempo que te ha ahorrado." Llega el primer día de cada mes y hace las cuentas del mes que acaba de cerrarse. Nace activado, como el interruptor general, los recordatorios y el aviso de cancelaciones: los demás interruptores del Inicio nacen apagados y los enciendes tú. Si no necesitas el informe, lo apagas. Está incluido en todos los planes, Starter incluido, a diferencia de los recordatorios, del tono formal y de la solicitud de reseña.

Aviso de cancelaciones de citas inminentes - "Recibe un email en cuanto un cliente cancela o cambia una cita dentro del margen de tiempo que hayas seleccionado." Cuando está activado aparece el selector Avísame si falta menos de, con los umbrales de 24, 48 y 72 horas. Nace activado, con el umbral de 48 horas. Ver la sección dedicada más adelante.

El resumen diario por email¶

Con el interruptor Resumen diario por email activado, recibes un email a las 19:00 con todo lo que ha gestionado el asistente.

El email solo sale si ha habido algo que contar: si en las últimas 24 horas el asistente no ha registrado nuevas reservas ni cambios, no recibes nada.

El interruptor es opcional: si lo dejas desactivado, no recibes ningún resumen.

Aviso de cancelaciones de citas inminentes¶

Cuando un cliente cancela o cambia una cita escribiendo a tu asistente por WhatsApp, y esa cita estaba cerca, recibes un email en pocos minutos. Así sabes que se ha liberado un hueco mientras todavía estás a tiempo de llenarlo.

Con Avísame si falta menos de eliges el umbral: 24, 48 o 72 horas. Si el cliente cancela una cita fijada más allá de ese umbral no te molestamos: la encuentras en el resumen diario.

En el email tienes el hueco que se ha liberado, cuánto falta, el nombre del cliente y el servicio, con un botón para escribirle por WhatsApp con un toque. Si se liberan varios huecos a la vez, llegan todos en un solo email.

Límite de seguridad diario: cómo proteger tus costes de WhatsApp¶

Los mensajes que el asistente envía por WhatsApp no los factura Wably: los factura Meta, directamente en la cuenta de WhatsApp Business de tu negocio. Corren de tu cuenta, así que te damos una forma sencilla de tenerlos controlados.

El Límite de seguridad diario pausa el asistente si en 24 horas supera el número de mensajes que hayas elegido. Está pensado para las situaciones anómalas: una oleada de spam, un número que escribe de forma obsesiva, otro sistema automático que responde en bucle a cada mensaje del asistente. Son casos raros, pero si ocurren de madrugada disparan el gasto sin que te enteres.

El valor predeterminado es de 360 mensajes al día: de sobra para una consulta con la agenda llena. Los otros valores disponibles son 200, 800 y 1500.

Cuando salta el límite, el asistente deja de responder hasta la medianoche de la zona horaria que hayas configurado en Perfil, y después se reactiva solo. En ese mismo momento te llega un email de inmediato con:

• los mensajes enviados durante el día,
• el límite que tenías puesto,
• la hora a la que el asistente vuelve a activarse,
• los números que han generado más respuestas.

Con esos datos delante decides en un minuto: si hay un contacto que está abusando, lo bloqueas directamente desde tu app de WhatsApp; si simplemente ha sido un día cargado, subes el límite desde el Inicio y el asistente sigue al momento.

Quien escriba al asistente durante la pausa recibe una sola vez un mensaje de cortesía que le invita a contactar contigo directamente, y después el asistente se queda en silencio: ninguna respuesta repetida, ningún coste que se multiplique.

El resumen del mes¶

Los recuadros muestran la actividad del asistente en el mes en curso:

• CITAS GESTIONADAS / MES: las citas reservadas y modificadas por el asistente.
• RECORDATORIOS ENVIADOS / MES: los recordatorios enviados.
• FOLLOW-UPS ENVIADOS / MES: los mensajes de follow-up enviados a los clientes que hace tiempo que no reservan.
• SOLICITUDES DE RESEÑA / MES: las solicitudes de reseña enviadas a los clientes.

Los dos últimos recuadros solo aparecen con el plan Standard, que incluye el follow-up y la solicitud de reseña.

Integraciones¶

Al final del Inicio, la tarjeta Integraciones enumera los servicios conectados: WhatsApp Business, Google Calendar (con el nombre del calendario en uso) y Google Contacts. Junto a cada uno aparece el estado Conectado.

Al final de la tarjeta está el enlace Gestionar integraciones, que abre la pantalla Integraciones: es ahí donde conectas o desconectas los servicios y eliges en qué calendario de Google debe trabajar el asistente.