Cómo poner la reserva de citas de Google Calendar en tu sitio web: guía paso a paso¶

Tienes una web, la gente entra, lee lo que haces y decide que eres el profesional que buscaba. Y entonces se detiene, porque para reservar tiene que llamarte. La mitad no llamará nunca.

La buena noticia es que Google Calendar ya incluye una herramienta para resolverlo, y no cuesta nada: la página de reservas, que puedes insertar directamente en tu sitio. El cliente elige la hora, confirma, y la cita llega sola a tu agenda.

En esta guía vemos cómo activarla de principio a fin, sin tocar código complicado, y sobre todo cómo configurarla para que se lleve bien con el asistente de WhatsApp de tu consulta, porque el riesgo número uno de tener dos canales de reserva es acabar con dos personas a la misma hora.

Reserva de citas con Google Calendar: qué necesitas antes de empezar¶

Pocas cosas, y todas sencillas:

Una cuenta de Google. Sirve la gratuita que usas para Gmail.
Un ordenador. La página de reservas solo se crea desde el navegador, no desde la app del móvil.
Poder modificar una página de tu web. Si la web te la gestiona otra persona, tendrás que enviarle una línea de código para que la pegue. Le bastan dos minutos.

Conviene ser claro con los límites desde el principio, para que no te lleves sorpresas a mitad de camino. Con una cuenta de Google gratuita puedes crear una sola página de reservas, es decir, un único tipo de cita. Para tener varias (primera visita, sesión de control, consulta online), para que los recordatorios salgan por correo electrónico o para cobrar la señal en el momento de la reserva con Stripe, necesitas un plan de pago de Google Workspace. Las diferencias están resumidas en la página oficial de Google sobre la programación de citas y en la ficha de soporte sobre las programaciones de citas.

Para la mayoría de profesionales que trabajan solos, la versión gratuita basta y sobra para empezar.

Cómo crear la página de reservas de Google Calendar en 7 pasos¶

Sigue estos pasos en orden. El procedimiento completo está documentado también en la guía oficial de Google sobre cómo crear una programación de citas.

Abre Google Calendar desde el ordenador. Entra en calendar.google.com e inicia sesión con tu cuenta.
Haz clic en "Crear", arriba a la izquierda, y elige "Programación de citas". Se abre un panel a la izquierda: desde ahí lo construyes todo.
Ponle un título. Es el nombre que verá el cliente en la página. Mejor "Primera visita" o "Sesión de fisioterapia" que "Cita".
Configura la duración de la cita. Elige la duración real de la prestación, no la ideal. Si una primera visita te lleva 60 minutos, escribe 60.
Configura la disponibilidad general. Indica los días y las franjas horarias en las que aceptas reservas. Puedes añadir dos franjas el mismo día, por ejemplo mañana y tarde, con la pausa de la comida en medio.
Configura el formulario de reserva. Es el paso más importante de todos, y volvemos a él en un momento. Por defecto Google pide nombre, apellidos y correo electrónico: tú tienes que añadir el número de teléfono.
Abre la configuración avanzada y ajusta tres cosas: el tiempo de margen entre una cita y la siguiente, el número máximo de reservas al día y la ventana de reserva, es decir, con cuánta antelación mínima puede reservar alguien. Poner una antelación mínima de al menos unas horas te evita la sorpresa de la cita que ha aparecido cuando ya estabas en la consulta.

Luego guarda. La página ya está online.

El campo que no hay que olvidar: el número de teléfono¶

En el formulario de reserva, haz clic en "Añadir un elemento" e inserta el campo Número de teléfono, marcando la casilla Obligatorio.

Como etiqueta, no escribas simplemente "Teléfono". Escribe algo que explique para qué sirve:

Número de WhatsApp en el que quieres recibir el recordatorio

No hace falta pedir un formato concreto: vale como lo escriba el cliente. Si recibes a menudo clientela extranjera, sí conviene añadir "con prefijo internacional", porque un número escrito sin prefijo se interpreta según el país de tu consulta.

Parece un detalle sin importancia. No lo es: es la diferencia entre un cliente que recibe el recordatorio en WhatsApp el día antes y otro que se olvida de la cita. El motivo lo vemos enseguida.

Una vez creada la página, hay que ponerla donde la gente la encuentre. Google te da el código listo: tú solo tienes que copiarlo y pegarlo. El procedimiento oficial está descrito en la guía de Google sobre cómo compartir e insertar la página de reservas.

