Calendly en tu sitio web: la guía sencilla para recibir reservas de citas¶

Calendly es la herramienta más conocida del mundo para que la gente reserve sin intercambios de mensajes. La pones en la web, el cliente elige la hora, la cita aparece en tu agenda. Ninguna llamada, ningún "ya le digo algo".

Funciona muy bien para lo que es: un formulario de reservas. En esta guía vemos cómo activarlo paso a paso, cómo insertarlo en la web aunque nunca hayas tocado una línea de código, y cómo hacerlo convivir con el asistente de WhatsApp de tu consulta sin arriesgarte a acabar con dos clientes a la misma hora.

Calendly en la web: qué necesitas y qué es gratis¶

Necesitas tres cosas:

• Una cuenta de Calendly. Registrarse es gratis.
• Tu Google Calendar, el que usas de verdad para trabajar.
• Poder modificar una página de tu sitio web, o alguien que lo haga por ti en dos minutos.

En el plan gratuito conviene saber qué esperar. Puedes tener activo un solo tipo de evento, o sea un solo tipo de cita, y conectar una cuenta de calendario. La página de reservas muestra la marca Calendly y no puedes personalizarla con tus colores ni tu logo. La posibilidad de insertar el formulario en tu web, en cambio, existe también en la versión gratuita, y para empezar es lo que más cuenta. Los detalles actualizados de los planes están en la página de precios de Calendly.

Cómo configurar Calendly para las citas de tu consulta en 6 pasos¶

1. Crea la cuenta en calendly.com y conecta tu cuenta de Google cuando te lo pida.
2. Abre tu tipo de evento y modifícalo. Ponle el nombre del servicio real, por ejemplo "Primera visita" o "Sesión de tratamiento". Es el título que verá el cliente.
3. Configura la duración con la real del servicio, no con la ideal.
4. Define la disponibilidad, es decir los días y las franjas horarias en las que aceptas reservas. Puedes poner dos franjas el mismo día, mañana y tarde, dejando fuera la pausa de la comida.
5. Añade las pausas entre una cita y la siguiente. En la sección de opciones avanzadas encuentras los buffers: esos diez o quince minutos que necesitas para ordenar y tomar notas. Su funcionamiento está explicado en la guía de Calendly sobre los buffers.
6. Configura la antelación mínima de reserva. Sin ella, alguien puede reservar para dentro de veinte minutos mientras tú ya estás con otro cliente.

El campo que no puedes olvidar: el número de teléfono¶

Por defecto Calendly solo pide nombre y correo. Para una consulta no basta.

En la sección del formulario de reserva (Invitee form) añade una pregunta, siguiendo la guía de Calendly sobre las preguntas para quien reserva. Puedes añadir hasta diez, pero de momento solo necesitas una.

Como texto de la pregunta escribe algo que explique para qué sirve:

Número de WhatsApp en el que quieres recibir el recordatorio

Marca Obligatoria y elige Número de teléfono como tipo de respuesta. No hace falta pedir un formato concreto: vale como lo escriba el cliente. Si recibes a menudo clientela extranjera, añade "con prefijo internacional", porque un número escrito sin prefijo se interpreta según el país de tu consulta.

En la misma pantalla conviene también desactivar la posibilidad de que el cliente añada otros invitados a la cita. En una consulta casi nunca hace falta, y con varias personas invitadas resulta más difícil entender en automático quién es el cliente de verdad cuando la cita llega a la agenda.

Un segundo campo que siempre vale la pena añadir: "¿Qué necesitas?", no obligatorio. Hace que llegues a la consulta sabiendo ya a quién tienes delante.

Cómo insertar Calendly en la web: las tres modalidades¶

Calendly genera el código por ti. El procedimiento completo está en la guía oficial sobre cómo añadir Calendly a tu web.

1. Ve a la página de tus eventos.
2. Haz clic en los tres puntos junto al evento y elige Añadir al sitio web.
3. Elige cómo quieres que aparezca:
4. Recuadro integrado (inline): el calendario aparece dentro de la página, como si formara parte de ella. Es la opción adecuada para una página "Reservar" o "Contacto".
5. Botón fijo (popup widget): un botón queda visible en una esquina de la pantalla mientras la persona navega, y abre la reserva cuando lo toca.
6. Enlace emergente (popup text): una palabra clicable dentro del texto abre la reserva. Estupenda dentro de los artículos, porque no interrumpe la lectura.
7. Haz clic en Copiar código.
8. Pega el código en tu web dentro de un bloque de tipo HTML o Código personalizado. En WordPress se llama "HTML personalizado", en Wix y Squarespace "Insertar código". Si lo pegas en un bloque de texto normal verás aparecer el código escrito en la página: es el error más común, y se resuelve cambiando el tipo de bloque. Las diferencias entre las modalidades están resumidas en la visión general de las opciones de inserción, y para quien use Google Sites hay una guía dedicada.

