Horarios de trabajo: slots, buffer y disponibilidad de las citas¶
En resumen: la pantalla Horarios de trabajo es donde defines cuándo estás disponible. El asistente solo propondrá citas dentro de estos límites, respetando la duración de cada sesión y la pausa que quieres entre un cliente y el siguiente.
Es el paso de la configuración que más atención merece: si un horario no está declarado aquí, ningún cliente podrá reservarlo.
Duración de las citas¶
El recuadro verde en lo alto de la pantalla contiene los ajustes generales del día: cuánto dura una cita y cuánto tiempo dejas libre entre un cliente y el siguiente.
- Duraciones: puedes configurar una o dos. Cada duración tiene un nombre, que eliges tú, y los minutos. El nombre es texto libre: escribe Primera visita, Revisión, Tratamiento completo, Primera sesión, lo que de verdad le dices a tus clientes.
- Buffer entre citas: el intervalo que quieres dejar libre entre una cita y la siguiente, por ejemplo 10 minutos. Es uno solo y vale para todas las duraciones.
La segunda duración es del plan Standard
Con el plan Starter configuras una sola duración, igual para todas las citas. Con el plan Standard configuras hasta dos. La comparación completa está en la página planes y precios.
El nombre que escribes aquí no se queda encerrado en el panel: es la palabra que el cliente lee en WhatsApp. Si llamas a una duración Tratamiento completo, el asistente hablará de tratamiento completo, no de una etiqueta genérica del software. Lo que ocurre del lado del cliente está descrito en citas con duraciones diferentes.
Duraciones no quiere decir precios
Aquí configuras cuánto dura una reserva. Cuánto cuesta un tratamiento se escribe en la pantalla info y servicios, junto con la lista de precios. Son dos cosas separadas, y mantenerlas distintas evita la confusión más habitual: el precio no cambia según la duración elegida.
Cómo se combinan, con una sola duración¶
La hora de inicio de cada cita depende de la suma de duración de la cita + margen. Wably parte de la hora de apertura del día y añade este "paso" en cada slot siguiente. Entender esto es la clave para organizar bien el día.
Ejemplo 1 - el día «a en punto» (50 + 10)
Configuras Duración del slot 50 min y Buffer 10 min. El paso es 50 + 10 = 60 minutos. Partiendo de las 9:00, las citas caen así:
9:00 · 10:00 · 11:00 · 12:00 · …
Cada cliente entra a en punto: horarios ordenados y fáciles de recordar, con 10 minutos para respirar entre sesiones. Es la configuración más cómoda para la mayoría de los centros.
Ejemplo 2 - los horarios que «se desplazan» (60 + 10)
Configuras Duración del slot 60 min y Buffer 10 min. El paso es 60 + 10 = 70 minutos. Partiendo de las 14:00, las citas caen así:
14:00 · 15:10 · 16:20 · 17:30 · …
Después de la primera, ninguna cita cae ya a en punto: cada slot se desplaza 10 minutos respecto al anterior. Es perfectamente válido, pero los horarios (15:10, 16:20…) son menos «limpios» de comunicar.
Ejemplo 3 - slots cortos (25 + 5)
Con Duración del slot 25 min y Buffer 5 min el paso es 30 minutos: 9:00 · 9:30 · 10:00 · 10:30 · …, dos citas cada hora, siempre a horas redondas.
La regla de oro
Si quieres citas siempre a horas redondas (en punto o y media), haz que duración + margen sume 60 minutos (p. ej. 50+10, 45+15, 55+5) o 30 minutos (p. ej. 25+5, 20+10). Si la suma es distinta (como 60+10 = 70), los horarios se desplazarán de un día a otro: elige este camino solo si de verdad necesitas esa duración de sesión y no te importa comunicar horarios «desfasados».
Con dos duraciones¶
Con dos duraciones configuradas el asistente calcula una rejilla de horarios para cada una, con el paso que acabas de ver: duración más buffer. Además hace algo que con una sola duración no haría falta: vuelve a partir también del final de cada cita que ya está en la agenda, sumando el buffer. Sirve para no perder el hueco que se libera después de una cita corta.
Los ejemplos de abajo usan todos el mismo turno, 09:00-13:00, con Primera visita de 55 minutos y Revisión de 40 minutos. Los nombres son los que ha elegido el profesional: aquí usamos estos, tú pondrás los tuyos.
Buffer 5, agenda vacía
Primera visita: 09:00-09:55 10:00-10:55 11:00-11:55 12:00-12:55
Revisión: 09:00-09:40 09:45-10:25 10:30-11:10 11:15-11:55 12:00-12:40
La primera visita cae siempre a en punto, porque 55 + 5 son 60. La revisión avanza en cambio de 45 en 45 minutos, porque 40 + 5 son 45: después de la primera cita sus horarios ya no caen a en punto ni a y media. Funciona, pero es menos cómodo de comunicar de viva voz.