En la cuadrícula del calendario, haz clic en el bloque de tu programación de citas.
Haz clic en Compartir.
Elige la pestaña Insertar en el sitio web.
Elige cómo debe aparecer:
Botón con ventana emergente: en la web aparece un botón ("Reservar una cita") y la página de reservas se abre encima, en una ventana. Puedes personalizar el texto y el color del botón.
Página de reservas integrada: el calendario aparece directamente dentro de la página, como si formara parte de ella.
Haz clic en Copiar código.
Pega el código en tu web, dentro de un bloque de tipo HTML o Código personalizado. En WordPress se llama "HTML personalizado"; en Wix y Squarespace, "Insertar código". Si lo pegas en un bloque de texto normal verás aparecer el código escrito en la página en lugar del calendario: es el error más común, y se resuelve cambiando el tipo de bloque.

¿Cuál de las dos elegir? Si tienes una página de "Contacto" o "Reservar", usa la página integrada: quien llega ahí ya ha decidido. Si en cambio quieres poner la invitación a reservar dentro de un artículo o en la página de servicios, usa el botón con ventana emergente: no corta la lectura.

Un consejo práctico: prueba el resultado desde el móvil antes de darlo por terminado. La mayoría de tus clientes reservará desde ahí.

Google Calendar y asistente de WhatsApp juntos: cuatro reglas para no coger dos citas a la misma hora¶

Aquí llegamos al punto que casi nadie explica. Si recibes reservas desde la web y tienes un asistente que reserva en WhatsApp, tienes dos canales escribiendo en la misma agenda. Funciona perfectamente, con una condición: que los dos miren el mismo calendario y lo lean igual.

Wably lee la disponibilidad real directamente de Google Calendar antes de proponer una hora, y la vuelve a comprobar en el instante en que escribe la cita. Eso significa que una hora ya ocupada por una reserva llegada desde la web nunca se le propondrá al cliente que escribe por WhatsApp. Y al contrario: la cita cogida en el chat ocupa el hueco y desaparece de la página de reservas de la web.

Para que este mecanismo funcione de verdad, cuatro reglas.

Regla 1: un solo calendario. Crea la programación de citas en tu calendario principal y conecta a Wably ese mismo calendario. No uses uno para la web y otro para la consulta. El control automático de conflictos en varios calendarios a la vez es una función de los planes de pago de Google Workspace, mientras que trabajar con un calendario único funciona en cualquier cuenta y no se rompe nunca. Cómo se conecta el calendario a Wably lo tienes en la documentación sobre la integración con Google Calendar.

Regla 2: los eventos deben aparecer como "Ocupado". Cuando bloquees tiempo en el calendario, para una reunión, para un curso, para una mañana de vacaciones, comprueba que la opción Disponibilidad del evento esté puesta en Ocupado y no en Libre. Los eventos marcados como "Libre" los ignoran todos los sistemas de reserva, incluido el de Google, y ese tiempo seguirá siendo reservable. Los eventos que duran todo el día, en cambio, bloquean siempre la jornada entera.

Regla 3: activa el control de los calendarios. En los ajustes de la programación de citas, verifica que esté activa la opción Consultar la disponibilidad en los calendarios. Es la que impide que la página ofrezca horas en las que ya estás ocupado. El funcionamiento está explicado en la guía de Google sobre el control de la disponibilidad.

Regla 4: alinea duraciones y pausas. Si en Wably una sesión dura 45 minutos con 15 minutos de pausa, pon los mismos valores en la programación de citas de Google. Si los dos canales usan rejillas distintas, te encuentras con huecos de diez minutos imposibles de rellenar. Las duraciones y las pausas de Wably se configuran en la página Horarios del panel.

Recordatorios de WhatsApp también para quien reserva desde la web¶

Este es el motivo por el que, unas líneas más arriba, insistía tanto en el formato del número de teléfono.

Wably sincroniza periódicamente tu agenda: cuando encuentra en el calendario una cita que no ha cogido él, la reconoce, registra al cliente y lo añade a tu agenda de contactos. Desde ese momento esa persona entra en el circuito normal, es decir, recibe el recordatorio automático por WhatsApp antes de la cita y, después de la visita, la petición de reseña.

El reconocimiento del cliente ocurre solo. El nombre y el correo se leen del invitado del evento, que es exactamente donde los escribe la página de reservas de Google. No tienes que adoptar ninguna convención, ninguna sigla en las notas, ninguna forma especial de escribir el título.

Lo que falta, y que tienes que pedir tú en el formulario, es el número de teléfono: sin él, la cita se queda en la agenda pero no hay un canal por el que mandar el recordatorio. El formato no es un problema, Wably reconoce el número esté escrito como esté: +34 612 345 678, 0034 612 345 678, 612 345 678, 612-34-56-78. Cuando el número llega sin prefijo internacional se completa según el país de tu consulta, así que verifica una sola vez que en el perfil del panel estén indicados el país y la zona horaria correctos.

Haz una reserva de prueba, una sola vez. Reserva desde tu página usando tu número y luego comprueba dos cosas: que la cita haya aparecido en la agenda y que tú aparezcas entre los contactos del panel. Si estás, la cadena funciona y no tendrás que volver a pensar en ello.