Comprueba siempre el resultado desde el móvil antes de darlo por terminado: el recuadro integrado, en pantallas pequeñas, hay que verificarlo.

Calendly y Google Calendar: la conexión de la que depende todo¶

Esta es la parte que decide si el sistema funciona o te crea problemas. Sigue la guía oficial sobre la conexión con Google Calendar y detente en dos ajustes en particular.

Calendarios que hay que comprobar para los conflictos. Aquí indicas qué calendarios debe leer Calendly para saber cuándo estás ocupado. Selecciona el calendario que usas de verdad para la consulta. Si no lo haces, Calendly ofrecerá horas en las que ya tienes a alguien delante.

Calendario donde añadir los eventos. Aquí indicas dónde escribe Calendly las citas reservadas. Tiene que ser exactamente el mismo calendario que has conectado a tu asistente de WhatsApp. No uno parecido, no uno dedicado a las reservas online: el mismo.

Vale la pena recordar que Calendly considera ocupado solo el tiempo marcado como tal: un evento marcado "Libre" en tu calendario no bloquea nada, como se explica en la guía sobre los ajustes ocupado y libre.

Una última cosa útil para quien trabaja presencialmente: Google tiende a añadir en automático un enlace de videollamada a cada evento. Si atiendes a los pacientes en la consulta, ese enlace no sirve y confunde. Se desactiva siguiendo las instrucciones de Google.

Calendly y asistente de WhatsApp juntos: tres reglas para no coger dos citas a la misma hora¶

Si recibes reservas de Calendly y tienes un asistente que reserva por WhatsApp, tienes dos sistemas que escriben en la misma agenda. Funciona estupendamente, con una condición: que ambos miren el mismo calendario.

Wably lee la disponibilidad directamente de Google Calendar antes de proponer una hora, y la vuelve a comprobar una segunda vez en el instante en que escribe la cita. Así que un hueco ya ocupado por una reserva llegada desde Calendly nunca se propone al cliente que escribe por WhatsApp. Y al revés, una cita cogida en el chat aparece en el calendario, Calendly la lee como tiempo ocupado y deja de ofrecerla.

Regla 1: un solo calendario para todo. El calendario que Calendly comprueba, aquel donde Calendly escribe, y el conectado a Wably tienen que coincidir. Cómo se conecta el calendario lo encuentras en la documentación sobre la integración con Google Calendar.

Regla 2: alinea duraciones y pausas. Si en Wably la sesión dura 45 minutos con 15 minutos de pausa, configura los mismos valores en el evento de Calendly. Si los dos canales usan rejillas distintas acabas con huecos de diez minutos imposibles de llenar. Las duraciones y las pausas de Wably se configuran en la página Horarios del panel.

Regla 3: mantén los compromisos personales en el calendario, marcados como ocupado. Vale para las vacaciones, los cursos, las reuniones. Si está marcado como "Libre", para ambos sistemas ese tiempo es reservable.

Recordatorios de WhatsApp también para quien reserva desde Calendly¶

Por eso insistía en el formato del número.

Wably sincroniza periódicamente tu agenda: cuando encuentra en el calendario una cita que no ha cogido él, la reconoce, registra al cliente y lo incorpora a tu agenda de contactos. A partir de ahí esa persona entra en el circuito normal, es decir recibe el recordatorio automático por WhatsApp antes de la cita y, después de la visita, la petición de reseña.

El reconocimiento del cliente ocurre solo. El nombre y el correo se leen del invitado del evento, y es exactamente ahí donde Calendly los escribe cuando crea la cita en tu Google Calendar. No tienes que adoptar ninguna convención ni ninguna forma particular de escribir el título del evento.

Lo que falta, y que tienes que pedir tú en el formulario, es el número de teléfono: sin él, la cita se queda en la agenda pero no hay un canal por el que mandar el recordatorio. El formato no es un problema, Wably reconoce el número esté escrito como esté: +34 612 345 678, 0034 612 345 678, 612 345 678, 612-34-56-78. Cuando llega sin prefijo internacional se completa según el país de tu consulta, así que verifica una sola vez que en el perfil del panel estén indicados el país y la zona horaria correctos.

Haz una reserva de prueba, una sola vez. Reserva desde tu Calendly usando tu número, y luego comprueba dos cosas: que la cita haya aparecido en la agenda y que tú aparezcas entre los contactos del panel. Si estás, la cadena funciona y ya no tendrás que volver a pensar en ello.