Buffer 5, con una revisión de 40 ya reservada de 09:00 a 09:40
Primera visita: 09:45-10:40 10:45-11:40 11:45-12:40
Revisión: 09:45-10:25 10:30-11:10 11:15-11:55 12:00-12:40
Este es el caso que conviene leer dos veces. La primera visita de 55 minutos empieza a las 09:45 y no a las 10:00, porque la rejilla vuelve a partir del final de la cita anterior más el buffer. Son quince minutos de consulta que de otro modo se quedaban vacíos y que así se convierten en una reserva.
Buffer 0, horarios redondos sin cálculos
Si entre un cliente y el siguiente no necesitas una pausa, pon el buffer a 0: el paso coincide con la duración. Con Primera visita de 60 minutos y Revisión de 30 minutos los horarios son siempre redondos, con las dos duraciones:
Primera visita: 09:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00
Revisión: 09:00-09:30 09:30-10:00 10:00-10:30 10:30-11:00 11:00-11:30 …
Con Primera visita de 60 minutos y Revisión de 45 minutos, en cambio, la primera visita sigue cayendo siempre a en punto, mientras que la revisión avanza de 45 en 45 minutos, en los cuartos de hora:
Primera visita: 09:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00
Revisión: 09:00-09:45 09:45-10:30 10:30-11:15 11:15-12:00 12:00-12:45
Es la configuración más sencilla de razonar: una hora, media hora o 45 minutos, citas una detrás de otra. Ten en cuenta que sin buffer no queda ningún margen entre una sesión y la siguiente.
La regla de oro con dos duraciones
Si quieres horarios siempre redondos con las dos duraciones, la suma de cada duración más el buffer tiene que dar 60, 45 o 30 minutos.
Ejemplo: primera visita 55 y revisión 25, con buffer 5.
Primera visita: 09:00-09:55 10:00-10:55 11:00-11:55 12:00-12:55
Revisión: 09:00-09:25 09:30-09:55 10:00-10:25 10:30-10:55 11:00-11:25 …
Ejemplo: primera visita 55 y revisión 40, con buffer 5.
Primera visita: 09:00-09:55 10:00-10:55 11:00-11:55 12:00-12:55
Revisión: 09:00-09:40 09:45-10:25 10:30-11:10 11:15-11:55 12:00-12:40
Con 55 y 40 y buffer 5, en cambio, las sumas dan 60 y 45: la primera visita cae a horas redondas, pero la revisión se desplaza de 45 en 45 minutos, como en los ejemplos de arriba. Funciona perfectamente, solo que sus horarios son menos cómodos de comunicar de viva voz.
Qué ve el cliente en WhatsApp¶
El cliente no elige de un menú. Si en su mensaje ya ha dicho qué necesita ("quería una primera visita el jueves"), el asistente no pregunta nada y pasa directamente a los horarios correctos para esa duración. Si no está claro, pregunta una sola vez qué tipo de cita necesita, enumerando las opciones con su duración y llamándolas por el nombre que has escrito tú. Si el cliente pide algo que no está en la lista, el asistente no dice que no: propone las opciones disponibles.
Cuando un cliente pide cambiar una cita, el asistente conserva la duración de la original y no vuelve a preguntar el tipo. El tipo elegido aparece también en el evento de tu calendario de Google y en el resumen diario por correo.
Días y horarios¶
Debajo, en el recuadro Días y horarios, hay una fila para cada día de la semana (Lunes…Domingo):
- El interruptor abre o cierra el día: Abierto o Cerrado. Si el día está cerrado no recibirás citas.
- Cuando está abierto, configuras la franja Horario con la hora de inicio y la de fin (p. ej. 09:00 - 18:00).
- Pausa para comer: un segundo interruptor, con sus horas de inicio y fin (p. ej. 13:00 - 14:00). En ese intervalo el asistente no propone citas.
Festivos y cierres puntuales
Esta pantalla configura los horarios de la semana tipo: no hay una gestión de los festivos ni de los cierres ocasionales. Para un puente, unas vacaciones o una tarde de cierre, bloquea el día o las horas en que no estás disponible directamente en tu calendario de Google creando un evento: el asistente lo lee y no propone esas horas.
Si cambias los horarios cuando ya tienes reservas¶
Los cambios valen para las citas futuras que los clientes pidan a partir de ese momento.
Las citas ya fijadas se quedan en tu calendario y no se mueven ni se cancelan: son compromisos adquiridos con personas reales, y ningún sistema debería deshacerlos por su cuenta.
Por eso, si restringes los horarios, puede ocurrir que te encuentres con alguna cita ya reservada fuera de la nueva franja. Son fáciles de localizar mirando el calendario de los días afectados, y hay que gestionarlas como gestionarías cualquier otro cambio de planes: contactando con la persona.
Guardar¶
Cuando hayas terminado, pulsa Guardar al final de la pantalla. Los cambios se aplican de inmediato.
Estas reglas son lo que permite al asistente proponer solo horarios realmente disponibles, sin solapamientos: el funcionamiento completo se describe en gestión de citas en WhatsApp.
El paso siguiente de la configuración es info y servicios, donde escribes qué puede decir el asistente a tus clientes.