Vale la pena dedicar esos dos minutos: un recordatorio enviado el día antes es la forma más económica que existe de no perder un hueco, como contamos en el artículo sobre cuánto cuesta de verdad gestionar las citas a mano.

Web y WhatsApp: dos puertas de entrada, una sola agenda¶

Vale la pena entender qué hace cada uno de los dos canales, porque sirven a personas distintas.

La página de reservas de la web capta a quien ya ha decidido. Ha leído quién eres, sabe qué quiere, solo busca una hora. Para estas personas el formulario es perfecto: tres clics y han reservado, incluso a las once de la noche.

El asistente de WhatsApp capta a todos los demás, y son la mayoría. Los que antes de reservar quieren saber si tratas su problema, cuánto cuesta, si hay aparcamiento, si hace falta la prescripción, si puedes verlos el sábado. Un formulario de reserva no responde a esas preguntas: quien las tiene cierra la página y escribe a otra persona. Un asistente de IA que conversa sí responde, y en la misma conversación lleva a la persona hasta la reserva.

Y luego está toda la vida de la cita después de la reserva: el cambio de hora, la cancelación, el "¿puedo llegar media hora más tarde?". A la web esas peticiones no llegan nunca. Llegan por WhatsApp, y si no responde nadie se convierten en llamadas, o se convierten en ausencias.

Las dos cosas juntas cubren el recorrido completo, y la sincronización con Google Calendar mantiene todo alineado sin que tengas que controlar nada. Si también estás valorando los programas de gestión tradicionales, hemos comparado los dos enfoques en el artículo sobre software de gestión para la clínica o asistente de WhatsApp.

Cinco errores que evitar¶

Crear la programación de citas en un calendario secundario. Es la causa número uno de las reservas duplicadas. Usa el calendario principal, el que has conectado también al asistente.
Marcar los compromisos personales como "Libre". Ese tiempo sigue siendo reservable y te lo encuentras ocupado por un cliente.
No pedir el número de teléfono. Sin número no puedes mandar recordatorios, y sin recordatorios las ausencias se quedan donde están.
No configurar la antelación mínima de reserva. Sin ella, alguien puede reservar para dentro de veinte minutos.
Publicar sin probar desde el móvil. El recuadro integrado, en pantallas pequeñas, hay que comprobarlo siempre.

Preguntas frecuentes¶

¿La página de reservas de Google Calendar es gratuita? Sí. Con una cuenta de Google gratuita puedes crear una página de reservas para un tipo de cita e insertarla en la web sin coste. Las funciones adicionales, como varias páginas de reservas, los recordatorios por correo electrónico y los pagos anticipados, requieren un plan de pago de Google Workspace.

¿Hace falta saber programar para insertar el calendario en la web? No. Google genera el código por ti: solo tienes que copiarlo y pegarlo en un bloque de tipo HTML en la página de tu web. Si la web la gestiona otra persona, le bastan dos minutos.

¿Puedo usar Google Calendar para las reservas desde la web y Wably en WhatsApp al mismo tiempo? Sí, y es la configuración recomendada. Los dos trabajan sobre el mismo Google Calendar: Wably lee la disponibilidad real antes de proponer una hora, así que nunca propone un hueco ya reservado desde la web, y las citas cogidas en el chat desaparecen de la página de reservas.

¿Quien reserva desde la web recibe el recordatorio por WhatsApp? Sí, si en el evento del calendario está su número de teléfono. Wably lee el nombre y el correo del invitado del evento y reconoce el número en cualquier formato en el que se haya escrito, así que lo único que hay que hacer es marcar como obligatorio el campo del teléfono en el formulario de reserva.

¿Qué pasa si dos personas reservan la misma hora en el mismo momento? Cada hueco de la página de reservas se puede reservar una sola vez y desaparece en cuanto alguien lo ocupa. Por el lado de WhatsApp, Wably vuelve a comprobar la disponibilidad en el instante exacto en que escribe la cita, así que un hueco ocupado unos segundos antes no se confirma.

¿Puedo tener tipos de cita distintos, por ejemplo primera visita y control? Con la cuenta de Google gratuita puedes crear una sola página de reservas, así que un único tipo de cita. En WhatsApp, en cambio, el asistente reconoce por la conversación qué prestación se necesita y aplica la duración correcta sin que tengas que crear páginas distintas.

En resumen¶

Pon la página de reservas de Google Calendar en la web: es gratuita, se activa en un cuarto de hora y recupera las reservas de quien no te llamaría nunca. Y luego acuérdate de que la web es solo una de las dos puertas, y no es la que usa la mayoría de la gente.

Wably responde en la otra, la que tu cliente ya tiene abierta en el móvil, y escribe en la misma agenda. Pruébalo gratis 30 días y mira cuántas citas gestiona solo, o echa un vistazo a cómo funciona la sincronización con Google Calendar.