Es un recordatorio más en cada cita cogida desde la web, y es la forma más barata que existe de no perder un hueco. Sobre la cuenta real de las ausencias hemos escrito un artículo dedicado: cuánto cuesta gestionar las citas a mano.

Qué cubre Calendly y qué no cubre¶

Calendly hace una cosa y la hace bien: coge la cita a quien ya ha decidido. Ha leído quién eres, sabe qué quiere, solo busca una hora libre. Para esas personas el formulario es perfecto.

La cuestión es que esas personas son la minoría. Antes de reservar, la mayoría quiere saber si tratas su problema, cuánto cuesta, si hay aparcamiento, si hace falta el volante, si puedes verla un sábado. Quien tiene una duda y encuentra un formulario de reservas no reserva: cierra la página. Nunca te escribirá para decírtelo, y tú nunca sabrás que la has perdido.

Y luego está todo lo que ocurre después de la reserva. El cambio de hora, la anulación, el "¿puedo ir media hora más tarde?", el "¿me recuerdas la dirección?". Esas peticiones a Calendly no llegan: llegan por WhatsApp, y si no contesta nadie se convierten en llamadas que atiendes tú, o se convierten en ausencias.

Un asistente de IA que conversa por WhatsApp cubre exactamente esa parte: responde a las preguntas, propone las horas libres y confirma la reserva en la misma conversación, en el número que tu cliente ya tiene en la agenda. Si te interesa la comparación con los chatbots de botones y con los programas de gestión tradicionales, los hemos comparado en este artículo.

Las dos cosas juntas cubren el recorrido entero: Calendly en la web para quien ya ha decidido, WhatsApp para todos los demás, y una sola agenda debajo que lo mantiene todo alineado.

Cinco errores que evitar¶

1. Hacer que Calendly escriba en un calendario distinto al del asistente. Es la causa número uno de las reservas duplicadas.
2. No seleccionar los calendarios que hay que comprobar para los conflictos. Calendly ofrecerá horas en las que ya estás ocupado.
3. No pedir el número de teléfono. Sin número no hay recordatorio, y sin recordatorio las ausencias se quedan donde están.
4. Dejar el enlace de videollamada automático en citas que se hacen en la consulta.
5. Publicar sin probar desde el móvil. Es desde ahí desde donde reservará la mayoría de tus clientes.

Preguntas frecuentes¶

¿Calendly es gratuito? Sí, existe un plan gratuito. Permite tener activo un solo tipo de evento y conectar una cuenta de calendario, muestra la marca Calendly en la página de reservas y no permite personalizarla con tus colores. La posibilidad de insertar el formulario en la web está disponible también en la versión gratuita.

¿Hace falta saber programar para poner Calendly en la web? No. Calendly genera el código por ti: basta con copiarlo y pegarlo en un bloque de tipo HTML en la página de tu sitio. Si la web la gestiona otra persona, le bastan dos minutos.

¿Puedo usar Calendly en la web y Wably en WhatsApp al mismo tiempo? Sí, y es la configuración recomendada. Tienen que trabajar sobre el mismo Google Calendar: Wably lee la disponibilidad real antes de proponer una hora y nunca propone un hueco ya reservado desde Calendly, mientras que las citas cogidas en el chat las lee Calendly como tiempo ocupado.

¿Quien reserva desde Calendly recibe el recordatorio por WhatsApp? Sí, si en el evento del calendario está su número de teléfono. Wably lee el nombre y el correo del invitado del evento, que es donde Calendly los escribe, y reconoce el número en cualquier formato en que se haya introducido. Lo único que hay que hacer es marcar como obligatoria la pregunta del número de teléfono en el formulario de reserva.

¿Mejor Calendly o un asistente en WhatsApp? Sirven para momentos distintos. Calendly coge la cita a quien ya ha decidido y está navegando por la web. El asistente de WhatsApp responde a quien todavía tiene dudas sobre servicios, precios y horarios, y lo acompaña hasta la reserva. Usados juntos sobre el mismo calendario cubren los dos tipos de cliente.

¿Cómo evito que dos personas reserven la misma hora? Haciendo que Calendly y el asistente trabajen sobre el mismo calendario. Calendly no ofrece las horas ocupadas por eventos presentes en el calendario conectado, y Wably vuelve a comprobar la disponibilidad en el instante en que escribe la cita, así que un hueco ocupado pocos segundos antes no se confirma.

En resumen¶

Pon Calendly en la web: se activa en un cuarto de hora, es gratis para empezar y recupera las reservas de quien nunca te llamaría. Y luego acuérdate de que la web no es la puerta por la que entra la mayoría de la gente.

Wably responde en la otra, la que tu cliente ya tiene abierta en el móvil, y escribe en la misma agenda. Pruébalo gratis 30 días o mira cómo funciona la sincronización con Google Calendar.